Тема: «Регистрационные формы кадровых документов»

Тема 14. Регистрация и учет документов кадровой службы

Практическая работа

Тема: «Регистрационные формы кадровых документов»

Цель: Формирование умения формировать и заполнять регистрационные формы кадровой документации.

 

Задание 1: Ознакомьтесь с представленной ниже теоретической информацией.

 

Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения» (ГОСТ Р 51141-98). Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, его как бы еще не существует и учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочную работу по документам. В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения.

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает незначительное количество документов. Однако журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа. При журнальной системе невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале.

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Карточки подвижны, их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере.

Для регистрации кадровых документов необходимо использовать журнальную форму регистрации (даже в тех случаях, когда используются специальные программы). Только журнальная форма регистрации может выручить работодателя при возникновении трудового спора, когда бывает необходимо доказать, что приказ был создан именно в тот день, который указан в графе «Дата составления», а не задним числом. Страницы должны быть пронумерованы (любым способом кроме карандаша), прошиты и опечатаны. В графе «Дата составления» указывается дата подписания приказа.

Недопустимо использование одной регистрационной формы для всех кадровых документов и дальнейшего формирования этих документов в дело. Согласно п. 3.5. Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела. Этот порядок распространяется и на небольшие организации.

Приказы по личному составу имеют разные сроки хранения, поэтому должны иметь различные регистрационные индексы и формироваться в разные дела. Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распространение получила буквенно-цифровая индексация. Например: к порядковым номерам приказов о приеме, переводе, увольнении добавляется буква «к», для приказов о командировании – «км», о предоставлении отпусков - «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т.д.

Все организации должны вести обязательно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. № 69. В книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ведение регистрационных форм в кадровой работе определяется на усмотрение руководителя предприятия (кроме «Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», которая должна вестись обязательно). Если предприятие крупное, и кадровой службе приходится иметь дело с большим объемом бумаг и документов, то ведение регистрационных форм может существенно помочь в работе. Для этого существуют журналы или учетные книги.

Какие именно это будут журналы (учетные книги), зависит от особенностей предприятия и его потребностей. Если на предприятии не ведутся личные дела сотрудников, то незачем заводить журнал регистрации личных дел.

Сотрудник кадровой службы может самостоятельно определить наиболее удобное оформление регистрационной формы. Это может быть как вертикальное (книжное) расположение страниц, так и горизонтальное (альбомное). Например, в журнале учета больничных листов требуется отразить номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения, поэтому он может иметь вертикальное расположение. А журнал регистрации договоров удобнее оформить в альбомном формате, т. к. в нем на одной странице необходимо отразить большой объем информации, который может не поместиться на вертикально расположенной странице.

Обязательные реквизиты – название регистрационной формы, название предприятия, даты начала и окончания ведения формы, срок ее хранения. На лицевой или оборотной стороне обложки обязательна подпись лица, ответственного за ведение данного журнала (учетной книги). Это лицо назначается специальным приказом руководителя предприятия.

Все страницы журнала или учетной книги делятся на необходимые графы, нумеруются, регистрационная форма сшивается (прошнуровывается), заверяется подписью (начальника отдела кадров, заместителя руководителя предприятия по персоналу, руководителя предприятия) и скрепляется печатью. Книга учета движения трудовых книжек заверяется только подписью руководителя предприятия.

Регистрационные формы заполняются чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего (черного, фиолетового) цвета без подчисток и замазываний корректором, четким, понятным почерком. Случайно допущенные ошибки исправляются специально оговоренным способом. При наличии в журнале (учетной книге) графы «Примечания» неверная запись зачеркивается одной чертой, затем в той же графе заносится правильная запись. В графе «Примечания» указывается: «Исправлено в графе такой-то», ниже ставится подпись лица, ответственного за ведение регистрационной формы, расшифровка и дата. Если в регистрационной форме нет графы «Примечания», то неверная запись не зачеркивается, а в той же графе, где была допущена ошибка, ниже констатируется: «Запись за номером таким-то недействительна» и вносится правильная запись.

Журналы учета являются документами внутреннего пользования, они не передаются работникам иных (кроме отдела кадров) подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров (руководителя предприятия). Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Регистрационные формы периодически представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

После заполнения последней страницы регистрационной формы документ сдается в архив предприятия. Для основных журналов установлены следующие сроки хранения:

• журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников – 75 лет;

• журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров – 75 лет;

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 50 лет;

• журналы (книги) учета командировок и выдачи командировочных удостоверений – 5 лет;

• журналы (книги) учета отпусков – 3 года;

• журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы – 3 года.

Сколько времени хранить другие регистрационные формы, решает руководитель предприятия.

Кроме того, кадровая служба предприятия может использовать следующие регистрационные формы:

• журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

• журнал регистрации служебных заданий;

• журнал регистрации локальных нормативных актов;

• журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

• журнал выдачи справок по личному составу;

• журнал учета носителей коммерческой (государственной, служебной) тайны;

• журнал учета больничных листов;

• журнал регистрации увольнения с работы и др.

Задание 2: Разработайте форму следующих регистрационных форм:

- журнал приема, передвижения и увольнения персонала;

- журнал регистрации личных дел;

- журнал регистрации кадровых приказов.

 

Задание 3: Заполните по одному образцу в каждой учетной форме, используя разработанные вами ранее приказы по кадрам и сформированное личное дело.