Не забывайте о шести принципах эффективной презентации

Люди перегружены информацией еще до презентации.
У слушателей обычно короткая память.
Профессионально проводить презентацию - это не то же самое, что выступать публично.
Цель любой презентации - убедить.
Восприятие вашей презентации аудиторией более важно, чем ваше собственное ощущение.
Каждая презентация должна быть запоминающейся, привлекать внимание, призывать к действию, быть значимой. Как вы думаете, какими характеристиками должен обладать человек, чтобы провести презентацию на самом высоком уровне?

Вот только некоторые из них:

энтузиазм,
организованность,
настрой на аудиторию,
гибкость,
правильный язык телодвижений,
чувство юмора,
хороший словарный запас,
разнообразие тона голоса,
настрой на достижение цели.

Подумайте над другими.

Часто при подготовке презентации выступающие концентрируются на вопросе: «Что я буду говорить?»
Вместо этого нужно задать себе другой вопрос:
«Зачем я собираюсь проводить эту презентацию»?

Вся ваша презентация должна давать ответ именно на этот вопрос.

Как определить реальные цели вашей презентации?
Цели должны быть достижимыми и измеримыми, а результат, которого вы хотите достичь, реалистичным.
Попробуйте сформулировать ваши цели, начиная словами:

По окончании моей презентации слушатели будут _______.
Цель моей презентации - _______.
Я буду говорить о _______ для того чтобы _______.

Первым шагом в подготовке презентации является определение целей.
Цели, которые вы поставите, должны быть конкретными и реалистичными. Только в этом случае ваша презентация сможет выполнить свою задачу.
Кроме того, цели должны быть достижимыми. Тогда все, о чем вы будете говорить в своей презентации, будет понятно и вашим слушателям.

Этап изучения аудитории охватывает второй, третий и четвертый шаги планирования презентации.

Вот эти шаги:

заранее соберите информацию о вашей аудитории;
выделите основные идеи;

Очень важным шагом к успеху является знание вашей аудитории еще при подготовке презентации.
Заранее узнайте, кто будет вашим слушателем, и вы сможете настроиться на аудиторию и тем самым задать нужный лад.

Вы можете собрать необходимую информацию о ваших будущих слушателях, руководствуясь предлагаемым списком наиболее важных вопросов.

Сколько человек будет присутствовать?
Возрастная группа.
Каково их знание обсуждаемого предмета?
Причины присутствия на презентации.
Есть ли у них опасения, проблемы?
Каковы их ожидания?
Ценят ли они юмор?
Как хорошо они знают вас?

Третий шаг планирования - выделение основных идей презентации.

Выделив основные идеи, вы поможете слушателям легче следить за ходом вашей презентации.
Чтобы выделить основные идеи вашей презентации, подумайте, как бы вы ответили на следующие два вопроса:

какие идеи будут соответствовать целям моей презентации?
какие идеи мои слушатели должны запомнить лучше всего?

Основные идеи должны:

служить конкретным целям,
содержать умозаключения,
быть интересными,
и их не должно быть много (обычно не более четырех - пяти).

Существует много способов выделения основных идей презентации. Например, с помощью полного и точного ответа на вопросы:
Кто? Что? Где? Почему? Когда? Как?

Четвертым шагом планирования презентации является выбор дополнительной информации, которую вы будете использовать для поддержки основных идей.

После того как вы выделите основные идеи презентации, необходимо подобрать материал, сопровождающий эти идеи.
Такой дополнительной информацией могут быть:

примеры,
сравнения,
цитаты,
открытия,
статистика,
графики,
аудио и видео материалы,
экспертные оценки.

Работа над вступлением и переходами соответствует пятому и шестому шагам планирования презентации соответственно.
Слушатели формируют мнение о вас уже в первые несколько минут. После этого очень сложно изменить это мнение.
Сделайте все возможное, чтобы это мнение было позитивным.
У вас не будет второго шанса произвести первое впечатление!

Подумайте о том, что вам нужно сказать во вступлении.
Как минимум необходимо:

представиться;
сказать, сколько будет длиться ваша презентация;
договориться о том, когда можно задавать вопросы - во время презентации или после;
представить тему вашей презентации;
установить доверительные отношения со слушателями;
заставить аудиторию слушать вашу презентацию.

Для того чтобы достичь целей вступления, помните о четырех советах, весьма полезных при подготовке вступления вашей презентации

Привлеките внимание. Привлечь внимание во вступлении можно цитатой или интересными данными.
Укажите основные идеи. Перечень основных идей необходим для того, чтобы настроить слушателей на тему вашей презентации.
Укажите интересы аудитории. Для чего аудитория пришла вас слушать? Что полезного в вашей презентации для слушателей? Расскажите об этом, и вас будут слушать с еще большим вниманием.
Используйте уместные слова и жесты. Все время обращайте внимание на то, чтобы ваши жесты были уместными.

Вот несколько распространенных типов вступлений, которые вы можете использовать в своей презентации:

цитаты,
риторические вопросы,
декларативные заявления,
ситуации из жизни,
текущие события,
план действий,
истории из жизни замечательных людей.

Выбор в первую очередь зависит от вас, вашего материала и специфики аудитории.

Если вы не хотите настроить вашу аудиторию негативно (или даже обидеть) с самого начала, соблюдайте ряд правил.

Не начинайте вашу презентацию с шутки, избегайте замечаний.
Пять «смертных грехов» вступления включают:

извинения;
длинные и медленные предложения;
очевидные наблюдения;
банальные вопросы;
истории и анекдоты, не относящиеся к предмету выступления.

Разработка логики подачи материала является шестым шагом планирования вашей презентации.
Для того чтобы логика подачи материала не нарушалась, а слушателям было легко за ней следить, вам необходимо продумать переходы:

от вступления к основной части презентации,
от одной основной идеи к другой,
от одного слайда к другому.

Переход - это связь между окончанием одной важной идеи и началом другой.

С помощью переходов создается естественный ход презентации, что позволяет аудитории легко следить за вашим рассказом.
Для обозначения перехода можно:

использовать короткие фразы,
найти привлекающее внимание высказывание,
привести актуальную статистику,
использовать шутку или шокирующее заявление,
выдержать паузу,
изменить тон голоса.

Если ваша презентация следует за чьей-либо еще или вас представляет кто-нибудь из организаторов, постарайтесь встретиться с этим человеком накануне и выяснить, о чем он будет говорить.
Так вы сможете подготовить красивый переход от его речи к своему вступлению.

Седьмым шагом планирования презентации является создание структуры основной части.
Очень важно, чтобы за структурой презентации стояла логика подачи материала.
Только тогда можно говорить с уверенностью о том, что ваши идеи будут понятны слушателям.

Какие бывают типы логической последовательности?
Материал можно излагать:

в хронологическом порядке,
в порядке приоритета,
в территориальном порядке,
в тематической последовательности,
структурируя его по принципу «проблема-решение».

Какой бы метод вы ни выбрали, самое главное, чтобы он соотносился именно с вашим материалом. Подкрепляйте ваши идеи дополнительной информацией в виде примеров, цитат, статистики, историй, определений, сравнений и т.д.

Хронологический порядок - один из типов логической последовательности структуры вашей презентации:

сначала вы описываете события в прошлом;
затем рассказываете о ситуации в настоящем;
потом предполагаете, что произойдет в будущем.

Второй тип логической последовательности - это подача материала в порядке приоритета:

сначала вы фокусируете внимание аудитории на самых важных вещах;
затем переходите к менее значительным.

Вы начинаете презентацию с менее важных идей, затем переходите к более интересным, а заканчиваете самыми значительными.
Такой подход дает возможность вашим слушателям запомнить самую важную информацию, так как о ней вы будете говорить в конце презентации.

Вы можете также структурировать ваш материал по принципу «проблема - решение»:

сначала вы обращаете внимание аудитории на существующую проблему;
затем объясняете, почему эта проблема возникла;
только после этого предлагаете свои рекомендации или решение проблемы

Здесь же, если вы считаете уместным, можно дать аудитории подумать над своим собственным решением этой проблемы.

Подготовка яркого и запоминающегося заключения - последний, восьмой шаг планирования презентации.
Хорошее заключение очень важно для успеха всей презентации.

Еще раз выскажите основную мысль вашей презентации.
«Бросьте вызов» аудитории.
Призовите к действию или пригласите на следующую презентацию.

Ниже приведены ключевые составляющие заключения:

яркое высказывание - переход к заключению;
повторение основных идей презентации;
подведение итогов;
короткое и запоминающееся высказывание в конце.

Ваше заключение должно быть позитивным и уверенным.
Избегайте пяти «смертных грехов» заключения:

изменения стиля ведения презентации;
признания в том, что вы что-то забыли рассказать;
заключения без подведения итогов;
извинений;
бессвязной речи.

Так же как и для вступлений, существует несколько типов заключений:

возвращение к теме вступления;
призыв к действиям;
«вызов»;
рассказ о том, что последует за этой презентацией.

В вашей презентации должны присутствовать хорошие переходы между заголовками. Страничные переходы являются внешним признаком внутренней логики документа.
Здесь приведены часто используемые слова и выражения, при помощи которых можно наладить плавные и логичные переходы между страницами презентации.

Ниже приведен список пунктов, которые необходимо просмотреть при проверке горизонтальной логики в вашей презентации.

Четко ли сформулирована стратегия, на основе которой будет выстроена структура вашей презентации?
Определен ли смысловой контекст?
Какого рода информация заключена в заголовках? Служат ли они вводной частью текста страницы или содержат ключевые идеи или выводы?
Насколько удачны переходы между слайдами? Отражают ли эти переходы взаимосвязи между заголовками, такие, как логическое продолжение, контраст или заключение?

Являются ли заголовки вашей презентации логически и лингвистически упорядоченными?
Заканчивается ли ваша презентация общими выводами, рекомендациями или руководством к дальнейшим действиям?

Даже если вы будете придерживаться стандартов, отличающихся от тех, которые предлагаются в этом курсе, механизм разработки слайдов остается прежним.