Изложение текста документа

Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.

При изложении обязательных требований в тексте должны применять слова “должен”, “следует”, “необходимо”, “требуется, чтобы”, “разрешается только”, “не допускается”, “запрещается”, “не следует”. При изложении других положений следует применять слова – “могут быть”, “как правило”, при необходимости”, “может быть, “в случае” и т.д.

При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например: “применяют”, ”указывают” и т.п.

В документах должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии - общепринятые в научно-технической литературе.

Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316. Если в документе принята специфическая терминология, то перед введением должен быть «Перечень сокращений, условных обозначений, символов, единиц и терминов» (заголовок этой рубрики без номера печатается с прописной буквы) с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание документа. Если сокращения повторяются менее трех раз, то отдельный список не составляют, а расшифровку дают непосредственно в тексте при первом упоминании.

В тексте документа не допускается:

- применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;

- применять произвольные словообразования;

- применять сокращения слов, противоречащим правилам русской орфографии и соответствующим государственным стандартам;

- сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках, в боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

Дробные числа необходимо приводить в виде десятичных дробей, за исключением размеров в дюймах, которые следует записывать 1/4¢¢; 1/2¢¢. При возможности выразить числовое значение в виде десятичной дроби, допускается записывать в виде простой дроби в одну строчку через косую черту, например: 5/32; (50А‑4c)/(40D+20).