Запрос «Все сотрудники»

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 16

ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПРОСОВ ДЛЯ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ КАТАЛОГАМИ БИБЛИОТЕК, МУЗЕЕВ, КНИГОИЗДАНИЯ, СМИ В РАМКАХ УЧЕБНЫХ ЗАДАНИЙ ИЗ РАЗЛИЧНЫХ ПРЕДМЕТНЫХ ОБЛАСТЕЙ.

Цель работы:

ü приобрести практические умения и навыки при создании запросов в программе Access; научить правильно создавать условия отбора для конструирования запроса в БД;

ü научить пользоваться режимом «Конструктор запросов» и создавать как простые так и сложные запросы;

ü научиться создавать однотабличные запросы при помощи конструктора;

ü научиться создавать запросы по выбору, с параметром и другие.

Обеспечение работы:

ü ПК с установленными необходимыми программами для работы (MS Access);

ü методические указания к выполнению работы (электронный вариант).

Порядок выполнения работы:

1. Ознакомиться с теоретическим материалом данных методических указаний;

2. Выполнить задание, приведенное в разделе II. Порядок выполнения работы;

3. Ответить на контрольные вопросы, сделать выводы.

4. Оформить отчет.

Содержание отчета:

ü тема, цель и порядок выполнения работы;

ü привести выполненные задания (скриншоты);

ü ответы на контрольные вопросы;

ü выводы.

Теоретические положения

I. ХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ В БАЗЕ ДАННЫХ

Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных.

База данных – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.

Базы данных играют особую роль в современном мире. Все с чем мы ежедневно сталкиваемся в жизни, скорее всего, зарегистрировано в той или иной базе. Умение работать с базами данных сегодня является одним из важнейших навыков в работе с компьютером, а специалисты в этой области никогда не окажутся безработными.

Структура базы данных. Большинство баз данных имеют табличную структуру, состоящую из многих связанных таблиц. Такие базы данных называются реляционными. Как вы знаете, в таблице адрес данных определяется пересечением строе и столбцов. В базе данных столбцы называются полями, а строки - записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Поля - это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Объекты Access:

Таблицы - основные объекты базы данных. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных полей.

Запросы - это специальные структуры, предназначенные для обработки данных. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.

Формы - это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Отчеты - это формы "наоборот". С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.

Модули - это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic.

II. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА В РЕЖИМЕ МАСТЕРА

Одним из основных назначений баз данных является быстрое получение ответа на вопрос, который интересует. Для решения таких задач в Access разработан режим запросов. Из различных видов запросов простейшие, но к тому же, используемые чаще всего - это запросы на выбор.

Создание запросов.

Запрос – это объект построения временных таблиц с отобранной информацией. Запросы используются для отбора отдельных полей одной или нескольких связанных таблиц, а также для сортировки и выбора записей по некоторым логическим условиям. Запросы представляются как временно создаваемые таблицы и поэтому могут служить источником данных для форм и отчетов. Запросы используются для создания структуры новой таблицы, исключения повторяющихся данных, создания перекрестных таблиц. Запросы также позволяют сгруппировать, обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить вычисления итоговых или новых полей.

Создание запросов возможно в режиме конструктора и мастера запросов. Создадим запрос, который содержит информацию обо всех сотрудниках (фамилии и имена), их отделах, должностях и надбавках. Мастер запросов можно вызвать с помощью копки «Мастер запросов» на вкладке «Создание». В появившемся окне «Новый запрос» выберем «Простой запрос».