2020-05-25
67
Составим перечень документов согласно ФЗ № 439-ФЗ от 16.12.2019:
-приказ о назначении ответственного лица за ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде
-уведомление работнику о праве выбора в каком виде вести трудовую книжку в электронном виде или продолжать вести на бумажном носителе
-заявление от работника о том, в каком виде вести его трудовую деятельность
-в случае выбора ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде на основании письменного заявления работника – выдать трудовую книжку оригинал с соответствующей записью и отметкой в Книге учета движения трудовых книжек
Если работник не предоставит никакую информацию в каком виде вести его трудовую деятельность до 31 декабря 2020 и после 31 декабря 2020 г., работодатель продолжает вести трудовую книжку на бумажном носителе.
-сдача отчетности СЗВ-ТД в сроки, установленные действующим законодательством РФ
-выдача документа СТД-Р, если работник выбирает вести трудовую деятельность в электронном варианте.
Учет и хранение трудовых книжек на бумажном носителе. Учет и хранение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Трудовые книжки работников на бумажном носителе содержат персональные данные о работнике и о его трудовой деятельности. Следовательно, работодатель обязан создать условия хранения трудовых книжек таким образом, чтобы посторонние лица, равно как и иные работники не имели свободного доступа к трудовым книжкам работников. В идеале трудовые книжки желательно хранить в сейфе, который закрывается на ключ.
При вручении уведомления о праве выбора в каком виде вести трудовую деятельность, но при этом работник не дает никаких ответов или выбирает ведение трудовых книжек на бумажном носителе, значит, ответственное лицо за работу с трудовыми книжками хранит трудовые книжки на бумажном носителе также в сейфе и уведомление, которое должно быть выдано по 30 июня 2020 г., либо в день приема на работу нового работника после 30 июня 2020 г.
Что касается хранения документов работников в связи с переходным периодом на ведение сведений о трудовых книжках в электронном виде (речь идет об уведомлении, заявлении о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде) хранить в личном деле (при его наличии); создать отдельную папку для хранения данных видов документов. Работодатель самостоятельно решает в каком виде осуществлять хранение заявлений и уведомлений.
Действия работника отдела кадров в отношении трудовых книжек при приеме на работу нового сотрудника. Ситуации, которые встречаются при наличии или при отсутствии трудовых книжек.
При приеме трудовой книжки необходимо:
1.Обратите на наличие печати на титульном листе трудовой книжки, в том числе, вкладыш в нее.
Ситуация.
Работник предоставил трудовую книжку без печати на титульном листке при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работник предоставил больничный лист, оформленный в соответствии с действующим законодательством РФ. Работник отдела кадров по незнанию или еще какой-либо причине посчитал страховой стаж работнику по данной трудовой книжки. работодатель оплатил больничный лист. Дальше работодатель подает больничный лист в Фонд социальной защиты для возмещения. Фонд социального страхования запрашивает копию трудовой книжки данного сотрудника для проверки правильно ли посчитан страховой стаж и соответственно оплачен больничный лист. Последствия для работодателя. Фонд социального страхования не возмещает работодателю деньги по оплаченному больничному листку. Причина – трудовая книжка не имеет юридической силы ввиду отсутствия печати на титульном листке.
2.Сравните написание ФИО и даты рождения с ФИО и датой рождения в документе, удостоверяющих личность.
3.Сравните информацию на титульном листе трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку с документами об образовании
4.Обратите внимание, если в трудовую книжку вшит вкладыш в трудовую книжку, обратите внимание на то, чтобы была отметка о наличии вкладыше на титульном листе трудовой книжки.
Вывод.
1.Работодатель назначает ответственное лицо за:
ü организацию и ведение работы по учету трудовых работников
ü организацию и ведение учета чистых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
ü за ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
2.Каждый работодатель обязан иметь в наличии чистые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, приобретая их в организациях, которые заключили договор с Гознаком РФ.
3.Правильно ведет как сами трудовые книжки, так и соответствующие Книги.
4.Вкладыши в трудовые книжки вшиваются, а не скрепляются степлером.
5.Работник, ответственный за работу самих трудовых книжек должен строго соблюдать действующее законодательство РФ по заполнению трудовых книжек.
6.Документы, связанные с переходом на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Новая обязанность работодателя в переходный период – сдача отчета СЗВ-ТД: сроки, порядок, ошибки, которые возникают при сдаче отчетности.
Постановление Правительства РФ от 8 апреля 2020 г. № 460 "Об утверждении Временных правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных, а также осуществления социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными» установило новую обязанность работодателя об этом говорится в пункте 6: «Работодатель по форме, утвержденной Пенсионным фондом Российской Федерации, представляет в Пенсионный фонд Российской Федерации информацию в случаях приема на работу и увольнения гражданина не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), а также иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений» об этом же говорит и в постановлении Правительства РФ от 26.04.2020 г. № 590.
Порядок сдачи отчета и какая информация должна быть подана говорится в постановлении Правления Пенсионного фонда № 730 п от 2019 года.
Во избежание конфликтных ситуаций между работниками отдела кадров и бухгалтерии рекомендуется издать приказ о разграничений зоны ответственности, например, работник отдела кадров отвечает за своевременную выгрузку отчета, проверяет его, а работник бухгалтерии (у кого есть доступ к отправке отчетов) отправляет отчет в Пенсионный фонд, если сдается отчет в электронном виде. Если отчет сдается на бумажном носителе, то работник отдела кадров должен проконтролировать отправку отчета на бумажном носителе с описью вложения и заказным письмом с отправкой.
Ответственность работодателя за организацию работы с трудовыми книжками.
Приведем перечень статей, по которым работодатель и/или должностное лицо может быть привлечено к ответственности за нарушение законодательства о трудовых книжках:
пункт 1 статьи 5.27 Кодекс об административных правонарушениях в РФ (КоАП РФ).
статья 234 ТК РФ – Обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться
Ст. 13.20 КоАП РФ - нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов
ст. 325 Уголовного кодекса РФ (УК РФ) - Похищение или повреждение документов, штампов, печатей либо похищение акцизных марок, специальных марок или знаков соответствия
Ст. 293 УК РФ - халатность
Решения судов:
-Решение Октябрьского районного суда г. Владимира от 26.04.2017 № 12-176/2017
-Решение Кировского районного суда г. Ростова-на-Дону от 11.10.2018 г. № 12-596/2018
