Типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

(Извлечения)

(в ред. Решения Росархива от 27.10.2003)

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Распорядительная деятельность

… 5

Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования <1>, доверенности и др.) к ним:

<1> До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения - ЭПК

г) совещаний у руководителя организации

Пост. <2>

д) собраний трудовых коллективов организации

Пост. <2>

е) собраний структурных подразделений организации

5 л. ЭПК

ж) общих собраний акционеров, пайщиков

Пост.

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:

<1> Присланные для сведения - до минования надобности

<2> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л.

а) по основной деятельности

Пост. <1>

б) по личному составу

75 л. <2> ЭПК

в) по административно - хозяйственным вопросам

5 л.

Проекты приказов, распоряжений

1 г.

1.2. Организационные основы управления

… 13

Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные):

<1> После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г. <1>

… 15

Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств

Пост.

Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах

Пост.

… 23

Договоры о правах и обязанностях:

<1> После истечения срока действия договора

а) с руководителем организации

Пост.

б) с членами коллегиальных исполнительных и др. органов организации в) с другой организацией

5 л. <1> ЭПК

Продолжение прил. 1

Реестры акционеров

Пост.

Реестры владельцев ценных бумаг

Пост.

Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды

Пост.

…

Штатные расписания организации, изменения к ним:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г.

…

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции):

а) типовые (примерные)

- по месту разработки и утверждения

Постоянно

- в прочих организациях

3 г. <1>

<1> После замены новыми.

в) индивидуальные (персональные)

75 л. ЭПК <1>

<1> В составе личных дел.

…

Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

…

Книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля:

<1> Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно - справочного аппарата

а) распорядительных и нормативных документов организации

Пост. <1>

б) поступающих и отправляемых документов

3 г.

в) обращений граждан

5 л.

г) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры

3 г.

2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1. Прогнозирование

…

Бизнес - планы; документы (технико - экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и др.) к ним

Пост.

…

Годовые планы организации:

<1> В других организациях - до минования надобности

а) по основным для данной организации видам деятельности

Пост. <1>

б) по вспомогательным для данной организации видам деятельности

5 л.

… 100

Справки, расчеты по прогнозированию цен

Пост.

101

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы) о разработке, применении цен и их корректировке:

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

До пересмотра цен

Продолжение прил. 1

102	Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально - технических ресурсов	5 л. <1> ЭПК	<1> После истечения срока действия соглашения
103	Переписка по вопросам ценообразования	5 л. ЭПК
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
... 134	Альбомы унифицированных типовых форм первичной учетной документации:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
135	Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:		<1> При отсутствии годовых - пост. <2> При отсутствии годовых, квартальных - пост.
	а) сводные годовые	Пост.
	б) годовые	Пост.
	в) квартальные	5 л. <1>
	г) месячные	1 г. <2>
… 141	Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета	5 л.
142	План счетов бухгалтерского учета	5 л.
143	Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)	Пост.
… 145	Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово - хозяйственной деятельности, контрольно - ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.	5 л. <1>	<1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
… 152	Переписка о финансово - хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)	5 л.
153	Лицевые счета работников	75 л. ЭПК
154	Положения о премировании работников	5 л. <1> ЭПК	<1> После замены новыми
155	Документы (сводные расчетные (расчетно - платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат <1>; доверенности на получение денежных сумм и товарно - материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат	5 л <2>.	<1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л. <2> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

Продолжение прил. 1

… 189

Договоры о материальной ответственности

5 л. <1>

<1> После увольнения материально ответственного лица

… 192

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно - материальных ценностей

5 л. <1>

<1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

7.1. Трудоустройство

… 281

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

1 г.

… 292

Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

… 336

Записки, заменяющие приказы по личному составу

75 л. <1> ЭПК

<1> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л.

337

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания

Пост.

б) работников

75 л. ЭПК

… 339

Личные карточки работников (в том числе временных работников)

75 л. ЭПК

… 349

Список (штатно - списочный состав) работников

Пост.

… 351

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

3 г.