Нормативно-правовая база организации современного документационного обеспечения управления

Нормативно методическое регулирование делопроизводства позволяет грамотно организовать всю систему делопроизводства вцелом. Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно методической базы, с помощью которой возможно правильно создать и оформить документ, придав ему юридическую силу, организовать документооборот, и обеспечить хранение и использование документов текущей деятельности.

Основу правовой базы ДОУ составляют федеральные законы:

1). Конституция РФ от 12 декабря 1993г. Часть 4 статья 29.

2). Налоговый кодекс РФ. Часть 1 от 31 июля 1998г #146фз

3). Налоговый кодекс РФ. Часть 2, от 5 августа 2000 #147фз (редакция от 30.07.10)

в 1) и 2) Содержатся нормы и положения касающиеся налоговой сферы деятельности и работы с налоговыми документами

4). Гражданский кодекс РФ от 30.11.94г. #52фз (в новой редакции от 27.07.2006 #138фз содержит нормы и правила по документам в сферы гражданских правоотношений)

5). Трудовой кодекс РФ от 31.12.2001г. #197фз - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений.

6). Уголовный кодекс РФ от 13 июня 1996г, #63фз - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

7). Кодекс РФ об административных правонарушений от 30 декабря 2001г #195фз - устанавливает административную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

8). Закон РФ от 25.10.91г #1807-1 о языках народов РФ и до полнящий его федеральный закон РФ о государственном языке РФ от 1 июня 2005г #53

Эти законы определяют, что официальное делопроизводство на территории РФ ведется на государственном языке (т.е на русском). Тексты документов, бланков, печатей и штампов с наименованием

государственных органов организаций и предприятий также оформляются на русском языке.

В республиках официальное делопроизводство ведется как на русском так и на государственных языках республик.

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями и предприятиями в РФ, ведутся на государственном языке РФ.

9). Создание гербовых бланков и гербовых печатей ведется в соответствии с федеральным конституционным законом о государственном гербе РФ от 30 июНя 2003 #1, а их изготовление на основании постановления правительства РФ от 27 декабря 1995г #1268 с изменениями от 14 декабря 2006 "Об упорядочивании изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба РФ"

Ряд законодательных правовых Актов посвящен охране документов, содержащих государственную и коммерческую тайну:

 

 

1. Федеральный закон о коммерческой тайне. В нем приведен перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, а также даются определения конфиденциальной информации и порядок работы с ней.

2. Федеральный закон о государственной тайне. Определяет полномочия государственных органов и должностных лиц о защите государственной тайны, и работе с документами содержащими ее.

3. Федеральный закон о персональных данных, регулируют отношения связанные с обработкой персональных данных. Цель этого закона: защита прав и свобод человека при обработке его персональных данных, в том числе защита прав на неприкосновенностт частной жизни.

4. Федеральный закон о государственной гражданской службе РФ. Устанавливает правовые, организационные и финансово-экономические основы государственной гражданской службы РФ. Предусмотрены правила оформления документов с помощью которых оформляЕТся поступление на службу, ее прохождение и прекращение, а также определен порядок проведения аттестации государственных служащих.

5. Федеральный закон о порядке рассмотрения обращений граждан РФ. Он регулирует обращение граждан РФ в государственные органы и органы местного самоуправления. А также вводит требования по составлению данных документов.

6. Федеральный закон о почтовой связи. В нем установлены требования к документам пересылаемым с помощью различных средств связи, таких как почта, факсемильные и электронные сообщения.

7. Федеральный закон о правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных. В нем определены требования к защите информации и основы регулирования процессов информатизации.

8. Федеральный закон об электронной подписи. Обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи на документах и признания ее равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

9. Федеральный закон об информации, информационных технологиях и о защите информации. Определяет правовой режим документирование информации, право собственности на отдельные документы, категории информации по уровню доступа к ней и устанавливает ответственность за правонарушения при работе с документированной информацией.

10. Законодательный акт об участии в международном информационном обмене. Определенны условия вхождения России в мировое информационное пространство, а также объекты и субъекты международного информационного обмена.

11. Федеральный закон об архивном деле в РФ. РЕгулирует организацию хранения, комплектования, учета и использование архивных документов, независимо от форм их собственности.

Федеральный закон о техническом регулировании от 2002г определил состав национальной системе стандартизации. В нее входит:

1. Национальные стандарты

2. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

3. Стандарты организации

В регулировании делопроизводства важная роль принадлежит также и подзаконным нормативным актам, которые развивают и конкретизируют соответствующие законы. К ним относятся:

1. Указы президента РФ

2. Постановления правительства РФ

3. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти

Документы:

1. Указ президента РФ от 2007 года о признании утратившими силу некоторых актов президента РФ по вопросам архивного дела.

2. Указ президента РФ от 1997 года об утверждении перечня сведений конфиденциального характера

3. Постановление правительства РФ от 2009 года об утверждении положения в системе межведомственного электронного документооборота.

Нормативные акты федеральных органов исполнительной власти:

1). Приказ МинФин РФ от 2003 года о формах бухгалтерской отчетности организаций

2). Приказ Министерства Культуры РФ от 2009 года о внесении изменений в правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и организациях российской академии наук.

3). Постановление Министерства Труда РФ от 2002 года об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

4). Письмо ЦБ РФ от 2006 года о соблюдении требований к оформлению документов, представленных в Федеральную налоговую службу РФ.

Кроме законодательно- и нормативно-правовых актов работа с документами базируется на целом ряде нормативно-методических документах:

1. ГСДОУ - отращена общая технология делопроизводства.

Состоит из двух частей:

а). Общие требования к документам и службам документального обеспечения.

б). Альбом с образцами основных форм документов.

Одна из целей создания этой системы состоит в сокращении количества и повышения качества документов. В основной части представляет:

- порядок подготовки и оформления документов

- все этапы работы с документами, т.е доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения и информационно-справочных работа

- оперативное хранение информации, а также поиск документов и информации

- порядок проведения экспертизы ценности документов

- подготовка документов для сдачи в архив

Единственным в РФ межотраслевым нормативом является ГСДОУ.

2. 15 июня 2009 года было принято постановлением Правительства РФ, в котором были утверждены "Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти".

Эти правила включают основные термины делопроизводства, определяющие общий порядок создания и оформления документов, определяющие организацию документооборота, а также особенности работы с электронными документами, порядок их исполнения, удостоверения, хранения.

3. 23 декабря 2009 года Российский архив утвердил "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти", которые включают все вопросы организации делопроизводства от получения документа до передачи его в архив.

4. Также к нормативным документам относится и "Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ)." Эти классификаторы входят в национальную систему стандартизации. Они обязательны для применения в государственных

информационных системах и при межведомственном обмене информации.

В классификаторе содержится систематический свод наименований и кодов объектов классификаций.

Коды используются при обмене информацией между автоматизированными системами и при электронном оформлении документов.

5. Для организации делопроизводства большое значение имеет общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Он служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах.

6. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО). Содержит наименования и коды всех предприятий и организаций, обладающих правами и обязанностями юридического лица, которые указываются на формах документов.

7. Государственные стандарты (ГОСТы). В них содержатся правила составления, оформления и работы с документами.

ГОСТы:

1). ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Он устанавливает состав реквизитов, требования к их оформлению, требования к бланкам, образцы расположения реквизитов на угловых и продольных бланках, а также образцы наиболее употребительных бланков.

2). ГОСТ 17914-72 "Обложка для длительного хранения. Типы, разделы, технические требования". Описываются обложки дел, которые сдают в архив и реквизиты. Материал, формат.

3). ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения."

4). ГОСТ Р 51511-2001 (в редакции от 2002г) "Печати с воспроизведением государственного герба РФ. Формы, размеры, технические требования."

5). ГОСТ ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования." Имеет международное значение!

6). ГОСТ Главным нормативным документом, закрепляющим систему хранения документов в делопроизводстве и архиве, являются основные правила работы архивов и организаций, утвержденные Росархивом в 2002г.

Эти правила состоят из двух частей:

1ая часть:

- требования к номенклатурам дел; их виды, порядок составления, оформления и удостоверения номенклатуры;

- правила оформления дел при оперативном хранении документов

- правила организации и методика проведения экспертизы ценности документов

- порядок подготовки дел к передачи их в архив, который включает оформление самих дел, а также составление и оформление описей

- порядок выделения документов с истекшими сроками хранения, к уничтожению и оформлению уничтожения

- порядок передачи дел из структурных подразделений в архивные организации

2ая часть:

Описывает организацию хранения документов и порядок определения сроков из хранения.

2. Требования к оформлению распоряжений, указаний, решений, постановлений.

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида доку­мента, предназначенного для документирования распорядитель­ной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначалию или коллегиально).

Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции.

Органы представительной и исполнительной власти субъек­тов Федерации, а также органы представительной и исполни­тельной власти городов и районов — постановления, решения, распоряжения.

Администрация учреждений, организаций и предприятий — приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Прави­тельства, вышестоящих органов власти и управления. Кроме того, распорядительные акты издаются по инициативе руко­водителей в пределах их полномочий и компетенции для осу­ществления исполнительной и распорядительной деятельно­сти в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение).

Подготовка распорядительных документов может быть по­ручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки слож­ных и ответственных распорядительных документов практику­ется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широ­кого круга специалистов из числа практиков и ученых. Ос­новное требование к исполнителям — компетентность, высо­кий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

• изучение управленческого вопроса;

• подготовка проекта распорядительного документа;

• согласование документа;

• подписание документа.

Изучение управленческого вопроса начинается с обеспече­ния правовой основы подготавливаемого документа — с изуче­ния действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходи­мые документальные материалы. В это время определяется не­обходимость отмены ранее действующих распорядительных до­кументов или их отдельных пунктов.

Подготовка проекта распорядительного документа начинается с определения цели его издания, которая излагается во вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распоряди­тельных действий, которые должны быть конкретны, не допус­кать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает воз­можные сроки исполнения и контролирующие инстанции (долж­ностные лица). Заканчивается подготовка проекта распоряди­тельного документа его перепечаткой и оформлением, соответст­вующим действующим правилам.

Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по дело­производству) обычно закреплена процедура согласования — по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (струк­турное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные за­мечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постанов­ления и решения проходят согласование на заседании колле­гиального органа. В ходе заседания в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и допол­нения. Если проект требует серьезной доработки, он выно­сится на утверждение на следующем заседании.

Перед передачей на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен — особое внимание обращает­ся на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, на­звания структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допустимо*.

* Кузнецова Т.В Делопроизводство (Документационное обеспечение управления), — с. 114-117.

Приказ

Приказ — наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действую­щим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Прика­зы издаются и по административным вопросам, требующим пра­вового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по лич­ному составу. Последние используются для документиро­вания приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух час­тей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут изда­ваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управле­ния. В инициативных приказах в констатирующей части излагают­ся цели и задачи предписываемых приказом управленческих дей­ствий, дается объяснение необходимости издания приказа. В при­казах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит на­звание вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого до­кумента. Если предписываемое действие не нуждается в разъясне­нии, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, струк­турное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В от­дельном пункте приказа называются лица, на которых возло­жен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указы­вается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяют­ся соответствующие пункты.

Пример оформления приказа см. на с. 90.

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регист­рации, которая проводится отдельно от других документов. Ре­гистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Указание

Указание — правовой акт, издаваемый органом государствен­ного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с ор­ганизацией исполнения приказов, инструкций и других актов дан­ного или вышестоящего органа управления. Право издания указа­ний принадлежит также руководителям организаций, учрежде­ний и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению рек­визитов. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

 

Указание как вид документа введено в действие с 1970-х го­дов вместо применявшихся с той же целью служебных записок, служебных писем, служебных распоряжений.

Пример оформления указания см. на с. 91.

Распоряжение

Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый ру­ководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Распоряжения издают также заместители первого руково­дителя, главные специалисты, руководители структурных под­разделений по оперативным вопросам хозяйственной, произ­водственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распро­страняется на узкий круг исполнителей (структурных подраз­делений).

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит конста­тирующей части. В таком случае текст распоряжения начина­ется непосредственно с пунктов, формулирующих распоряди­тельные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядитель­ной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯ­ЗЫВАЮ».

Пример оформления распоряжения см. на с. 92.

Решение

Решение — распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (му­ниципальные органы управления, ученые и методические сове­ты, советы директоров, правления кооперативов, общие собра­ния акционеров и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, вклю­чающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, ин­декса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

 

 

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе дан­ного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распоря­дительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пи­шется прописными буквами. Распорядительная часть, как пра­вило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается кон­троль за исполнением.

1. Юридическую силу решение обретает после его подписа­ния председателем и секретарем коллегиального органа, при­своения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно бы Оформить приказ за подписью ректора №75 от 23.12.2019 Российского Государственного Гуманитарного Университета об обеспечении студентов учебной литературой на основании приказа министра от 18.12.2019 №214 «Об обеспечении студентов учебной литературой». В приказе обязать заведующую библиотекой Суткову И.И. организовать проверку библиотечных фондов к 28.12.2019, преподавателям предоставить списки необходимой учебной литературы с указанием количества экземпляров к 28.12.2019, главному бухгалтеру Павловой А.Р. выделить средства, необходимые для закупки учебной литературы. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника учебного отдела Горюшкина И.О. было принято.