2020-05-21
3283
Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируются в учетных документах архива.
Архивный шифр — обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации.
Архивный шифр состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения, номера единицы учета.
Характеристики архивного шифра:
1.Является цифровым учётным обозначением, наносится в левом нижнем углу единиц хранения на бумажных носителях в целях идентификации
2.Состоит из: номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения
3.Архивный шифр документов на электронных носителях указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр является обязательным элементом описания контейнера электронного документа
Архив организации вправе самостоятельно разрабатывать формы учетных документов для учета использования архивных документов организации.
Для того чтобы осуществлять их учет, каждой единице хранения в составе архивного фонда присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра (п. 3.4. и приложение № 28 Правил). Пример архивного шифра: Ф. 53. Оп. 3. Д. 148,
где «Ф. 53» - номер архивного фонда (присваивается государственным (муниципальным) архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение или проставляется по листу фонда); «Оп. 3» - номер описи дел; «Д. 148» - учетный номер единицы хранения (соответствует номеру в первой графе (№ п/п) описи дел организации (приложения № 23, 24 Правил).
Архивные шифры присваиваются единицам хранения после утверждения (согласования) годовых разделов описей дел ЭПК архивного учреждения и утверждения их руководителем организации, после чего наносятся чернилами в левом нижнем углу каждой единицы хранения (до этого архивный шифр проставляется карандашом - п. 4.27., Правил, раздел 3.2. Методических рекомендаций).
Понятие контейнера электронного документа.
