Требования к сохранности электронных документов

При хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях каждый носитель должен иметь негерметичный индивидуальный футляр, при этом должно быть исключено свободное перемещение носителя внутри футляра.

Футляры с физически обособленными материальными носителями размещаются в боксах в специализированных шкафах, на полках стеллажей, шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы носители можно было свободно помещать и доставать из бокса.

При размещении футляров с физически обособленными материальными носителями в боксах необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны архивные шифры единиц хранения.

Сохранность электронных документов в архиве организации обеспечивается:

– созданием нормативных (оптимальных) условий хранения носителей электронных документов;

– размещением электронных документов на серверах архива и/или в

архивохранилище, если электронные документы передаются на хранение и хранятся на физически обособленных материальных носителях;

– соблюдением нормативных режимов хранения электронных документов;

- проверкой на наличие вредоносных компьютерных программ («вирусов»);

- проверкой наличия и состояния электронных документов;

– контролем физического и технического состояния носителей и электронных документов;

– копированием электронных документов в целях создания рабочих экземпляров;

– конвертированием электронных документов в новые форматы и миграцией на новые (в технологическом отношении) электронные носители.

Для обеспечения сохранности электронных документов в архиве организации необходимо выполнять мероприятия по информационной безопасности:

– защиту электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ («вирусов» и др.);

– защиту электронных документов от несанкционированного доступа к ним.

Оптимальные условия хранения электронных документов в архиве организации обеспечиваются:

– оборудованием помещений и хранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;

– применением технических средств для создания оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов в помещениях и хранилищах архива;

- применением программных средств для обеспечения информационной безопасности;

– применением специальных средств хранения и перемещения документов (серверы, стеллажи, шкафы, боксы, футляры);

– наличием в архиве двух или более идентичных экземпляров единиц хранения электронных документов и их раздельным хранением;

– наличием технических и программных средств, предназначенных для резервного копирования, конвертирования и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния.

– защитой информации от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств;

– доступом к информации установленных категорий пользователей;

– режимами хранения электронных документов, исключающими утрату, уничтожение или искажение информации.

Должна проводиться проверка наличия и состояния документа при сдаче в архив, раз в три года и при перемещении архива в другое место, при смене руководителя архива, при переносе документов на другие носители и перед передачей документов в государственный архив. В документе описаны правила и цели проведения проверки.

Выдача документов

Для выдачи электронного документа из архива документ копируется, а его достоверность должна подтверждаться отсоединенной ЭП. Факт выдачи фиксируется в журнале.

Архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

Прикладное ПО – описание программ для отображения форматов, вывода текста на экран или его трансформации (сжатия). Оборудование – описание компьютерного оборудования. Объем памяти – описание объема памяти для открытия, сохранения и работы с файлом. Размер файла. Имя файла. Тип файла. Название приложения, в котором был создан файл. Кодировка, в которой был создан файл.

Основная кодировка символов. Основной язык документа. Справочные ссылки на первоисточники. Запрос на квитанцию. При передаче файла, запрашивается подтверждение о принятии файла. Ответ на запрос на квитанцию – при получении файла, передается подтверждение о получении файла. Ключевые слова. Описание. Формат даты и времени. Шаблон документа – ссылка на бланк документа. Отслеживание изменений – фиксирует факт редактирования документа.

Ссылки на сопроводительные документы – добавляются по мере прохождения документом жизненного цикла. Предмет – элемент, описывающий предмет документа. Версия документа – текущая исполняемая версия документа. Количество циклов – количество циклов, пройденных документов для получения какого-либо результата. Продолжительность редактирования – определяет период времени редактирования документа. Наименование/Номер вышестоящей организации.

Тип вышестоящей организации. Адрес вышестоящей организации. Почтовый адрес. Адрес э-почты. Веб-сайт (№ электронного паспорта ФГИС). Персона (ФИО). Наименование структурного подразделения организации. Индекс структурного подразделения организации. Наименование фонда. Номер фонда. Тип архива. Адрес архива. Тип персоны. Должность/Звание, Ученая степень. Тип документа. Вид документа. Регистрационный номер. Тип регистрационного номера.

Заголовок документа. Дата подписания документа. Место подписания документа. Гриф ограничения в доступе. Номер экземпляра документа. Индекс дела. Номера листа документа. Номер дела – номер дела по описи и номер дела по годовому разделу описи. Типовой перечень документов. Номер описи. Архивохранилище номер.