В структурные подразделения выдаются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе

Лекция

Тема: Систематизация документов. Разработка номенклатуры дел. Формирование дел.

Организация документов в делопроизводстве в администрации предусматривает совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, составление номенклатуры, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также соответствующими нормативно – методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Систематизация документов – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих задач и функций. Систематизация документов, проводится в целях сокращения количества применяемых документов, снижения трудоемкости их обработки, более эффективного использования вычислительной техники.

Систематизация документов проводится по следующим направлениям:

1) Применение табеля и альбома форм документов. Табель документов – это перечень форм документов Министерства необходимых и достаточных для реализации его функций и задач, содержащий характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и порядка прохождения. В табель включаются как письменные документы, так и документы, изготавливаемые с помощью вычислительной техники. Разработка и заполнение осуществляются в два этапа: сначала изучение нормативно-правовых документов, регламентирующих вопросы документирования, затем анализ технологии и прохождения установленного комплекса документации. Табель документов подписывается начальником секретариата и руководителем подразделения министерства. Ведение табеля и внесение в него изменений осуществляется секретариатом по согласованию с руководителем. При необходимости может создаваться альбом форм документов.

2) Составление номенклатуры дел, формирование и оформление.

Номенклатура дел составляется в целях правильного формирования дел, систематизированного хранения особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных документов и оперативного их поиска.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях министерства с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В соответствии с Правилами работы архивов выделяют типовую, примерную и индивидуальную номенклатуру дел.

Типовая является нормативным документом, составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, и их единую индексацию.

Примерная носит рекомендательный характер и на устанавливает примерный перечень дел организаций, на которые она составляется.

Индивидуальная номенклатура дел это систематизированный перечень заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году.

В небольших организациях составляется одна номенклатура дел, в крупных – на основе номенклатур структурных подразделений утверждается сводная.

Назначение номенклатуры дел:

1. Используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры дел переносятся на обложки дел.

2. Предварительно определяет сроки хранения документов.

3. Используется при построении информационно-поисковой системы органа внутренних дел. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.

4. Номенклатура дел служит учетным документом при сдаче в архив дел.

5. Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры органа внутренних дел.

Составление и оформление номенклатуры дел – это одна из функций подразделения делопроизводства и режима.

Основой формирования документального фонда является номенклатура особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, которая используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основным регистрационным документом дел текущего года и основанием их регистрации после окончания ведения в журнале учета законченных производством дел. Порядковые номера дел по номенклатуре дел являются номерами дел текущего года.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации, ее структурного подразделения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением или уставом организации, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

Составляется сводная номенклатура дел. В структурных подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документооборота и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в IV квартале текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с руководителями (начальниками) других структурных подразделений, подписывается руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима, согласовывается

Подразделением спецфондов, после чего утверждается руководителем (начальником) органа внутренних дел и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел регистрируется и хранится в течение года у руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима или у лица, ответственного за ее ведение. Заверенная копия утвержденной номенклатуры дел передается в подразделение спецфондов для контроля за полнотой сдачи дел на хранение.

В структурные подразделения выдаются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

Номенклатура дел подразделяется на разделы, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) подразделения органа внутренних дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования его структурных подразделений или направления деятельности. В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по степени важности, срокам хранения и степени секретности документов.