Характеристика форм и видов экономической отчетности организации

Бухгалтерская отчетность – это единая система данных о финансовом положении организации, финансовых результатах её деятельности и изменениях её финансового положения. Она составляется на основании данных бухгалтерского учета. Бухгалтерская отчетность составляется на основании всех видов текущего учета: бухгалтерского, статистического и оперативного и поэтому обеспечивает возможность всестороннего отражения хозяйственной деятельности организации. Она является завершающим этапом учетной работы.

Данные отчетности используются внешними пользователями для оценки эффективности работы организации, а также для проведения экономического анализа в самой организации.

Кроме того, отчетность необходима для руководства хозяйственной деятельности и служит исходной базой для дальнейшего планирования.

На базе отчетности:

1. Оцениваются риски предпринимательской деятельности, начисляются налоги и рассчитываются дивиденды.

2. Принимаются решения о целесообразности и условиях ведения дел с тем или иным партнером.

3. Проверяется возможность выдачи кредитов и займов.

4. Оценивается финансовое положение потенциальных клиентов, поставщиков, конкурентов или партнеров.

Нормативное регулирование правил подготовки бухгалтерской отчетности реализуется на 4 уровнях:

1. Федеральный Закон от 21 ноября 1996 г. № 129 ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Министерства Финансов РФ от 29 июля 1998г. № 34 Н.

2. Положение по БУ «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утвержденное приказом Министерства Финансов РФ от 6 июня 99г. № 43 Н и другие положения по БУ,

3. Приказом Министерства Финансов РФ от 22 июля 2003г. № 67 Н «О формах бухгалтерской отчетности организации», а также другие методические указания и методические рекомендации Министерства Финансов РФ.

4. Реализация в рамках учетной политики организации. Например, о внешней и внутренней сегментарной отчетности или о налоговых расчетах и т.д.

Виды отчетности организации.

Представляемая организациями отчетность классифицируется по следующим признакам:

I. По видам:

1) Бухгалтерская отчетность содержит сведения об имуществе, обязательствах и финансовых результатах деятельности организации. Она составляется на основании данных синтетического и аналитического учета, подвергается первичной документации. Для составления отчетности используются также данные оперативной и статистической отчетности. Бухгалтерской отчетности присуща более высокая степень достоверности, т.к. её данные подтверждаются материалами инвентаризации, и, как правило, аудиторским заключением.

2) Финансовая отчетность представляет собой свод взаимосвязанных показателей, выраженных в денежных единицах, которые характеризуют финансовое состояние и финансовые результаты деятельности организации за отчетный период, а также текстовые пояснения этих показателей. Она представляет собой способ обобщения системных данных бухгалтерского учета, которая позволяет представить полезную информацию финансового характера основным группам заинтересованных лиц.

3) Управленческая отчетность представляет собой комплекс показателей, выраженных в денежных и натуральных единицах, а также аналитических материалов, которые характеризуют результаты, альтернативы и планы финансово-хозяйственной деятельности организации для целей контроля и управления организацией на любой момент времени.

4) Налоговая отчетность представляет собой развернутый расчет налоговой базы на отчетную дату в соответствии с нормативными актами, регулирующими налоговые платежи организации.

5) Статистическая отчетность – это комплекс показателей в денежном и натуральном выражении, предоставленных организациями по установленным Госкомстатом России формам, в целях формирования сводной, официальной, статистической информации о социально-экономическом и демографическом положении страны. Статистическая отчетность служит для отражения отдельных сторон деятельности организации и их статистического изменения. Она составляется на основе данных бухгалтерского, статистического и оперативного учета и бухгалтерской отчетности по единичной методике, установленной Госкомстатом РФ и Минфином РФ.

6) Оперативная отчетность предназначена для текущего контроля и управления внутри организации в момент совершения хозяйственных операций или сразу же после их завершения. В ней содержатся сведения о выполнении планов поставок продукции, соблюдении договоров о финансовом положении организации.

II. По объему сведений, включаемых в отчеты:

1) Частная отчетность включает информацию о работе организации на одном участке её деятельности.

2) Общая отчетность характеризует хозяйственную деятельность организации в целом.

III. По назначению:

1) Внешняя отчетность служит средством информирования внешних пользователей, т.е. заинтересованных юридических и физических Лий о характере деятельности, о доходности и имущественном положении организации. В соответствии с международной практикой она обязательно подлежит опубликованию, поэтому её называют публичной.

2) Внутренняя отчетность формируется для целей оперативного и общего управления организацией.

IV. По целям, для которых составляются отчеты:

1) Текущая – составляется на внутригодовую дату, она называется промежуточной. К ней относятся месячная и квартальная отчетность. Текущие отчеты составляются регулярно, через определенные промежутки времени. Подразделяется на: ежедневную, месячную, квартальную, полугодовую, за 9 месяцев. Анализ текущей отчетности служит целям оперативного управления деятельностью организации.

2) Годовая отчетность составляется по окончании года и характеризует все стороны хозяйственной деятельности организации за финансовый год.

V. По периодам, охватываемым отчетностью:

1) Первичная отчетность составляется по данным текущего учета организации.

2) Сводная отчетность составляется вышестоящими организациями Госкомстатом по территориальному принципу и отраслям народного хозяйства, путем обработки первичной отчетности организаций.

3) Консолидированная – представляет собой объединенную отчетность двух и более юридически самостоятельных организаций, находящихся в определенных юридических и финансово-хозяйственных взаимоотношениях.

VI. По степени обобщения данных.

Эффективная работа финансового блока образовательного учреждения - это четко работающая система планирования и бюджетирования, своевременное проведение платежей, получение запланированных доходов. Однако универсальной структуры финансовой службы не существует - слишком отличаются учреждения образования и по масштабам деятельности, и по источникам финансирования. Тем не менее есть общие черты и закономерности, поскольку задачи, которые решают разные финансовые службы, во многом схожи. В основные задачи финансовой службы входит:

• управление активами, проведение платежей и сбор средств;

• финансовое прогнозирование и бюджетирование, контроль над исполнением финансовых планов;

• ведение всех видов учета;

• формирование внутренней (управленческой) отчетности;

• подготовка внешней (бухгалтерской, налоговой) отчетности.

То есть под контролем финансовой службы находится оплата счетов, выплата зарплат и стипендий. Ее сотрудники занимаются подготовкой отчетов об исполнении смет доходов и расходов, разработкой финансовых планов, анализируют планы инвестиций, проводят работу по привлечению негосударственных источников финансирования и грантов. Кроме того, специалисты службы должны отслеживать, соответствуют ли финансовые операции и внешняя отчетность нормам действующего законодательства.

Деятельность финансовой службы образовательного учреждения имеет свою специфику. Во-первых, поступления из внебюджетных источников финансирования очень неравномерны, что требует повышенного внимания при организации бюджетирования. Во-вторых, из-за наличия нескольких центров прибыли (факультетов) и многочисленных центров затрат (кафедр и подразделений НИЧ) необходим высокий уровень управленческого учета. А ведь при этом обязательно еще вести раздельный учет расходов, финансируемых за счет бюджетов различных уровней, и расходов от ведения платной образовательной деятельности. Часто в учебном заведении суммы, поступившие на оплату обучения, делятся на централизованные внебюджетные средства и внебюджетные средства образовательных подразделений. В этом случае нужно вести бухгалтерский и управленческий учет, принимая во внимание такое разделение. Финансовая служба должна на регулярной основе, а также по отдельным запросам предоставлять руководителям подразделений их «бюджетную позицию» - справку о фактическом выполнении доходных частей бюджета и смет расходов в разрезе бюджетных и внебюджетных источников финансирования.

Очень важна работа по сбору платы за обучение. Обычно она поступает два раза в год, до начала семестра. Финансовая служба совместно с учебно-методическим управлением разрабатывает положение о платных образовательных услугах, в котором детально прописывает процедуру сбора платы, рассматривает предельные сроки задолженности, возможности получения скидок и отсрочек.

Другой важный участок организации управленческого учета - обеспечение руководства необходимой информацией, в том числе различными прогнозами. Для этого необходимо располагать данными по структуре себестоимости доходной части бюджета.

Действующие нормативные документы по организации бухгалтерского учета направлены на подотчетность главного бухгалтера непосредственно первому лицу учреждения. В то же время неподконтрольность главного бухгалтера финансовому директору может привести к созданию в отделе двух "центров власти" с соответствующим снижением управляемости. Возможно два варианта действий. Первый - передать проректору по экономике право второй подписи на финансовых документах с сохранением в штатном расписании руководителя бухгалтерского отдела, ответственного за подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности. При этом проректор по экономике несет полную административную и уголовную ответственность за подготовку внешней отчетности и за сохранность денежных средств. А ответственность руководителя бухгалтерского отдела, не имеющего права первой подписи, реализуется лишь в рамках трудового контракта.

Второй вариант - подчинить главного бухгалтера ректору в вопросах налоговой и бухгалтерской отчетности, а проректору по экономике - во всем, что касается подготовки и представления внутренней отчетности. На наш взгляд, такой вариант предпочтительнее.

Все остальные отделы финансовой службы должны быть подчинены непосредственно проректору по экономике.

Проректор по экономике подчиняется непосредственно ректору. Проректор определяет финансовую стратегию образовательного учреждения, информирует руководителей подразделений об их "бюджетной позиции", контролирует выполнение бюджетов доходов и смет расходов. В его обязанности входит утверждение финансовых процедур, координация бюджетных процессов и управленческий учет.

Кроме того, проректор разрабатывает и представляет на утверждение ректора и ученого совета должностные оклады профессорско-преподавательского состава и обслуживающего персонала.Главный бухгалтер определяет учетную политику. Он руководит составлением налоговой и бухгалтерской отчетности, подчиняясь в этом ректору, а проректору по экономике - в вопросах подготовки и представления внутренней отчетности.

Кратко остановимся на некоторых подразделениях финансовой службы.В рамках структуры финансового отдела рекомендуется использовать ряд подразделений, редко применяющихся в отечественной практике.

В первую очередь, это служба внутреннего аудита и финансового контроля. Служба внутреннего аудита контролирует ведение учета хозяйственных операций, инвентаризации активов и пассивов, подготовку отчетности, а также занимается аудитом подразделений. Служба финансового контроля анализирует полноту выполнения бюджетов, целевое использование выделенных средств и предоставляет соответствующие рекомендации. Обе службы подчиняются проректору по экономике.

Выделенный в отдельное подразделение отдел закупок обеспечивает

максимальную эффективность потраченных университетом средств. Здесь разрабатывают все внутренние процедуры, касающиеся закупок - начиная от форм заявок на приобретение и заканчивая правильным отражением в учете оприходования товаров, материалов и услуг. Представители отдела также контролируют отражение в учете списания активов.

Отдел оплат обеспечивает своевременность и аккуратность проведения запланированных и утвержденных выплат на основании заявок, оформленных отделом закупок. Ведет учет всех банковских операций, проверяет исполнение бюджета денежных средств (CashFlow).

Отдел работы со студентами отвечает за своевременность и полноту поступления средств за платные образовательные услуги и за начисление студентам стипендий. Руководит созданной при образовательном учреждении кассой взаимопомощи студентам (КВС). При необходимости помогает учащимся получить кредиты и займы на оплату образования. А также ведает распределением гуманитарной помощи и отражает в системе учета денежные поступления от студентов.

Работники отдела внебюджетных разработок контролируют поступление, расход и отражение в учете средств от заказчиков, спонсоров за научные исследования и разработки, которые ведутся всеми подразделениями. И следят за финансированием контрактных работ.

Бюджетный отдел занимается подготовкой бюджетов и прогнозов. Сотрудники собирают и обрабатывают информацию о выполнении бюджетов доходов и смет расходов по всем подразделениям.