Представление данных в электронных таблицах

Учебно – методическая карта

занятия № 8/23

Курс: 2 Семестр:3

Предмет: «Информатика»

Продолжительность занятия: 2 часа

Тема занятия: Общие сведения об электронных таблицах

Цель занятия:

1. Осмысление и усвоение нового материала. Познакомить студентов с общими сведениями об электронных таблицах
2. Развитие профессионального теоретического и практического мышления;
3. Формирование культуры учебного и интеллектуального труда.

Вид занятия: комбинированное

Материально - техническое обеспечение рабочего места студента:

1. ПК

2. Редактор электронных таблиц Microsoft Excel

3. Правила по ТБ при работе с ПК (инструкция)

Ход занятия:

I.   Организационный момент

Проверка наличия студентов.

II. Актуализация ранее приобретенных опорных знаний

· Какие функции выполняют электронные таблицы?

· В каких областях деятельности применяются электронные таблицы?

· Какие редакторы электронных таблиц вы знаете?

III. Организация усвоения материала

План:

Тема: Общие сведения об электронных таблицах Microsoft Excel

    План:

1. Электронные таблицы, их функции и назначение.

2. Среда табличного процессора и основные его элементы

3. Выделение элементов таблицы

4. Представление данных в электронных таблицах.

5. Форматирование ячеек.

IV.     Подведение итогов занятий

· Какое назначение имеют элементы окна?

· Какие типы данных может содержать ячейка?

· Перечислите способы выделения ячеек.

· Какие параметры включает понятие формата?

· Каким образом можно осуществить выравнивание в ячейках?

· Каким образом можно осуществить обрамление ячеек?

 

 

V. Домашнее задание:

Практическая часть

 

Конспект лекции «Общие сведения об электронных таблицах»

Электронные таблицы, их функции и назначение.

Электронная таблица (ЭТ) — это прикладная программа для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников — всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации.

Важно, что ЭТ позволяет хранить в табличной форме не только большое количество исходных данных, результатов расчетов, но и связи (математические соотношения) между ними, значения которых автома­тически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях.

Основные сферы применения электронных таблиц:

• Расчет использования денежных средств в финансовых операциях

• Статистическая обработка данных

• Инженерные расчеты

• Математическое моделирование процессов

Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки инфор­мации, представленной в табличной форме. Электронные таблицы — это дву­мерные массивы (которые обычно называют рабочими листами), состоящие из столбцов и строк. Программные средства для работы с электронными таблицами называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

— создание и редактирование электронных таблиц;

— оформление и печать электронных таблиц;

— создание многотабличных документов, объединенных формулами;

— построение диаграмм, их модификация и решение задач графическими методами;

—       работа с электронными таблицами как с базами данных (сортировка таблиц, выборка данных по запросам);

—       создание итоговых и сводных таблиц;

—       использование при построении таблиц информации из внешних баз данных и др.

Среди наиболее распространенных ЭТ можно назвать следующие: SuperCalc, Quattro Pro, Lotus 1-2-3, Excel для Windows из интегрирован­ного пакета Microsoft Office.

Среда табличного процессора и основные его элементы

После запуска программы Excel на экране появляется окно, состоящее из стандартных элементов: строки заголовка, строки меню, панелей инст­рументов (Стандартная и Форматирование), строки формул (используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах), рабочего листа (окна документа), полос прокрутки, строки состояния.

Рабочая книга — основной документ Excel. Рабочая книга состоит из отдельных рабочих листов.

Рабочий лист — место для хранения и обработки данных. Иногда рабочий лист называют электронной таблицей.

Ячейка ЭТ — основной элемент ЭТ. Каждая ячейка имеет собственное имя (адрес), которое образуется из названий столбцов и номеров строк, на пересечении которых находится ячейка.

Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделенным на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены бук­вами, строки — цифрами. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и их комбинациями от АА, АВ и т.д. до IV. На пересече­нии столбца и строки размещается ячейка. Адрес ячейки состоит из указа­ния столбца и строки. Выделен­ный диапазон имеет адрес E5:G10 (он включает адреса левого верхнего и правого нижнего углов диапазона ячеек, разделенные двоеточием).

Для ввода или редактирования данных в какой-нибудь ячейке таблицы необходимо сделать эту ячейку активной. Ячейка может быть пустой или содержать одно из следующих данных: число, включая дату и время; текст; формулу.

Выделение элементов таблицы

Одна из ячеек таблицы всегда является активной. Активная ячейка выделяется рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, необходимо клавишами управления курсором подвести рамку к этой ячейке или щелкнуть в ней мышью.

Для выделения нескольких смежных ячеек необходимо установить указатель мыши в одну из ячеек, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на всю область. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки.

Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью на его имени. Для выделения нескольких столбцов или строк следует щелкнуть на имени первого столбца или строки и растянуть выделение на всю область.

Для выделения нескольких листов необходимо нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать на ярлыках листов.

Представление данных в электронных таблицах.

Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводится в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках с помощью команды Формат\Ячейки, при выполнении которой появится диалоговое окно Формат ячеек. Числа в Excel отображаются в таких категориях форматов, как Числовой, Экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Про­центный и Пробный.

В левой части окна диалога Формат ячеек в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в Excel форматов, а в правой его части выводится подробное описание выбранного формата. Возможны такие основные формы представления числа: целое, действи­тельное, с экспонентой, дробное. Для целого числа допустимо использова­ние знаков + и - (например, 125; -324). Действительное число дополни­тельно включает запятую, которая разделяет целую и дробную части (например, 365,98). Число с экспонентом состоит из мантиссы и порядка, разделенных буквой Е (например, 3.5Е4). Мантисса — целое или действи­тельное число, порядок — целое. Число с экспонентой трактуется как ман­тисса, умноженная на 10 в степени, равной порядку. Для ввода дробного числа необходимо ввести целую часть числа, затем пробел, затем числи­тель, символ / и знаменатель (например, 3/4). Если целая часть отсутству­ет, необходимо поставить на ее место 0.

Формат Финансовый применяется для интерпретации денеж­ных сумм. Например, чтобы число 123456,789 представить в фи­нансовом формате, на вкладке Число в окне диалога Формат яче­ек следует выбрать строку Финансовый. В правой части окна диалога нужно установить число десятичных знаков равным 4 и обозначение денежной единицы-грн. (обозначение денежной единицы соответствует текущим установкам среды Windows). После нажатия кнопки ОК на экране отобразится число в сле­дующем виде: 123 456,7890 грн.

Дата вводится в формате ДД/ММ/ГПТ (21/01/2000), а время — в фор­мате ЧЧ-ММ-СС (12-55-21). При индикации чисел в поле ячейки форма их представления зависит от ширины столбца. В стандартном формате в клет­ке размещается 8 символов. Если представление числа содержит более 8 символов, то оно округляется.

Текст представляет собой последовательность букв или соче­тание букв и цифр. Любая последовательность введенных в ячей­ку символов, которая не может быть интерпретирована приложе­нием Excel как число, формула, дата, время дня, логическое зна­чение или значение ошибки, интерпретируется как текст. После этого введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Чтобы ввести текст, нужно выделить ячейку, после чего набрать текст с помощью клавиатуры. В ячейку может быть введено до 255 символов. Можно форматировать как отдельные символы, так и фрагменты текста в ячейке.

В некоторых случаях требуется ввести некоторые числа как текст. Допустим, необходимо ввести список телефонов. Для этого нужно выделить ячейки, а затем выбрать команду Фор­мат | Ячейки. Затем следует открыть вкладку Число и в появив­шемся списке форматов выбрать пункт Текстовый.

Если данные вводятся не в фор­мате чисел, то Excel воспринимает их как текст. Если введенный в ячей­ку текст длиннее, чем ширина ячей­ки, то он распределится на сосед­ние ячейки, если они пустые. Если соседние справа ячейки не пустые, то текст на экране урезается, одна­ко, в памяти компьютера этот текст сохраняется полностью при уста­новлении флажка Переносить по словам вкладыша Выравнивание окна диалога Формат ячеек (это окно открывается командой Формат/ячейки), текст будет переноситься, занимая в ячейке несколь­ко строк.

Форматирование ячеек

Текст можно расположить в ячейке в направлении снизу вверх или сверху вниз, выровнять по правому, левому, нижнему или верхнему ее краю. Можно также переносить слова текста, зада­вать произвольный шрифт, размер и стиль. Общее правило фор­матирования выглядит следующим образом: перед началом фор­матирования необходимо выделить требуемую ячейку(ячейки).

На стандартной панели управления имеется кнопка Объединить и поместить в центре, которая центрирует текст самой левой ячейки в горизонтальном направлении в пределах всех выделенных ячеек, находящихся справа.

Обрамление ячеек предполагает выбор ра­мок, так как при печати таблиц на бумаге рамки являются совер­шенно необходимым атрибутом их внешнего вида. При отсутствии рамок их рать будут выполнять линии сетки таблицы, а это далеко не всегда упрощает восприятие. Вкладка Граница диалогового окна Формат ячеек позволяет задавать любые границы, для которых может быть задан любой цвет или тип линий.

В Excel функцию установки рамок для выделения ячеек выполняет кнопка Границы, расположенная на панели Форматирование. При нажатии левой кнопки мыши на стрелке, рас­положенной на этой кнопке, выводится палитра стилей рамок, которые можно использовать для обрамления ячеек.

После того как выбран стиль рамок, его изображение появля­ется на левой части кнопки и становится активным. После нажа­тия кнопки изображенный на ней стиль рамки применяется для выделенной в данный момент области. Самый первый вариант рамки в списке стилей убирает все обрамленияв выделенной области.