Тест к теме: Организация документооборота

Раздел 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Тема: Организация документооборота

Записать в шаблон конспекта «Организация работы с документами», используя любые доступные источники (Интернет, информационный текст, учебные пособия) следующую информацию:

Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Объем документооборота – это общее количество документов, поступивших в организацию за определенный период (годовой объем документооборота; полугодовой, квартальный; за месяц, за неделю, за день)

Виды документопотоков 1. входящие документы

2. исходящие документы

3. внутренние документы

Этапы документооборота

Этап	Выполняемая работа
Прием и обработка входящих документов	Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение. Вскрытие конвертов: не вскрывают конверты с пометкой "Лично" и адресованные общественными организациями. Проверяют целостность вложений, адрес, количество листов документа и приложений. Если обнаруживают некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле последнего листа и в журнале регистрации в графе "Примечание" делают соответствующую отметку и ставят в известность корреспондента. Уничтожение конвертов: от поступившей корреспонденции конверты уничтожают, кроме тех случаев, когда по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа. Сохраняют также конверты от писем граждан.
Предварительное рассмотрение документов	На стадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые согласно «Перечня нерегистрируемых документов». Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ: письма, присланные в копии для сведения; рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.; первичные документы бухгалтерского учета; учебные планы, программы, копии; месячные, квартальные и другие отчеты; формы статистической отчетности; сообщения о совещаниях, заседаниях; поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); телеграммы и письма о разрешении командировок; научные отчеты по темам; прейскуранты; нормы расхода материалов. Пред-ложения, заявления и жалобы передают должностному лицу, в компетенцию которого входит окончательное решение вопроса, затронутого в письме.                                                                         Для удобства обработки документов секретарь может иметь папки с разным назначением: "К исполнению", "Срочно" и т.д. В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и сортировку документов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.                                                                                                 На регистрируемых документах проставляют "отметку о поступлении документа в организацию", которая включает дату поступления и номер, проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа. На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в правом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.
Рассмотрение документов руководством	После сортировки и проставления отметки о поступлении, документы, требующие рассмотрения руководителем, передают ему или докладывают о них.                                                                              Если к документам надо подобрать дополнительные материалы, секретарь подбирает их и передает руководителю вместе с поступившими документами.                                                    Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления их в организацию. Решение руководителя по документам отражается в резолюции. Резолюция – это надпись руководителя на документе с указанием: кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дату.
Регистрация документов	Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документе с целью их учета и дальнейшего поиска.           Обрабатывая входящую и внутреннюю корреспонденцию, секретарь или служба ДОУ проводят ее регистрацию. Регистрация документа включает: проставление даты; проставление регистрационного индекса; запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме. Главное назначение регистрации документов:                                                                                               - придание им юридической силы;                                                         - подтверждение факта их создания;                                                      - подтверждение факта их поступления.                                            Цель регистрации документов:                                                               - обеспечить их учет;                                                                                   - контроль;                                                                                                   - быстрый поиск.                                                                              Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Исключается повторный ввод в систему исходных сведений о документе и присвоение ему нового индекса. Регистрация документов позволяет: подтвердить факт получения или отправки документа; создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях; вести контроль за исполнением документа; давать качественные и количественные характеристики документам.                                                                  В практической деятельности используют различные способы (формы) регистрации: журнальный, карточный, автоматизированный.

Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документе с целью их учета и дальнейшего поиска

Главное назначение регистрации документов:

- придание им юридической силы;

- подтверждение факта их создания;

- подтверждение факта их поступления.

 

Цель регистрации документов:

- обеспечить их учет;

- контроль;

- быстрый поиск.

 

 

 

Раздел 2. Организация работы с документами

Тест к теме: Организация документооборота

(прием, обработка, рассмотрение документов)

Подберите виды выполняемых работ на этапе:

 

Этап 1. Первичная обработка документов – Г, Ж, К

 

Этап 2. Предварительное рассмотрение – В, Д, Е, И

 

Этап 3. Рассмотрение документов руководством – А, В, З

 

А – Определение исполнителя

Б – Проверка правильности доставки

В – Определение срока исполнения

Г – Проставление даты поступления

Д – Отбор документов для передачи в структурные подразделения и руководству

Е – Передача документов по наиболее важным вопросам руководителю

Ж – Вскрытие конвертов, кроме тех, которые адресованы лично или общественным организациям

З – Вынесение резолюции

И – Деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые

К – Уничтожение или сохранение конвертов, в которых находились обращения граждан, претензии, иски или тех, где указанный в документе срок исполнения истек