2020-06-10
646
МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ВЕЧЕРНЕЕ (СМЕННОЕ) ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВЕЧЕРНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 62»
РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Исполнитель: Севрюгина Дарья Ильинична,
учащаяся профиля «Офис менеджер»
Руководитель: Щапова Ирина Николаевна,
Преподаватель профиля «Офис менеджер»
Лесной
2020
Оглавление
Введение…………………………………………………………………………………………………………….3
Глава I. Система распорядительной документации.
1.1. Распорядительные документы………………………………………………………5
1.2. Постановление…………………………………………………………………………..…..7
1.3. Решение……………………………………………………………………………………..…..8
1.4. Приказ……………………………………………………………….………………………..….9
1.5. Распоряжение……………………………………………………………………….…..….11
1.6. Указание………….……………………………………………………………………...…...13
Глава II. Работа с распорядительными документами…………………………………….15
|
|
|
2.1. Особенности подготовки распорядительных документов…………19
Глава III. Хранение распорядительных документов……………………………………….25
Заключение……………………………………………………………………………………………………….27
Список Литературы…………………………………………………………………………………………..28
Введение
Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Любая организация выполняет помимо организационных функций ещё и распорядительные функции. В систему распорядительных документов входят не только приказы. Чем крупнее и старше организация, тем чаще она использует и другие виды распорядительной документации.
Система документации:
· организационные документы;
· распорядительная документация;
· информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;
· плановая документация;
· отчетно-статистическая;
· кадровая документация;
· бухгалтерская документация.
Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация занимает центральное место. Она классифицируется на три группы:
1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);
2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);
3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).
|
|
|
Цель работы – подробно рассмотреть систему распорядительной документации, определить порядок работы с распорядительными документами.
Задачи работы:
1. Рассмотреть систему распорядительной документации.
2. Определить порядок работы с распорядительными документами.
3. Рассмотреть правила оформления распорядительных документов.
4. Изучить особенности подготовки и оформления распорядительных документов.
Глава I. Классификация распорядительной документации.
Распорядительные документы
В отличие, например, от информационно-справочных документов, каждый из которых имеет собственные цели и задачи, основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач.
Различие между ними только в «ранге» самого распорядительного документа: каждый из них стоит на собственной ступеньке иерархической лестницы.
| 1. Постановление |
| 2. Решение |
| 3. Приказ |
| 4. Распоряжение |
| 5. Указание |
Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.
Основную нагрузку несет распорядительная часть.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ – приказы.
ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
1) правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации и их территориальных образований;
3) правовые акты организаций.
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их подразделяют на:
1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
2) акты межведомственного характера;
3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
1) необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
2) необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
1.2. Постановление
Постановление – правовой акт, принимаемый органом государственной власти, местного самоуправления, действующий на основе коллегиальности, руководящими органами общественных организаций, коллегиальными органами, входящими в структуру организации, по всем вопросам деятельности.
Авторами большей части постановлений являются государственные органы Российской Федерации либо ее субъектов. Значительное количество этих документов принимают также коллегиальные органы управления организацией. Формуляр постановления имеет следующие обязательные реквизиты:
08 – наименование организации;
10 – наименование вида документа;
|
|
|
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 – место составления или издания документа;
18 – заголовок к тексту;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа.
Постановление является высшим по значимости распорядительным документом, а значит, и издается оно высшим по значимости коллегиальным органом управления в особо важных случаях.
Так, постановлением можно оформить решение собрания акционеров о реорганизации акционерного общества, о его ликвидации или об изменении организационной структуры.
1.3. Решение
Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Исполнительным и совещательным коллегиальным органам организации в большинстве случаев для документирования своих управленческих действий вполне хватает решений.
Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем – слово РЕШИЛ на отдельной строке.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие – исполнитель – срок исполнения.
Формуляр решения имеет следующие обязательные реквизиты:
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 – место составления или издания документа;
18 – заголовок к тексту;
20 – текст документа;
22 – подпись;
25 – оттиск печати.
Приказ
Приказ -правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
|
|
|
Приказ, несомненно, является наиболее распространенным из всех распорядительных документов. Даже в самой маленькой организации есть необходимый минимум приказов (в отличие от других видов распорядительной документации).
Приказы издаются генеральным директором и только им: в определении документа фигурирует слово «единолично».
Право на подписание приказов может быть передано генеральным директором заместителю или другим топ-менеджерам, но важно учитывать следующие моменты:
• передача этого права обязательно оформляется письменно (издается, опять же, приказ или оформляется доверенность);
• при передаче строго оговаривается срок действия полномочий и то, какие виды приказов может подписывать каждый конкретный топ-менеджер.
Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия генерального директора. Как только руководитель возвращается из командировки или из отпуска, действие полномочий завершается.
Различают следующие виды приказов:
• по основной деятельности;
• по административно-хозяйственной деятельности (АХД);
• по личному составу.
Последними занимается отдел кадров, и рассматривать мы их не будем. Приказы по основной и по административно-хозяйственной деятельности имеют разные сроки хранения: «постоянно» и 5 лет соответственно.
Круг тем, относящихся к административно-хозяйственной деятельности, очерчен в единственном источнике – Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010). На основании этих сведений можно сделать вывод, что к приказам по АХД относятся приказы, касающиеся:
• соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности;
• эксплуатации зданий и помещений;
• транспортного обслуживания, внутренней связи;
• обеспечения безопасности организации.
Приказы оформляют на специальном бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Они содержат следующие обязательные реквизиты:
08 – наименование организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 – место составления или издания документа;
18 – заголовок к тексту;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
Распоряжение
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Распоряжение, хоть и считается «младшим братом» приказа, близким по целевому назначению к указанию, в нормативных и методических документах по делопроизводству всегда следует в скобках именно за приказом: например, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Рос архива от 23.12.2009 № 76, далее – Методические рекомендации для ФОИВ; Приложение 15) или в Перечне 2010 (ст. 19).
Руководитель организации может издать распоряжение наряду с приказом, а может также наделить бессрочным правом издавать распоряжения топ-менеджеров по направлениям. При этом каждое распоряжение будет действовать в границах направления: дирекции, департамента, управления.
Указание
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно – методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данных или вышестоящих организаций.
Указание – документ, создаваемый в последнее время исключительно на уровне топ-менеджеров. Так же, как и распоряжение, указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения генерального директора.
Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка.
Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»
Распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия.
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержания указания.
Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».
