Деятельность работников сферы управления (бухгалтеров, специалистов кредитно-банковской системы, плановиков, технологов, руководителей, конструкторов и т.д.) в настоящее время ориентирована на использование развитых технологий. Организация и реализация управленческих функций требует радикального изменения, как самой технологии управления, так и технических средств обработки информации, среди которых главное место занимают персональные компьютеры. Они все более превращаются из систем автоматической переработки входной информации в средства накопления опыта управленческих работников, анализа, оценки и выработки наиболее эффективных экономических решений.
Автоматизированное рабочее место (АРМ) определяется как совокупность информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.
Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по "накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а работник сферы управления (экономист, технолог, руководитель и т.д.) выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Персональная техника применяется пользователем для контроля производственно-хозяйственной деятельности, изменения значений отдельных параметров в ходе решения задачи, а также ввода исходных данных в АИС для решения текущих задач и анализа функций управления.
|
|
Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.
Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть:
– системность;
– гибкость;
– устойчивость;
– эффективность;
– максимальная ориентация на конечного пользователя;
– проблемная ориентация на решение определенного класса задач;
– эргономичность;
– принцип соответствия информационных потребностей пользователя используемым техническим средствам;
– принцип творческого контакта АРМ и их потенциальных пользователей.
Согласно принципу системности АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.
Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.
|
|
Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы - быстро восстановима.
Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.
Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.
АРМ как инструмент для рационализации и интенсификации управленческой деятельности создается для обеспечения выполнения некоторой группы функций. Наиболее простой функцией АРМ является информационно-справочное обслуживание. Хотя эта функция в той или иной степени присуща любому АРМ, особенности ее реализации существенно зависят от категории пользователя.
АРМ имеют проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область. Профессиональные АРМ являются главным инструментом общения человека с вычислительными системами, играя роль автономных рабочих мест. АРМ выполняют децентрализованную одновременную обработку информации на рабочих местах исполнителей в составе распределенной БД. При этом они имеют выход через системное устройство и каналы связи в ПЭВМ и БД других пользователей, обеспечивая таким образом совместное функционирование ПЭВМ в процессе коллективной обработки.
Локализация АРМ позволяет осуществить оперативную об работку информации сразу же по ее поступлении, а результаты обработки хранить сколь угодно долго по требованию пользователя.
Целью внедрения АРМ является усиление интеграции управленческих функций, и каждое более или менее “интеллектуальное” рабочее место должно обеспечивать работу в многофункциональном режиме.
АРМ выполняют децентрализованную одновременную обработку экономической информации на рабочих местах исполнителей в составе распределенной базы данных (БД). При этом они имеют выход через системное устройство и каналы связи в ПЭВМ и БД других пользователей, обеспечивая таким образом совместное функционирование ПЭВМ в процессе коллективной обработки.
АРМ, созданные на базе персональных компьютеров, — наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места для работников сферы организационного управления. Такое АРМ рассматривается как система, которая в интерактивном режиме работы предоставляет конкретному работнику (пользователю) все виды обеспечения монопольно на весь сеанс работы. Этому отвечает подход к проектированию такого компонента АРМ, как внутреннее информационное обеспечение, согласно которому информационный фонд на магнитных носителях конкретного АРМ должен находиться в монопольном распоряжении пользователя АРМ. Пользователь сам выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации.
Создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспечивает:
- простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;
- простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;
- компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;
- высокую надежность и живучесть;
- сравнительно простую организацию технического обслуживания.
Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда требуется распределять информационно-вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.
|
|
В наиболее сложных системах АРМ могут через специальное оборудование подключаться не только к ресурсам главной ЭВМ сети, но и к различным информационным службам и системам общего назначения (службам новостей, национальным информационно-поисковым системам, базам данных и знаний, библиотечным системам и т.п.).
Возможности создаваемых АРМ в значительной степени зависят от технико-эксплуатационных характеристик ЭВМ, на которых они базируются. В связи с этим на стадии проектирования АРМ четко формулируются требования к базовым параметрам технических средств обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей, сетевым интерфейсам, эргономическим параметрам устройств и т.д.
Информационное обеспечение АРМ ориентируется на конкретную, привычную для пользователя, предметную область. Обработка документов должна предполагать такую структуризацию информации, которая позволяет осуществлять необходимое манипулирование различными структурами, удобную и быструю корректировку данных в массивах.
Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы (автономный, с распределенной БД, информационный, с техникой верхних уровней и т.д.), способность обработать в заданное время необходимый объем данных. Поскольку АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.
Программное обеспечение прежде всего ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать в любом режиме активно либо пассивно.
|
|
В последнее время создаются унифицированные АРМ, обслуживающие несколько предметных областей. Например, комплекс “Экспресс-анализ при заключении договоров, заказов, контрактов” обеспечивает процесс управления аналитической информацией о себестоимости, цене, возможных объемах производства отдельных видов продукции. Комплексы “Анализ формирования, распределения и использования прибыли”, “Анализ материально-технического и финансового состояния предприятия”, “Анализ труда, оплаты и социального развития”, “Анализ выполнения госзаказов и хозяйственных договоров” соответствуют структуре действующего законодательства о предприятии. Комплексы “Анализ и прогнозирование динамических рядов”, “Корреляционно-регрессионный анализ”, “Выборочный метод” дают возможность автоматизированно осуществлять социально-экономический анализ с использованием статистических методов. Комплекс “Сервисные программы” позволяет получать обработанную информацию в виде графиков и схем, редактировать входную информацию, корректировать хранящиеся в файлах АРМ данные.
Разрабатывается огромное количество различных АС: автоматизированные системы научных исследований (АСНИ), системы автоматизированного проектирования (САПР), системы управления базами данных (СУБД), автоматизированные системы управления предприятиями (АСУП) и другие.
Внедрение сетевых технологий привело к возможности установления тесных взаимосвязей и дальнейшего слияния ИПС с АСУ. Тем более что порой бывает очень сложно определить, к какому классу систем (ИПС, АСУ или СУБД) следует отнести ту или иную систему, внедряемую или внедренную, например, в фирме, и имеющую одинаково развитые возможности как по поиску информации, так и по ее аналитической обработке. В качестве мостика между этими системами может выступать информационное и программное обеспечение АС.
Одной из центральных задач, которые необходимо решить для создания интегральных или комплексных систем (на базе имеющихся ИПС и АСУ), становится задача одноразового ввода информации в такие системы и многократного использования этой информации в работе самых различных подсистем и модулей.
Иными словами, в такой интегральной системе документ (как один из основных элементов информации) должен быть сложным и составным, позволяющим проводить с ним самые различные процедуры. В связи с этим последнее время широкое распространение получил такой класс АС, как системы управления документами (или системы автоматизации делопроизводства).
На отечественном рынке сегодня представлено много подобных систем. Их можно разделить на три большие группы.
· Собственные разработки отечественных фирм: «Дело-96» (компания «Электронные офисные системы»); система «Золушка-WIN», «Служебная корреспонденция» (НТЦ ИРМ, Москва), система «Кодекс: Документооборот», разработанная ГП «Центр компьютерных разработок» (консорциум «Кодекс», Санкт-Петербург) в целях реализации проекта Единой системы электронного делопроизводства и документооборота Администрации Санкт-Петербурга.
· Русскоязычные версии популярных разработок западных фирм (например, DocsOpen (PC DOCS) и LinkWorks (DEC)).
· Системы, созданные российскими компаниями на основе разработок западных фирм (например, система Office Media московской компании InterTrust (Lotus Notes), система «Ирида» московской компании IBS (Lotus Notes) и комплекс программ «Делопроизводство» челябинской фирмы ИнТорКон (Lotus Notes).
Состав и принципы организации таких систем рассмотрим на примере системы «Кодекс: Документооборот». Система позволяет:
- автоматизировать процесс делопроизводства;
- организовать электронное сопровождение бумажного документооборота;
- создать хранилища электронных текстов документов;
- повысить оперативность и качество принятия управленческих решений и т. п.
Функциональное построение системы основывается на нормативно-правовых актах Российской Федерации, нормативах и стандартах, устанавливающих правила делопроизводства для организаций и органов государственной власти. В основу системы заложен принцип модульности, который позволяет наиболее полно реализовать функциональные потребности участников документооборота. Система включает функциональные подсистемы, показанные на рисунке
«Служебная корреспонденция» автоматизирует следующие функции делопроизводства по работе со служебными документами:
- регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения);
- формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделеня;
- организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнением;
- постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему «Контроль исполнения документов». Данная подсистема предназначена для учета входящей, исходящей корреспонденции и контроля за ее движением.
«Контроль исполнения документов» автоматизирует следующие функции делопроизводства по работе с контрольными документами:
- регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям;
- регистрация переносов сроков заданий;
- автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов;
- формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения;
- автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой.
Подсистема «Контроль исполнения документов» является, прежде всего, системой поддержки административного управления и целесообразна в организациях, имеющих в структуре внутреннего управления выделенную функцию централизованного контроля исполнения поручений и документов.
«Система подготовки документов» позволяет создать электронный полнотекстовый архив документов (банк документов) в процессе подготовки документов. Система интегрирована с продуктами MS Office. Документы готовятся на стандартных электронных бланках, содержащихся в библиотеке базы данных «Кодекс». Форма этих бланков соответствует стандартным бланкам предприятия или организации, где внедрена система. Система осуществляет учет использования бланков, требуемый по правилам делопроизводства. Тексты документов записываются в полнотекстовую базу данных, что дает дополнительные возможности при дальнейшей работе с документами. Просмотр базы полнотекстовых документов возможен с любого компьютера при наличии прав доступа.
Данная система применима в любой организации, где стоят задачи:
- создания корпоративного банка документов, предназначенного для оперативного информационного обеспечения сотрудников организации;
- электронного опубликования документов в сети.
«Система регистрации нормативных и распорядительных документов» интегрирована с системой подготовки документов (на рис. обе системы представлены одной «Системой регистрации и подготовки документов»). Обеспечивает регистрацию документов организации, рассылку текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации.
«Справочная система документооборота» обеспечивает доступ к базам документов и позволяет оперативно получать информацию о документообороте с любого удаленного компьютера.
Подсистема «Обмен документами» осуществляет обмен документами между подсистемами как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами. При этом поддерживается механизм гарантированной доставки и подтверждения получения сообщений.
Подсистема «Учет кадров» предназначена для автоматизации кадрового делопроизводства и реализует следующие функции:
- ведение штатного расписания;
- регистрация фактов приема, увольнения, перевода сотрудников посредством приказов;
- подготовка, учет и печать кадровых документов;
- ведение кадрового учета по категориям сотрудников;
- регистрация информации о персонале (трудовая деятельность, перемещения по службе, образование, стаж общий и т. п.);
- контроль истекающих контрактов и другие.
«Оперативный контроль для руководителя» — подсистема автоматизации процессов управления. Позволяет быстро, без затрат времени на составление запросов, отобразить оперативную информацию о фактическом состоянии дел по исполнению/рассмотрению всех находящихся в работе документов организации, зарегистрированных с помощью данной системы. Руководителю предоставляется возможность контролировать работу каждого исполнителя, получая при этом объективную информацию в реальном масштабе времени.