Информационное направление

ИТОГИ ХАКАТОНА

Колоссальная работа была проделана участниками, чтобы решить все кейсы и проблемы, подготовленные для Хакатона. Все участники приложили максимум усилий, чтобы показать, насколько слаженно может работать команда направления. Ниже ты найдешь все задания и решения, которые давали капитаны команд.

Концертная деятельность

Кейс 1

Условия Ваша цель – создание развлекательной программы данного форума!

Ваши задачи:

1. Определить формат, в котором будут проходить открытие и закрытие форума.

2. Определить, какими развлекательными мероприятиями будет наполнена программа форума

3. Определите, кого можно привлечь, как приглашенных гостей

4. Определите, кто будет проводить развлекательную программу

5. Определите, что вам нужно для проведения концерта на форме(свет, музыкальное сопровождение и т.д).

Ответ:

1)Формат открытия и закрытия- мини-концерт

2)Развлекательная программа форума:

1 День. Открытие:

-Танцевальный флешмоб от орг.состава, слово администрации института, директора форума.

-Танцевальный флешмоб между блоками в качестве встряски для участников.

-интервьюирование ведущим участников для видео

-представление команд. Представить название команды и креативно оформить выступление в формате сценки.

-просмотр смонтированного видео в конце дня перед рефлексией.

2 День. -Зарядка от каждого спикера, импровизированные движения

-Танцевальный флешмоб между блоками в качестве встряски для участников.

-интервью ведущего у участников форума

-просмотр смонтированного видео в конце дня перед рефлексией

3 День. -Зарядка от каждого спикера, импровизированные движения

-танцевальный флешмоб между блоками в качестве встряски участников

- интервью ведущего у участников форума

-тематические сценки. Каждая команда тянет билет с названием теле-шоу и отыгрывает его.

-концерт подведения итогов с нарезкой видео всех дней форума

3)Приглашенный гость – заместитель директора по воспитательной работе интститута юстиции – Крылов Н.Г., представитель от SM-prodaction для съемки интервью с участниками.

4)Вести развлекательную программу будет ведущий, креативный директор форума.

5)Техническое оборудование: Нужны микрофоны (1 ведущему, 1 организаторам, 1 интервьюеру, 2 запасных)

Нужна техника: аудиосистема представляет из себя 2 колонки, которые будут хорошо работать со звуком и покрывать площадь всей площадки. + пульт для контроля звука и музыки. 1 ноутбук к этому

Проектор для вывода изображения и экран к нему с большой площадью охвата. 1 ноутбук к этому.

Нужны будут театральные прожекторы направленного света. Их количество будет определяться от того какую площадь и какое освещение будет (статическое или динамическое), рекомендую 3 штуки для сцены в динамике + 2 в динамике по бокам(при необходимости отключит) и 2 световых головы.

Также потребуется сканер для света

Кейс 2

Условие - За неделю до форума вы узнаете, что заказанный вами привозной свет не будет у вас вовремя. Его смогут установить только к последнему дню. Что вы будете делать?

- За сутки до форума вы узнаете, что сломался проектор, на который выводилась презентация-приветствие приглашенного гостя. Что вы будете делать?

- За 3 суток вы узнаете о том, что один из танцоров сильно заболел и не сможет участвовать, у вас нет достаточного количества людей для финального номера, а актёры после того, как согласились участвовать в концерте форума, пишут вам, что они отказываются без объяснения причин. Что вы будете делать?

Ответ: -1 вариант: поменять фирму, кто доставляет свет, 2 вариант: использовать свой свет (лампы, фонари, гирлянды) тоже крайний.

-в танце произвести новую расстановку танцоров, согласовать это с руководителем коллектива. Актерскую игру, если люди никак не соглашаются идти на понимание и все же сыграть, то попросить помочь ребят из актива организаций отыграть креативно работу актеров, которые отказались. Но изначально нужно решать проблему с людьми, с которыми договорились изначально.

-1 вариант: взять в другом зале академии проектор, 2 вариант: сделать самим при помощи телефона,лупы и коробки, 3 вариант: взять в аренду либо купить и сдать потом обратно. Он самый крайний вариант

Кейс 3

Условие - До открытия форума остается 15 минут. Ваш ведущий попал в пробку. Он будет только через два часа. Ждать вы его не можете. Что вы будете делать? - Во время проведения форума во всем районе выключили свет. Следующий развлекательный программный момент должен начаться через 40 минут. Что вы будет делать? - Во время проведения концерта на форуме вы замечаете, что аудитории неинтересно за ним наблюдать, многие сидят в своих телефонах, не обращая внимания на выступления, а некоторые просто встают и уходят со своих мест. Что вы можете предпринять?

Ответ

- берем инициативу в свои руки и начинаем мероприятие сами. Как только он прибудет, то передать ему слово, отыграв это тем, что приехал специально приглашенный гость для нашего форума взять интервью у всех участников и зарядить их на развлекательную программу.

-мы чуть сдвигаем программный момент, приносим свои извинения за неудобства, поскольку учатники в курсе того, то программа другая и проводим вечер бардовской песни по фонарики, лампы и гитару.

-Возможно, публика устала, мы пускаем ведущего по залу для проведения интерактива, взаимодействия.

 

Информационное направление

Задание:

1. Придумать и создать оформление для форума

2. Разработать контент-план

3. Определить формат паблика

1.Наше оформление – шапка:

аватарка:

Описание:

Онлайн-форум "Active Portal" - самое долгожданное и яркое мероприятие этой весны! Три дня, образовательные блоки, новые друзья, мастер-классы от ведущих специалистов в областях студенческого самоуправления и личностного роста. А также развлекательные мероприятия, море опыта - все это ждет тебя здесь! Присоединяйся!

Также мы создали паблик вконтакте - https://vk.com/activeportal2020

1. Наш конент план - https://docs.google.com/spreadsheets/d/1U_fj-t_K2OM-0LhCr5lPLnBS5ZMwoD7eyyGMBUg5flY/edit#gid=0

2. Открытая публичная страница вконтакте

3. Бонус (мемчик и пикча к посту о заявках)

Кейс 2.

-Человек из вашей команды все время пропускает дедлайны по своей части работы, как с этим справляться?

- Организаторы срочно просят пост (2 или 3), чтобы заполнить день без публикаций. Что можно подготовить за короткий промежуток времени?

- Вы подготовили брендбук мероприятия, согласовали его с организаторами, но за сутки до начала пиара брендбук был отклонён. Что вы будете делать?

Ответ:

1. парня/девушку с невыполненными дедлайнами можно переставить на другую работу, возможно у него банально нет идей и ему неинтересно это + приставить помощника, может быть учеба/работа не позволяют в срок выполнить + убрать(крайние меры) + обсудить с человеком причину этих опозданий, возможно, наши дедлайны слишком жестоки для его объёма работы

2. пост о чем что будет касаться тематики мероприятия, что то вроде " почему классика считается классикой" если форум о литературе + мемы + опросы + праздники

3. Если необходимо исправить небольшие детали – конечно согласуем что да как и исправим, но радикально менять что-то даже не сели бы.

Кейс 3.

- Руководитель информационного направления по форс-мажорным обстоятельствам не может продолжать работу и теперь вся подготовка пиара остановилась, как быть?

- Организаторы просят сделать дизайн, который не подходит по тематике/плохо смотрится/иным образом не вписывается в пиар форума. Как поступать в такой ситуации?

- Во время форума отключили свет 4 часа. Вы не можете зайти в интернет и выпускать посты. Что вы будете делать?

Ответ:

1) Делегировать полномочия заместителю главы направления, который понимает в вопросе. Если зам выходит из строя, то полномочия делегируются ребятам, которые в его команде и занимаются PR-м. Кто-то берет на себя чрезвычайные полномочия. Так же можно попросить помощи у других ребят из других сфер, кто косвенно связан или наслышан о пиаре.

2) Вступить с организатором в диалог и попросить его довериться нам и нашему направлению, ввиду нашей опытности в этом вопросе. Убеждать в мягкой форме (не указывая прямо на его ужасный вкус), что стоило бы поменять. Обычно, все приходят к соглашению.

3) Используем телефоны, ведь они есть у всех и вероятнее всего свет и мобильный интернет не будут зависеть друг от друга. Выкладываем в инст ситуативные сторис. Фоточки и видосы мы продолжаем делать, чтобы потом выложить это в паблик и подчеркнуть, что мы так ловко справились с ситуацией.

a. Есть вариант уйти в компьютерный клуб или к товарищам, чтобы выложить ситуативные посты там. Но в идеале, основные посты продолжат выходить, поскольку мы их заранее поставим на таймер.

 

Все для студента

Кейс 1.

Сегодня все участники являются организаторами форума по студенческому самоуправлению для студентов-активистов на аудиторию до 100 человек! Ваша цель – организовать работу кураторского состава

Ваши задачи:

1. Организовать отлаженную работу орг.состава (прописать команду организаторов и наделить их полномочиями. Например, программный директор: прописывать программу форму, отслушивает спикеров форума и т.д.). Обязательно прописать кураторский состав и волонтерах. Без разделения ролей.

2. Организовать работу с участниками во время форума. Правила общения с участниками.

3. Определить способы взаимодействия старшего организаторского состава с участниками форума.

Форум по студенческому самоуправлению для студентов-активистов на аудиторию до 100 человек!

Цель форума – профессиональная поддержка и стимулирование деятельности актива студенческого самоуправления, создание условий для системной и эффективной работы студентов, взаимодействие студентов в режиме реального времени для обсуждения актуальных вопросов и обмена эффективным опытом.

1. Работа орг состава

Направления можно взять следующие:

- Поддержка и развитие студенческого самоуправления.

- Источники и инструменты молодежной политики.

- Добровольчество.

- Публичная дипломатия. Молодежный спектр.

- Молодежь и новый технологический уклад.

- Будущее молодежного рынка труда.

Орг состав:

- Директор/ дирекция – руководит непосредственно мероприятием, курирует работу направлений, прописывает программу форума, приглашение спикеров:

а) Высший руководящий состав, (члены правительства, министры, представители Администраций) они придают статус форуму.

б) Медийные лица, (директора кампаний, театров, корпораций, телеведущие, Герои России, и другие известные и творческие люди) они необходимы для придания яркости мероприятия. Так же они они выполняют функцию «магнитов» для СМИ. Придут они, и приведут за собой прессу.

в) Эксперты- практики. Одним словом «Тренеры». К ним относятся эксперты конкурсов, бизнес-тренеры, коучи, ведущие мастер-классов, тимбилдеры, хореографы, физруки и т.д. Они насыщают форум деятельностью, чтобы не было ни одной свободной минуты и все действие было в режиме драйва.

- Заместитель директора – отслушивает спикеров, подбирает выступающий состав на форум, организовывает проживание учасников, помогает в решении финансовых вопросов

- Председатели направлений – курируют деятельность своего направления, подают отчет директору/ заму

- Заместители председателей направления –

- Исполнительная дирекция - анализ области охвата форума, расчет бюджета для форума

- Руководители конференций – руководят непосредственно проведением конференций,

- Помощники руководителей конференций - отслеживают работоспособность технического оснащения, работников

- Кураторы направлений – курируют деятельность участников форума, вовлекают участников в работу, следят за отношениями в коллективе

- технические работники – решают все возникающие технические проблемы, отвечают за техническое оснащение форума

- Экспертный корпус – ученые в представленных на форуме областях, отслеживают и выявляют проблемы, возможные пути решения проблем, оценивают работу участников форума

- волонтеры – помогают организовывать работу форума в целом, «создают настрой» участникам

- сотрудники медиа сопровождения – распространяют информацию о форуме и проводимых на нем мероприятиях, ведут соц. сети

2. ПРАВИЛА ОБЩЕНИЯ С УЧАСТНИКАМИ

Напрямую курированием работы с участниками занимаются кураторы направлений, волонтеры и эксперты- практики.

При необходимости участники могут обращаться к любому члену директорского состава, для решения любых вопросов

Правила для организаторов по общению с участниками форума:

1.В начале общения представиться.

2.Быть приветливым и вежливым.

3.Заготовить "шаблоны" ответов на часто задаваемые вопросы.

3.Сделать общение живым.

4.Давать полные и развернутые ответы.

5.Быстро реагировать на приходящие вопросы.

6.Рассаказать о ресурсах,в которых участники смогут найти необходимую информацию о форуме

7.Не забывать о том,что вы лицо форума и не использовать ненормативную лексику

3. Старший организаторский состав при необходимости может обратиться к любому участнику форму, к участникам направления в целом через заместителей, кураторов или самостоятельно.

В обращении ко всем вышестоящим лицам рекомендуется применять уважительный тон, деловой стиль общения и конкретику.

- не хамить, не грубить

- вежливо отвечать и задавать вопросы

- не употреблять просторечия, сленг и ненормативную лексику

Старший организаторский состав должен обращать при необходимости к старшему наставнику, который в свою очередь донесет эту информацию куратором групп. А они уже передадут участникам.

Связь поддерживается онлайн, через мобильные устройства для быстроты донесения важной информации и удобства

Кейс 2

- Во время регистрации к вам обратился участник, которого нет в списках. Что вы будете делать?

Нужно обратиться с соответствующим заявлением к директору, если участник подавал заявку, он должен предоставить фото/ скрин отправленного заявления. Решить проблему с непосредственным участием представителя директорского состава. Если заявление есть, принести извинения за техническую ошибку или ошибку со стороны организаторов и внести участника в списки. Если заявление не было отправлено – извиниться и отказать человеку в участии на форуме, так как мерч, еда, спальные места рассчитаны по количеству поступивших заявок.

- Во время регистрации вы понимаете, что волонтеры не справляются с количеством людей, также на людей не хватает мерча. Что вы будете делать?

Про волонтеров:

1. связаться с волонтерскими штабами других областей или обратиться в волонтерский центр, объяснить непредвиденную ситуацию.

2. пересмотреть локацию, уменьшить количество людей там, где нет сильной загруженности.

3. Или же подключить кураторов на помощь волонтерам и постараться справиться своими силами – уже имеющимся составом людей.

Про мерч: принести извинения и постараться решить проблему в течение 1-2 дней, чтобы все-таки предоставить его участнику форума. Объяснить ситуацию можно технической неполадкой или недосмотром организаторского состава, разъяснить, что впечатлений от форума это не испортит.

Кейс 3

Во время форума один из участников почувствовал себя плохо. У него начался эпилептический приступ. Какие будут ваши действия?

Ответ:

В первую очередь вызвать мед. работника и оказать человеку первую помощь

В большинстве случаев судорожные приступы заканчиваются самостоятельно в течение нескольких секунд или минут. Вне зависимости от причины приступа первая помощь заключается только в предотвращении травм и обеспечении свободного дыхания. Во время приступа больной должен находиться вдали от тяжелых, неустойчивых, колющих и режущих предметов. Не следует с силой удерживать пациента. Ни в коем случае нельзя пытаться разжимать челюсти и доставать язык — это бесполезно, для обеспечения проходимости дыхательных путей достаточно положить пациента на бок с поворотом лица вниз. В таком положении язык не западет и не перекроет дыхание. Попытки разжимания зубов часто заканчиваются травмами, обломки зубов могут попасть в дыхательные пути и вызвать остановку дыхания, вплоть до летального исхода. Избежать прикусывания языка после начала приступа обычно уже невозможно, а попытки достать язык приводят только к дополнительным травмам. Бесполезно делать человеку в судорожном приступе искусственное дыхание и массаж сердца. Таким образом, все, что нужно — это убрать опасные предметы подальше от больного, положить его на бок лицом вниз и вызвать 03. Одновременно желательно вспомнить о рекомендации видеосъемки событий, это может делать помощник. После окончания приступа больному надо дать отдохнуть, возможна сонливость. Необходимо убедиться, что пациент пришел в себя, ориентируется в обстановке, нет нарушений речи и сохранены движения в конечностях (попросить ответить на простые вопросы, поднять и удерживать руки и ноги). До полного исчезновения нарушений сознания нельзя давать ничего есть и пить, чтобы исключить попадание пищи, воды или лекарств в дыхательные пути. При некоторых типах приступов (например, абсансах и инфантильных спазмах) экстренная помощь в момент приступа не требуется.

- Во время форума в одном из направлений произошла крупная ссора, которая закончилась дракой. Участники драки не пришли к компромиссу, продолжая открытую конфронтацию. Куратор направления не может повлиять на ситуацию. Ваши действия?

Если куратор направления не может повлиять на эту ситуацию, то ему следует обратиться к старшему куратору, а старший куратор должен связаться с руководством, чтобы уже представители директорского состава разъяснили ситуацию, предприняли «меры наказания»/ санкции. К примеру, выносится первое предупреждение и участники конфликта распределяются в

разные группы и направления, чтобы они в дальнейшем не сталкивались между собой.

Следует объяснить участникам конфликта, что на форуме действуют правила, в которых указано на запрет драк и конфликтов и при повторении инцидента/ открытой конфронтации зачинщики вынуждены будут покинуть форум.