Оформляем разъездной характер работы

Как правильно установить и компенсировать разъездной характер работы

 

Часто от работников компании требуется работа вне помещения офиса. Это могут быть выезды к контрагентам или клиентам, визиты в государственные органы и др. При этом некоторые задачи требуют совершение работниками частых либо постоянных поездок. Например, работа курьера предполагает выполнение трудовых обязанностей именно посредством служебных поездок. Трудовое законодательство предусматривает два способа организации поездок работников – служебные командировки и установление работникам разъездного характера работы.

 

РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ ИЛИ КОМАНДИРОВКА?

 

Трудовое законодательство разделило понятия служебной поездки и командировки. И, хотя закон устанавливает различный способ их правового регулирования, отличия не большие, но принципиальные. Поэтому отличаются способы оформления документов и предоставления компенсаций при служебных поездках.

 

Обратите внимание!

Командировкой не признается служебная поездка работника, работа которого осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

 

Чем отличается служебная командировка и разъездной характер?

Многократные

Во-первых, при командировке разъезды имеют разовый характер. Работники направляются в поездку для выполнения конкретного поручения. При разъездном же характере – поездки выполняются в рамках выполнения трудовой функции (должностных обязанностей), имеют постоянный характер и не ограничены определенным сроком. Например, командировкой будет поездка работника в другой город на два дня с целью переговоров и заключения соглашения с контрагентом, а служебными поездками – периодические поездки менеджера по продажам для переговоров с клиентами или выполнение обязанностей курьера, водителя.

2) Оформление документов

Следующим отличием является способ организации документооборота. Например, при направлении в командировку работодатель обязан издать приказ или распоряжение (ст. 166 ТК РФ). При разъездном характере работы работодатель вправе самостоятельно установить, какие документы будут обязательными для оформления.

       3) Оплата

Отличается и оплата работы. За время работы в командировке работнику сохраняется его средний заработок. При разъездном же характере работнику выплачивается обычная оплата труда по трудовому договору (оклад, тарифная ставка и т.д.).

Способы учета затрат работника в служебной поездке и размер компенсации расходов при командировках предполагает получение от работника подтверждающих документов, например, кассовых чеков (п. 24 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»). В случае разъездного характера работы работодатель вправе как учитывать для компенсации подтверждающие расходы документы, так и установить надбавку для компенсации утвержденных для работника затрат. Возможен и комбинированный способ – одновременно и установить надбавку, и компенсировать дополнительные не утвержденные ранее расходы по подтверждающим документам с разрешения или ведома работодателя (ст. 168.1 ТК РФ).

Порядок возмещения расходов установлен законодательством как при командировке (ст. 168 ТК РФ), так и при служебной поездке (ст. 168.1 ТК РФ). Работодатель возмещает работникам:

· расходы по проезду;

· расходы по найму жилого помещения;

· дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

· иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Таким образом, разъездной характер работы не является командировкой, имеет другое правовое регулирование, а, значит, требует других способов оформления.

 

ОФОРМЛЯЕМ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ

 

Нормы ТК РФ о разъездном характере работы, немногочисленны, в частности ст. 168.1. В этой статье нет ни определения разъездного характера работы, ни указание на то, кому он должен быть установлен. Кому же можно установить разъездной характер работы?

       Поэтому обратимся к другим нормативным правовым актам. Например, согласно Приказу МЧС России от 10.01.2008 № 3к разъездному характеру работы могут быть отнесены:

· работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории;

· наличие возможности ежедневного возвращения к месту жительства;

· работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации.

Ограничений по должностям или видам работ для установления разъездного характера работы трудовое законодательство не содержит. Например, в одной организации юрист целый день проверяет договоры, а в другой через день ездит по судам. В одной менеджер по персоналу все время в находится офисе, а в другой – целый день посещает торговые точки компании для работы с персоналом. Поэтому вопрос необходимости установления работнику разъездного характера работы компания решает самостоятельно исходя из специфики работы в компании.

Часто разъездной характер работы устанавливают менеджера по продажам, водителям, курьерам. А бывает и так, что помощник руководителя довольно много разъезжает: это и встречи, конференции вместе с руководителем, посещение подразделений организаций и компаний, госорганов по поручению руководителя.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. 

Для того чтобы у проверяющих не возникло вопросов по учету расходов, связанных с разъездным характером работы, Роструд рекомендует оформить следующие документы (Письмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-Т3):

· отразить условие о разъездном характере работе в трудовом договоре с сотрудником (ст. 57 ТК РФ);

· прописать размер и порядок выплаты надбавки в трудовом и (или) коллективном договоре (ст. 168.1 ТК РФ);

· утвердить перечень работ, профессий и должностей, которые носят разъездной характер в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах.

Если в компании трудится категория работников, трудовая функция которых предполагает постоянную работу в разъездах, рекомендуем организовать в компании комплексное регулирование разъездного характера работы.

Рассмотрим далее по шагам как установить разъездной характер работы в организации.

 

 

Положение о разъездном характере работы

1. Общие положения

1.1. Положение о разъездном характере работы (далее - Положение) является локальным нормативным актом ООО «Лоджистик» (далее - Организация), разработанным и принятым в соответствии с действующим трудовым законодательством (ст. 8, 168.1 Трудового кодекса РФ).

1.2. Настоящее Положение определяет перечень должностей работников Организации, постоянная работа которых носит разъездной характер, а также регламентирует порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых носит разъездной характер.

1.3. Для целей настоящего Положения под работой, имеющей разъездной характер, понимается работа, связанная с постоянными служебными поездками работников по населенному пункту, в котором они работают или от одного населенного пункта к другому, совершаемыми работниками в процессе выполнения трудовых обязанностей.

1.4. Настоящее Положение распространяется на всех работников Организации (как основных, так и совместителей), постоянная работа которых имеет разъездной характер.

1.5. Перечень должностей работников Организации, постоянная работа которых имеет разъездной характер, определен Приложением № 1 к настоящему Положению.

1.6. Разъездной характер работы может быть установлен работнику как при его приеме на работу на должность, указанную в Приложении № 1 к настоящему Положению, так и в процессе работы в Организации при переводе работника на должность, указанную в Приложении № 1.

1.7. Условия, определяющие разъездной характер работы конкретного работника, подлежат обязательному включению в его трудовой договор.

1.8. Служебными поездками в целях настоящего Положения признаются поездки (или иные перемещения) работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, совершаемые ими по поручению работодателя для выполнения работы, обусловленной трудовым договором. Указанные служебные поездки не являются служебными командировками.

Примечание. С точки зрения учета расходов при установлении надбавки в пунктах 1.9-1.10 нет необходимости, но, возможно, они понадобятся для повышения дисциплины работников

1.9. Основанием для направления работника в служебную поездку является служебная записка о направлении в поездку и отметка с личной подписью работника в журнале регистрации поездок.

1.10. До начала служебной поездки работнику надлежит согласовать служебную поездку с непосредственным руководителем путем подачи служебной записки, а также зарегистрироваться в журнале учета служебных поездок.

1.11. В период нахождения в служебной поездке на работников распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный Правилами внутреннего трудового распорядка Организации и трудовыми договорами.

1.12. За время нахождения в служебной поездке работникам выплачивается заработная плата исходя из установленного оклада (тарифной ставки) и фактически отработанного времени.

Примечание. Редакция пункта при возмещении расходов по документам.

2. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками.

2.1. Работодатель возмещает работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, связанные со служебными поездками расходы:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

2.2. Для работников, которым установлен разъездной характер работы, размер суточных составляет 700 рублей в день.

Примечание. Компания может предусмотреть и различные суточные в зависимости от дальности поездки. Например:

2.1. Размер суточных устанавливается в зависимости от дальности поездки (в оба конца) и составляет за каждый день служебной поездки: 300 руб. - при поездках на расстояние от 50 до 100 км; 500 руб. - при поездках от 100 км и выше; основаниями для начисления суточных являются табель учета рабочего времени и путевой лист.

2.2. По окончании служебной поездки работник обязан не позднее 3 рабочих дней после окончания служебной поездки сдать отчет о служебной поездке, а также сдать проездные документы и документы, подтверждающие расходы.

       Примечание. Редакция пункта при возмещении установлением надбавки.

2. Надбавка за разъездной характер работы

2.1. Работникам, которым установлен разъездной характер работы, устанавливается надбавка за разъездной характер работы в размере 10% от оклада в месяц.

2.2. Условие о надбавке за разъездной характер работы устанавливается трудовым договором с работником, а также приказом работодателя (Приложение № 1 к настоящему Положению).

 

 

Приложение № 1 к Положению о разъездном характере работы от

 

Перечень должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер:

1. Водитель автомобиля

2. Курьер

3. Помощник руководителя

…