Шаг 2. Разъездной характер работы в трудовых договорах

Если разъездной характер работы устанавливается при приеме работника на работу, условия необходимо отразить в трудовом договоре. Если же разъездной характер устанавливается в период работы, то необходимо подписать с работником дополнительное соглашение в силу ст.72 ТК РФ. В случае его несогласия, работодатель может воспользоваться ст. 74 ТК РФ при наличии оснований и при соблюдении процедуры. Отражение о работе с разъездным характером и порядок возмещения связанных с поездками расходов в трудовом договоре отражать обязательно (ст. 57 ТК РФ). В противном случае работодатель рискует быть привелченным к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

КАК КОМПЕНСИРОВАТЬ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ

Когда в организации работают работники с разъездным характером работы перед работодателем стоит задача компенсировать работникам расходы в связи с этим. Работодателю нужно, с одной стороны, соблюсти требования законодательства, с другой стороны, сделать это наиболее выгодным для компании образом.

Работникам с разъездным характером работы возмещаются связанные со служебными поездками расходы (ст. 168.1 ТК РФ). При этом расходы должны быть подтверждены соответствующими документами, иначе компания не сможет отнести эти суммы на расходы.

Судебная и правоприменительная практика указывает также на иную возможность возмещения расходов. Для упрощения документооборота работодатель не возмещает работнику его документально подтвержденные расходы, связанные со служебными поездками, а выплачивает фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами.

Для решения вопроса какой именно способ использовать компании необходимо принять во внимание не только дополнительные расходы, связанные с выплатой компенсации (налогообложение, уплата взносов), но и на документооборот, связанный с выплатами. Ведь дополнительный документооборот косвенно увеличивает расходы работодателя (оплата времени работников, занятых оформлением документов).

Возмещение расходов при разъездном характере работы по документам

Данный вариант предполагает возмещение работникам фактически понесенные ими расходы на основании предоставленных подтверждающих документов. Данный вариант чаще используется компаниями в случае продолжительных служебных поездок работников в другие регионы и за пределы РФ, когда у них возникают расходы на проезд и проживание.

Расходы на транспорт и проживание работник подтверждает авиа - и/или железнодорожными билетами, проездными билетами на автобус или иной транспорт, а в случае использования личного или служебного автотранспорта - чеками, квитанциями, маршрутными, путевыми листами и так далее. При проживании в гостинице подтверждающим документом будет кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085).

При разъездном характере работы законодательно не установлен размер суточных. И, как видно из нормы ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, решение о выплате и размере возмещений, в том числе и суточных, работодатель принимает самостоятельно. Следовательно, размер суточных работодатель волен установить в твердой сумме, в процентах от оклада, в зависимости от дальности поездки др.

Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы физических лиц и не подлежат обложению страховыми взносами по обязательному страхованию.

Работодатель вправе определить, какие документы будут подтверждать нахождение работника в служебной поездке и нужно ли согласовывать необходимость служебной поездки с руководством. Форма таких документов законодательством не предусмотрена и может быть разработана компанией самостоятельно и утверждена приказом. Такими документами могут быть:

· Журнал учета служебных поездок. Данный журнал может находиться у руководителя работника или у ответственного работника (например, у секретаря).

· Работник может сообщать о необходимости служебных поездок руководителю в служебных записках и получать согласование в виде визы на них.

· Компания может предусмотреть в локальном акте, что документами, повреждающими поездку, являются исключительно проездные документы и какого-либо предварительного согласования с руководством не требуется.

При возмещении расходов при разъездном характере работы по документам компенсация документально подтвержденных расходов

· при расчете налога на прибыль учитывается в прочих расходах (Письмо Минфина от 18.08.2008 N 03-03-05/87);

· не облагается НДФЛ и не начисляются страховые взносы (Письмо Минфина от 22.01.2015 № 03-04-06/1626, Письмо Минтруда от 30.09.2014 № 17-4/В-462, Письмо Минфина России от 20.09.2018 № 03-15-06/67364, Письмо Минфина России от 08.10.2018 № 03-04-05/72198, Письмо Минфина России от 17.01.2019 № 03-15-05/1909, Письмо Минфина России от 04.03.2019 № 03-15-06/13866).