Автоматизация процессов бюджетирования

Сегодня бюджетирование – одно из ключевых средств достижения стратегических целей компании. Используя годовые и оперативные бюджеты, топ-менеджмент компании может точно анализировать и прогнозировать развитие бизнеса. Формирование бюджета предприятия является основным инструментом краткосрочного финансового планирования, определяющим источники и направления использования денежных средств. При этом бюджет, являясь методом регулирования экономики предприятия, позволяет не только управлять финансами, но и гармонизировать отношения как внутри хозяйствующего субъекта, так и с внешней средой. Автоматизация бюджетирования и управленческой отчетности призвана упростить эту деятельность и повысить ее эффективность. За последние годы специализированные системы бюджетирования получили широкое распространение и в настоящее время рассматриваются как отдельный класс автоматизированных систем.

В годы существования СССР и наличия централизованной социалистической экономики не было экономических стимулов для создания автоматизированных систем оперативного управления финансами предприятий. Процесс автоматизации промышленности и торговли шел по пути разработки автоматизированных систем бюджетирования крупных государственных структур, создаваемых на базе ЭВМ. Внедрение локальных вычислительных систем на отдельных предприятиях в большинстве случаев было возможно благодаря развитию производства отечественных микро-ЭВМ. Они охватывали все основные участки информационного поля коммерческих фирм.

С развитием рынка и повышением конкуренции, в том числе и со стороны западных компаний, российские фирмы вынуждены искать новые инструменты, которые обладали бы не только учётными функциями, но и широкими возможностями проведения анализа и поддерживающих процесс бюджетного управления. В то же время на российском рынке появились и обосновались западные специализированные системы бюджетирования, которые хотя и дороже, чем российские, но поддерживают более широкий набор функций.

Для начала рассмотрим общие цели и функции, которые выполняют автоматизированные системы бюджетирования для того, чтобы в дальнейшем перейти к конкретным примерам. Прежде всего, это полный цикл управления, включающий в себя процессы планирования, оперативного контроля, учёта в формате бюджетов и анализ бюджетных отклонений.

Под функцией планирования в бюджетировании понимается процесс получения бюджетной информации на будущие периоды, представленной с определённой степенью вероятности.

Функция контроля необходима для отслеживания исполнения утверждённых планов и предупреждения нарушений бюджетной дисциплины на основе данных о предполагаемых хозяйственных операциях непосредственно перед их совершением. Учет традиционно заключается в отслеживании исполнения утвержденных планов на основе данных о совершённых хозяйственных операциях. На стадии анализа осуществляется сравнение бюджетной информации и интерпретация полученных отклонений (в том числе анализ план/план, план/контроль, план/факт).

Реализация перечисленных функций автоматизированными системами бюджетирования происходит в разрезах:

· бюджета продаж;

· оперативных бюджетов;

· прогноза исполнения бюджета;

· контроля и анализа исполнения бюджета.

Сделаем краткий обзор наиболее популярных зарубежных и российских автоматизированных систем бюджетирования:

Зарубежные АСБ:

Oracle Financial Analyzer (OFA); Hyperion Planning; Comshare MPS; Adaytum e.Planning Analyst.

Российские АСБ:

1C-Рарус: Бюджетирование проектов; 1С: 8; КИС: Бюджетирование.

Таблица 1.

Краткий обзор автоматизированных систем бюджетирования.*

Наиме-нование АСБ	Стои-мость внедре-ния	Достоинства	Недостатки	Опыт внедрения
Oracle Financial Analyzer	от 50 000 долл. США	Является самым многофункциональным инструментом моделирования бюджетов: - позволяет применять формулы любой степени сложности; - позволяет проводить анализ данных в любом разрезе (например, анализ доходности компании за квартал по каждому продукту с разбивкой по региональным дилерам); - возможность одновременной работы сотрудников, находящихся в различных городах, (важно для компаний с множеством филиалов).	- интерфейс не очень нагляден; - работа требует сложной и дорогостоящей настройки; - неполная русификация; - не развиты средства документирования модели, то есть разработанную модель сложно описать с помощью встроенных инструментов (например, получить условную схему модели в виде рисунка или таблицы).	Алексей Чудопал, начальник отдела АФХД ОАО "Красноярскэнерго" (Красноярск). «За время разработки и внедрения бюджетов основного и вспомогательного производства мы протестировали около десятка систем бюджетирования и в итоге выбрали OFA. У нас больше 20 филиалов, и каждый из них представляет порядка 28 отчетов, поэтому наиболее важным показателем для нашей компании была быстрая работа системы и возможность загрузки в нее данных из программы Excel. На наш взгляд, это позволяет сделать только OFA. Система имеет гибкий контроль доступа к данным. Например, программу можно настроить таким образом, чтобы руководитель видел только агрегированные показатели по подразделениям, а подчиненный – только показатели в целом по компании и по участку собственной деятельности. Можно также разделить финансовую модель на модели по подразделениям и работать с ними автономно, не перегружая систему».
Hyperion Planning	от 70 000 долл. США	- программа легка в освоении; - наглядный интерфейс; - полная русификация; - хороший инструментарий для создания различных отчетов и гибкая структура документооборота (бюджеты можно составлять "сверху вниз", "снизу вверх" и по смешанным схемам).	- число уровней аналитики (степеней детализации информации) в модели не может превышать 12. На практике нередко уровней не хватает; - невысокая производительность системы; - сложная интеграция с другими базами данных; - планирование ведётся лишь по месяцам, по неделям или декадам – нет.	Геннадий Волегов, заместитель генерального директора по экономике и финансам филиала "Ватойл" ЗАО "ЛУКойл-Пермь" (Пермь). «Мне кажется, что многие проблемы, возникающие при использовании Hyperion Pillar, решаемы. Установку недельных и декадных сроков планирования мы просто включили в техзадание, когда проектировали систему бюджетирования. К сожалению, при расчете больших объемов информации (в системе 12 рабочих мест) в работе системы бывают задержки (почти на час). Для переноса информации из корпоративной учетной системы Platinum в Hyperion используется MS Excel (возможности Platinum позволяют выгружать данные в формате Excel, а Hyperion – загружать информацию из файлов Excel, но вот напрямую передать данные из Platinum в Hyperion нельзя».
Comshare MPS	от 55 000 долл. США	- множество графиков и таблиц; - цветовое выделение отклонений.	Comshare построена несколько необычно – состоит из большого числа отдельных модулей. Поэтому, чтобы, например, рассчитать оборачиваемость активов, придется запустить первый модуль, в котором нужно нарисовать схему движения активов, затем во втором модуле составить формулу, в третьем - создать отчет и т. д. Через несколько часов работы такая последовательность действий может вызывать раздражение.	Александр Субботин, директор по экономике Соликамского магниевого завода (Соликамск). «Использование системы Comshare MPC на основе web-клиента позволило производить своевременную консолидацию финансовых и количественных данных и составлять прогнозы развития по принципу "если - то". Топ-менеджмент в свою очередь удовлетворен тем, что информация финансового и нефинансового характера стала доступной для обработки и анализа, упростился процесс согласования, а наглядное изображение отклонений фактических показателей от плановых и графическое представление данных значительно упростили принятие решений и повысили их эффективность».
Adaytum e.Planning Analyst	от 50 000 долл. США	- хорошо организовано ведение документооборота; - созданную модель можно разделить на модели по определенному классу аналитических уровней (например, по ЦФО, по затратам и т. д.); - удобно контролировать исполнение бюджета (в столбцах отражаются плановые и фактические значения показателей и темпы их изменения); - полная русификация.	- сравнительно низкая производительность системы; - с помощью стандартных средств, имеющихся у системы, можно просмотреть либо суммарные значения, либо детализированные.	Александр Петренко, руководитель финансового отдела ЗАО "Лаверна" (Санкт-Петербург). «При выборе системы бюджетирования в первую очередь мы обращали внимание на возможность удаленной работы с филиалами, а также на аналитические функции системы. Adaytum решает эти задачи – совмещает в себе неплохой аналитический модуль с возможностью работы с удаленными филиалами через Internet-браузер».
1C-Рарус: Бюджетирование проектов	от 21 000 руб.	- возможность отслеживать выполнение бюджета; - оперативное управление задачами проекта; - возможность сравнение плановых и фактических показателей; - эргономичный интерфейс; - хорошо интегрируется с другими базами данных.
1С: 8	от 60 000 руб.	- эффективные средства импорта информации из различных систем учёта и управления; - конечный бизнес-пользователь имеет возможность самостоятельно определять перечень необходимых классификаторов, аналитик, показателей, разрабатывать бюджетные модели и комплекты отчетности различного назначения; - возможность прогнозировать динамику показателей, используя различные варианты расчета, консолидации и распределения показателей, а также функции "скользящего планирования" и "планирования от достигнутого; - эффективное взаимодействие в процессе планирования (автоматическое уведомление заинтересованных сотрудников о ходе процесса согласования, функции комментирования и управления версиями бюджетов).
КИС: Бюджетирование	от 50 000 руб.	- детально проработанная и документально оформленная процедура установки и внедрения системы; - возможность внедрения системы собственными силами за 2-3 месяца; - дополнительный блок по планированию ФОТ; - организована система взаимодействия центров планирования, центров финансовой ответственности и центров затрат, направленная на составление обоснованных бизнес-прогнозов, формирование на их основе сбалансированных бизнес-заданий, утверждение планов развития и обеспечение контроля исполнения бюджетных показателей.	- заложена бюджетная модель промышленного предприятия.	Виктор Хохлов, исполнительный директор ОАО "Волгоградский завод тракторных деталей и нормалей" (Волгоград). «Система, в целом, нас устраивает. Могут только отметить недостаточную масштабируемость. Так, у нашего предприятия около 1500 наименований продукции, 20-30 компонентов, которые идут на изготовление каждой детали и порядка 250 крупных поставщиков. Формирование отчета за квартал по этим данным занимает около часа времени. Поэтому строить долгосрочные прогнозы и вести оперативное планирование в системе можно только с большими упрощениями, ограничивая количество переменных - например, устанавливать запасы на складе на постоянном уровне».

*Таблица подготовлена на основе материалов электронного журнала «Финансовый директор», http://fd.ru/articles/1390-sistemy-avtomatizatsii-byudjetirovaniya-predpriyatiy.

Рассмотрим теперь, насколько функциональны все эти системы в вышеперечисленных разрезах:

1. Бюджет продаж.

Прогнозирование в процессе бюджетирования является лишь одной из составляющих, но его значение нельзя недооценивать. Только качественный прогноз позволяет построить адекватные бюджеты. Но, к сожалению, большинство имеющихся на рынке программ не обеспечивают возможности прогнозирования на основе статистических данных. Исключение составляет Comshare MPC с выделенным модулем прогнозирования, содержащим десять различных методов анализа временных рядов и правилом выбора оптимального результата. Система Hyperion Planninig естественным образом интегрируется с системой бизнес-моделирования Business Modelling того же поставщика, реализующей различные методы прогнозирования и, в частности, построение многофакторных моделей.

Следующим шагом к составлению бюджета продаж – отправной точки составления всех прочих бюджетов – является анализ производственных мощностей. Согласование полученного прогноза продаж с детальным анализом мощностей позволяет сформировать адекватный бюджет продаж, а учет относительной прибыльности продукции — оптимальный бюджет. В реализации этого шага наблюдается существенное различие между рассмотренными продуктами: ряд программ этого вообще не делает, поскольку в некоторых зафиксированы элементарные ограничения, но есть программы, в которых производится детальный анализ, к примеру «КИС:Бюджетирование».

Оптимизацию бюджета продаж с учетом относительной прибыльности продукции не реализует ни одна программа, что является их недоработкой, поскольку показатели рентабельности выпускаемой продукции на этапе контроля выполнения бюджета рассчитывает большинство программ.

2. Оперативные бюджеты.

Следующий этап процесса бюджетирования — составление прочих оперативных бюджетов: производственного, закупки/использования материалов, прямых трудовых затрат, общепроизводственных, общехозяйственных и коммерческих расходов.

Бюджеты общепроизводственных, общехозяйственных и коммерческих расходов формируются всеми рассмотренными программами с большей или меньшей степенью автоматизации этого процесса: статистическим прогнозированием величины общехозяйственных расходов, учетом функциональной связи объемов продаж и величины коммерческих расходов.

Полная функциональность программ наблюдается в части составления денежного бюджета, формирующегося на основе бюджета продаж и оперативных бюджетов. Возможен учет практически всех факторов, влияющих на него: планируемые суммы дебиторской и кредиторской задолженности, отсрочки платежей, налоговые выплаты, внеоперационные доходы и расходы.

3. Прогноз исполнения бюджета.

Процесс планирования завершается формированием прогнозных финансовых документов. Эти возможности реализованы во всех рассмотренных программных продуктах.

Обязательными элементами составления прогнозной отчетности являются расчет прогнозных значений финансовых показателей, определение величины маржинальной прибыли и расчет плановой себестоимости. Однако утверждать, что получаемая таким образом совокупность бюджетов является единственно верным ориентиром для руководства предприятия, не стоит. Причина тому — стохастическая природа ряда факторов, формирующих прибыль предприятия, и в первую очередь объемов продаж. Именно поэтому невозможно однозначно определить, какие значения примут те или иные факторы. В связи с этим возникает необходимость формирования нескольких вариантов бюджетов, соответствующих различным сценариям развития ситуации, то есть осуществление гибкого бюджета.

Большинство рассмотренных программ реализуют этот подход. Они допускают, по крайней мере, три наиболее важных варианта — оптимистичный, пессимистичный и наиболее ожидаемый. Некоторые продукты имеют в своем арсенале функционал, позволяющий создавать непрерывную модель функционирования предприятия, то есть допускают ведение непрерывного бюджета.

4. Контроль и анализ исполнения бюджета.

Все рассмотренные программы реализуют, прежде всего, процесс отслеживания исполнения бюджетов. Предусмотрены различные режимы контроля, в частности мягкий и жесткий. Анализ исполнения бюджетов может проводиться в различных разрезах, например, бюджета движения денежных средств — по статьям, а бюджета продаж — по товарам. При этом многими разработчиками хорошо продумано визуальное представление получаемой информации.

Кроме непосредственного контроля исполнения бюджетов необходимо проводить коррекцию бюджетных статей на фактические данные, следовательно, в программе должна быть реализована концепция текущего бюджета. Все рассматриваемые продукты позволяют делать это в том или ином формате. Кроме того, в программах реализованы методы анализа отклонений (так называемый план-фактный анализ), которые вместе с факторным анализом, анализом чувствительности, также реализованными во всех рассмотренных программах, позволяют принимать взвешенные управленческие решения.

Внедрение любой серьезной информационной системы, по сути дела, представляет собой инвестиционный проект: средства, вложенные в покупку лицензий и оплату услуг консультантов, с течением времени должны принести предприятию вполне реальные экономические выгоды. Иначе говоря, вложенные средства должны не только окупаться, но и приносить прибыль. В то же время любому финансовому менеджеру хорошо известно, что инвестиции экономически эффективны лишь тогда, когда они сделаны осознанно, в соответствии со стратегией развития предприятия и определенной технологией инвестирования.

Сказанное в полной мере относится к проектам внедрения автоматизированных систем бюджетирования. Ни покупка лицензий, ни оплата услуг консультантов сами по себе не могут гарантировать успех проекта. Успех приходит лишь тогда, когда выбор системы сделан осознанно, а внедрение ведется по определенным правилам.

Попытаемся представить собирательный образ системы бюджетирования, содержащий большинство функций и свойств различных систем. В сравнении с ним можно объективно определить достоинства, недостатки и особенности систем бюджетирования, представленных сегодня на российском рынке. Итак, рассмотрим элементы технологии бюджетирования и подходы в их автоматизации с четырех позиций:

· Состав и свойства информационных объектов системы бюджетирования.

· Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования.

· Организация работы пользователей с системой.

· Архитектура, платформа и средства интеграции.