Первое, на что стоит обратить внимание при рассмотрении системы – это состав ее информационных объектов. Они характеризуют информационную мощность системы – определяют, какими понятиями и в какой степени детализации можно оперировать при выполнении работ по бюджетированию.
1. Измерения бюджетных планов статей. Планирование и анализ бюджета – как правило, многомерная задача. Одни и те же цифры требуется рассматривать в разрезе организационно-штатной или финансовой структуры, в различных финансовых инструментах, в разрезе поставщиков, потребителей, продуктов и услуг. Все эти измерения бюджетных статей должны характеризоваться соответствующими справочниками. Как минимум, этих справочников в системе должно быть четыре:
- Организационно-штатная и финансовая структура. Этот справочник обязательно должен быть иерархическим и допускать неограниченную вложенность уровней структуры.
- Валюты, курсы.
- Продукты, услуги, материальные ценности.
- Клиенты, потребители и поставщики.
2. Статьи бюджета в разрезе перечисленных выше справочников объединяются в планы статей по своему назначению. Их должно быть как минимум три: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, а также бюджет активов и пассивов (баланс). Но, как правило, для более полного учета специфики работы предприятия, реализации определенной методики бюджетирования и создания удобных в эксплуатации рабочих мест применяются исходные и производные планы:
o бюджет продаж и бюджет закупок, в стоимостном и натуральном выражении, определяющие бюджет операционной деятельности (прямые доходы и расходы), бюджет размещения и привлечения ресурсов, бюджет по бизнес-направлениям, бюджет проектов – это далеко не полный список видов бюджетов, применяемых для построения бюджета доходов и расходов;
o смета капитальных вложений, план резервов, определяющие косвенные расходы и другие виды расходов, необходимые для получения общей картины доходов и расходов и движения денежных средств;
o бюджет движения финансовых ресурсов – специфичный для кредитных учреждений план, бюджет движения товаров, запасов, бюджет задолженности (БДДС в разрезе дебиторов и кредиторов), платежный календарь - средство контроля расходования средств;
o а также: управленческий баланс, финансовый план и другие вспомогательные таблицы, облегчающие расчет финансовых результатов.
3. Первичная информация, используемая при расчете плановых и фактических значений бюджетных статей. Ее наличие в системе бюджетирования является признаком развитых систем. Она устраняет ограничения «табличного» представления информации о бюджете, реализованного только в виде планов статей. К первичной информации для бюджетирования относятся:
o Бюджетные строки и бюджетные документы, заявки, сметы, контракты, договора, платежные документы и другие виды документов, на основании которых выполняется расчет значений статей.
o Объекты поддержки финансовой логики: аналитические и синтетические бухгалтерские счета с проводками, счета управленческого учета, механизмы двойной записи, показатели, нормативы.