2020-06-29
172
Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Соблюдение правил изготовления документов на печатающих устройствах обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.
Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 2 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 символов.
Текст документа печатают через полтора интервала, выравнивают по ширине, используют шрифт Times New Roman 14, в многостраничных документах нумеруют страницы по середине верхнего поля кроме первой.
Тема 2. Правила оформления реквизитов документов
| Наименование реквизита | Код реквизита | Требования к оформлению | Пример | Примечания | ||
| Государствен- ный герб РФ | 01 | Помещают в соответствии с Положением о Государственном Гербе РФ[1] | ||||
| Герб субъекта РФ | 02 | Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов РФ | Не воспроизводит- ся, если на бланке помещен герб РФ | |||
| Эмблема организации[2] (товарный знак, знак обслуживания) | 03 | Помещают в соответствии с Уставом (положением) организации | Не воспроизводит- ся, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ | |||
| Код организации | 04 | Проставляется в соответствии с общероссийским классификатором предприятий и организаций | ОКПО 0000000000 | Присутствует на бланке письма | ||
| Основной государствен- ный регистрационный номер юридического лица | 05 | Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами и означает номер записи в едином государственном реестре юридических лиц | ОГРН 0000000000 | Присутствует на бланке письма | ||
| Инн/кпп | 06 | Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ИНН для организаций 10-тизначный цифровой код, КПП – 9-тизначный цифровой код) | ИНН/КПП 0000000000/000000000 | Присутствует на бланке письма | ||
| Код формы документа | 07 | Проставляется в соответствии с общероссийским классификатором управленческой документации | ОКУД 0000000000 | Присутствует на бланке письма | ||
| Наименование организации | 08 | Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах.[3] | РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) | |||
| Справочные данные об организации | 09 | Указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и другие необходимые для осуществления ее деятельности сведения | Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел/факс (095) 718-78-74 E-mail: mail@unidad.ru | Присутствует на бланке письма | ||
| Наименование вида документа | 10 | Указывается в соответствии с Уставом (Положением) организации и требованиями УСОРД | ПРИКАЗ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ | Для писем, как правило, не указывается | ||
| Дата документа | 11 | Указывается дата подписания или утверждения (для протокола – дата заседания, для акта – дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год – четырьмя.[4] | 02.10.2006 02 октября 2006 г. | Если разрабатывает- ся несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании | ||
| Регистрацион- ный номер документа | 12 | Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр. | № 32/12-04 | Регистрацион- ный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций и проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа | ||
| Ссылка на регистрацион- ный номер и дату документа | 13 | Указывается номер и дата документа, на который дается ответ | На № 21/41-02 от 12.06.2003 | Применяется только в исходящих ответных документах | ||
| Указание на место составления (издания) документа | 14 | Указываются в соответствии с принятым административно-территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений | г. Волгоград Москва | Указываются, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09 | ||
| Сведения об адресате | 15 | Указываются наименования адресатов: организаций или структурных подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже) | Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В.А.Лагутину | При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно | ||
| Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 | ||||||
| О.П.Образцову ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 | ||||||
| Гриф утверждения документа | 16 | При утверждении должностным лицом – УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т.п.) – УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Электронные технологии» ____Л.В.Кузнецов «____»_____200_г. | Располагается в правом верхнем углу документа | ||
| УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 № 14 УТВЕРЖДЕНО Приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 № 82 | ||||||
| Резолюция | 17 | Указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата | Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003 Личная подпись Дата | В отдельных случаях допускается оформление резолюции на отдельном листе | ||
| Заголовок к тексту | 18 | Включает в себя согласованное с наименованием документом указание на краткое содержание последнего (обычно в предложном или родительном падеже). В строке должно быть не более 28 символов, точка после не ставится, переносы не допускаются, между строками один интервал, от левого поля или по центру в зависимости от шаблона | ПРИКАЗ О создании аттестационной комиссии ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Ведущего эксперта | Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться | ||
| Отметка о контроле | 19 | Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль штампом «К» или «Контроль» | Контроль К – в правом верхнем углу красными чернилами | |||
| Текст документа | 20 | Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связного текста или сочетания перечисленного. | ||||
| Отметка о наличии приложения | 21 | При наличии приложений к документу – Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация | Приложение: на 5 л. в 2 экз.
| |||
