Классификация документов

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)

КУРС ЛЕКЦИЙ

 

 

                                          Преподаватель: Кабанова Ксения Владимировна
  Раздел 1. Предмет и задачи курса «Документационное обеспечение управления»

Тема 1 Сущность понятий «Документационное обеспечение управления» и «Документирование управленческой деятельности»

Документационное обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Главная задача ДОУ – обеспечение эффективной работы организаций различного профиля, совершенствование управленческого труда, удешевление и сокращение управленческого аппарата.

История отечественного делопроизводства

Выделяют следующие этапы:

1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (Х-ХI в.) и в период феодальной раздробленности (ХI-XV вв.)

2. Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.)

3. Коллежское делопроизводство (XVII в.)

4. Министерское делопроизводство (XIX – начало XX вв.)

5. Советская эпоха государственного делопроизводства

Современное государственное регулирование ДОУ

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологи документационного обеспечения управления ведется по трем направлениям:

· Законодательное регулирование

· Стандартизация

· Разработка нормативно-методических документов.

Законодательное регулирование

Высшей правовой значимостью обладают законы РФ: Гражданский кодекс РФ; Закон РФ «О стандартизации» (1993 г.); Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г); Закон РФ «О языках народов РФ» (1991 г.); Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ» (1995 г.); Закон РФ «О государственной тайне» (1993 г.); Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) и другие.

Стандартизация

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Нормативно-методические документы

 Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991);

Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.);

Основные правила работы ведомственных архивов (1988);

Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996);

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.

Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ (вводится с 01.01.2004).

 Тема 2. Основные свойства, функции и признаки документа

Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение)

– сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.

– обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передача признаков от клетки к клетке; от организма к организму; одно из основных понятий кибернетики (наука об управлении, связи и переработке информации) (общенаучное понятие)

– сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами.

Требования, предъявляемые к управленческой информации

· Полнота

· Оперативность

· Достоверность

· Адресность

· Доступность для восприятия.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация.

Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Функции документа

· Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека).

· Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).

· Внешние связи предприятия обеспечивает коммуникативная функция документов.

· Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов).

· Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус).

Классификация документов

по способу документации:

 рукописные;

 электронные;

 графические;

 кино-, фото-, фонодокументы;

 по сфере использования:

 организационно-распорядительные;

 финансово-бухгалтерские;

 научно-технические;

 по труду;

 отчетно-статистические и другие

 по месту составления:

 входящие (поступившие в организацию);

 исходящие (отправленные из организации);

внутренние (составленные и использованные в самой организации);

  по грифу ограничения доступа:

открытые (несекретные);

 с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности», «Коммерческая тайна»).

  по происхождению:

официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

личные (касающиеся интересов конкретного лица и являются именными).

 по юридической значимости:

подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

 копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

дубликаты (повторные экземпляры подлинного документа, имеющие юридическую силу).

 по форме изложения:

индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);

типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);

по срокам хранения:

постоянного хранения;

долговременного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до10 лет).