Документация по учету готовой продукции

Все операции по движению (поступлению, перемещению, расходованию) запасов должны оформляться первичными учетными документами.

Готовая продукция поступает из производства на склад на основании приемосдаточных накладных, актов, спецификаций и других аналогичных документов.

Поступление из производства готовой продукции оформляется накладными, приемными актами и другими первичными документами.

Отпуск готовой продукции покупателям оформляется, как правило, накладными. В качестве типовой формы накладной можно использовать «Расходная накладная».

В зависимости от отраслевой специфики организации могут применять специализированные формы накладных и других первичных документов с указанием в них обязательных реквизитов. Основанием для выписки накладных являются распоряжения руководителя организации или уполномоченного лица, а также договор с покупателем (заказчиком). Основанием для выписки накладных являются распоряжения руководителя организации или уполномоченного им лица, а также договор с покупателем (заказчиком).

Товары от поставщиков, как правило, поступают в организацию с сопроводительными документами (накладными, счетами- фактурами и т.п.).

Оформление и учет торговых операций осуществляется с использованием унифицированных форм первичной учетной документации. Основные формы приведены в таблице 1.

Таблица 1. Первичные документы по движению готовой продукции (работ и услуг)

Методическими рекомендациями по учету материально-производственных запасов рекомендуется следующий порядок учета отпуска готовой продукции.

Расходные накладные выписываются в бухгалтерии в двух экземплярах, и там же накладная регистрируется в журнале регистрации накладных. Накладные должны быть подписаны бухгалтером или лицом им уполномоченным.

Из бухгалтерии подписанные накладные передается мастеру (или другому материально ответственному лицу), материальное лицо подписывает накладную, потом передаются водителю, который перевозит товар. Когда товар доставляется до места (по адресу) получатель обязан расписаться в получении продукции. Одна накладная остается у получателя, другая накладная передается в бухгалтерию по описи, где делают отметки о вывозе в журнале регистрации накладных на вывоз (продажу) готовой продукции.

Товары от поставщиков, как правило, поступают в организацию с сопроводительными документами (накладными, счетами - фактурами и т.п.).

Приемка товаров, поступивших от поставщиков, производится по товарной - накладной (форма № ТОРГ-12). Данной накладной оформляется приемка товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Оформляется товарной накладной (форма № ТОРГ-12) в 2-х экземплярах. Один экземпляр прикладывается к товарному отчету, а другой - вручается покупателю и является основанием для обмена товара или получения денежной суммы за данный товар. Приемка товара производится по фактическому наличию.

Акт об оказании услуги - это отображение факта оказания каких-либо услуг, сроков их выполнения и общей стоимости.
Основанием составления акта является договор об оказании услуг. Документ двусторонний, составляется в двух экземплярах, которые подписывают обе стороны (заказчик и исполнитель). Первый экземпляр остается у исполнителя, а второй передают заказчику услуг.

Акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование и дату составления документа;

- наименование организации-заказчика в соответствии с учредительными документами;

- подробное описание услуг;

- измерители предлагаемых услуг (натуральное и денежное выражение);

- ФИО должностных лиц, ответственных за оказание прописанных в договоре услуг, а также их подписи;

- оттиски печатей обеих организаций (заказчика и исполнителя).

Бланк Требования-накладной по форме № М-11 применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Данная накладная составляется в двух экземплярах. Один остаётся на сдающем складе, другой направляется принимающему.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Накладная применяется для учета передачи готовой продукции из производства в места хранения.

Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр служит сдающему структурному подразделению основанием для списания продукции, а второй - принимающему складу для оприходования продукции (ценностей).

Накладная подписывается материально ответственным лицом сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию для учета движения продукции.

Акт сверки взаиморасчетов представляет собой документ, отображающий расчеты двух организаций за определенный срок. Составлением акта сверки взаиморасчетов занимается непосредственно бухгалтерия предприятия. Бланк данного документа составляется в двух экземплярах, которые подписываются двумя должностными лицами: бухгалтером и руководителем предприятия. Оба экземпляра акта обязательно визируются печатью. Один экземпляр остается на предприятии, другой - передается контрагенту. Данные акта сверки организации, являющейся инициатором сверки должны полностью совпадать с данными предприятия-контрагента. В противном случае в конце документа должна фиксироваться информация, касающаяся имеющихся расхождений.

Для контроля за подписанием акта сверки следует указать сроки, в течение которых документ должен быть возвращен предприятию. Это касается и суммы долга, подлежащего уплате. Пункт по поводу сроков предварительно должен быть внесен в договор контрагента.

Акт сверки взаиморасчетов является основанием для прерывания срока исковой давности, который составляет 3 года. Если должник подписывает акт сверки в течение данного периода времени, он, таким образом, признает свой долг и обязан его погасить.

Если у организации нет споров по поводу имущества, акты сверок взаиморасчетов могут подписываться только главными бухгалтерами обеих организаций.

Обычно акты сверок производятся по какому-либо договору поставки или согласно счет-фактуры. Возможны сверки и по всем коммерческим операциям за определенный период времени, интересующий организацию-контрагента.