Создание подстановочного поля

1 2

Практическая работа №31

Создание учебной базы данных и работа с ней

Создание Схемы данных

Необходимо связать таблицы Сотрудники, Итоги, Разряды.

Перед создание Схемы данных, проверьте, чтобы все таблицы были закрыты.

1. Выполните команды: лента Работа с базами данных – пиктограмма Схема данных

2. Откроется окно Схемы данных. В пустом поле нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт Добавить таблицу.

3. Последовательно добавьте таблицы Итоги, Сотрудники, Разряды, для этого щелкните на название таблицы и нажмите кнопку добавить. Закройте добавление таблиц кнопкой закрыть.

В итоге в окне «Схема данных»должны быть представлены три вышеназванных таблицы со списками полей.

4. В списке полей таблицы Сотрудники выделить щелчком левой кнопки мыши поле Код, нажмите левую кнопку мыши и переведите курсор к полю КодСогрудника таблицы Итоги.

В диалоговом окне «Изменение связей» будет указано, что создается связь между двумя таблицами по типу отношения «один-к-одному» по полям Код и КодСотрудника.

В этом диалоговом окне щелчком мыши отметьте «Обеспечение целостности данных». Нажмите кнопку Создать.

После этого в окне «Схема данных» появится связь в виде линии между таблицами Сотрудники и Итоги.

5. В окне «Схема данных» в таблице Разряды выделить поле Разряд и при нажатой кнопке мыши переведите курсор мыши к одноименному полю таблицы Сотрудники.

В открывшемся диалоговом окне «Изменение связей» будет указано, что создается связь между двумя таблицами по типу отношения «один-ко-многим».

В этом диалоговом окне отметьте пункты «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей».

Нажмите кнопку Создать.

В итоге в окне «Схема данных» появится связь в виде линии между таблицами Разряды и Сотрудники.

6. Закрыть окно «Схема данных » щелчком по кнопке Закрыть.

Корректировка данных таблицы

Создание подстановочного поля

Таблицы Разряды и Сотрудники связаны по полю Разряд (тип связи «один-ко-многим»). Значения поля Разряд в таблице Сотрудники должны соответствовать значениям одноименного поля в таблице Разряды. Создадим подстановочное поле в таблице Сотрудники для заполнения поля Разряд.

Для создания подстановочного поля необходимо выполнить следующие действия.

- Откройте таблицу Сотрудники в режиме конструктора.

- Сделайте поле Разряд текущим.

- В нижней части окна конструктора таблиц (Свойства поля) перейдите на вкладку «Подстановка»

- В строке «Тип элемента управления» выберите из раскрывающегося списка «Поле со списком»

- В строке «Тип источника строк» выберите «Таблица или запрос»

- В строке «Источник строк» выберите из списка таблицу Разряды

- Сохраните изменение структуры таблицы Сотрудники

Результат:

Для заполнения поля Разряд в таблице Сотрудники щелчком мыши надо будет раскрыть список и выбрать из него требуемое значение.

Кроме того, после занесения одной записи в таблицу Сотрудники можно раскрыть подтаблицу и заполнить значениями поля таблицы Итоги. Подобным образом можно занести все записи в таблицы Сотрудникии Итоги.