Технология Канбан (Kanban) - Японский метод организации работы

Системы класса Time Management

1. Microsoft To-Dо

2. TimeMaster

3. Remember The Milk

4. TickTick

5. Any.do

6. Google Keep

7. Todoist

8. Omnifocus

9. MyLifeOrganized

10. WeDo

11. WorkFlowy

12. WEEEК

13. Trello

14. KanbanFlow

15. Kanbanote - приложение Evernote

 

Технология GTD - Getting Things Done

В переводе с англ. — «доведение дел до завершения», «как привести дела в порядок») — методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге.

GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач (бывают исключения в случаях, когда несколько задач по разным проектам взаимосвязаны), перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель.

Таким образом, разум человека, освобождённый от запоминания того, что должно быть сделано, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее («какое следующее действие нужно совершить?»).

В тайм-менеджменте приоритеты обычно играют центральную роль. Аллен предлагает 2 других элемента — контроль и видение. Для их реализации Аллен использует три базовых модели:

1. управление рабочим процессом;

2. 6-уровневая модель обзора работы;

3. естественный метод планирования.

Управление рабочим процессом, используется для того, чтобы взять под контроль все задачи и поручения. Управление рабочим процессом состоит из пяти фаз:

1 сбор;

2 обработка;

3 организация;

4 обзор;

5 действия.

 

Шестиуровневая модель обзора работы, для виденья перспективы задач и поручений. По восходящей линии:

1 текущие дела;

2 текущие проекты;

3 круг обязанностей;

4 ближайшие годы (1—2 года);

5 пятилетняя перспектива (3—5 лет);

6 жизнь.

Аллен рекомендует еженедельный обзор по различным уровням. Виденье, полученное из этих обзоров, позволяет управлять личными приоритетами, которые, в свою очередь, определяют приоритет того, нужно ли выполнять и когда выполнять конкретные задачи и поручения, собранные во время процесса управления рабочим процессом.

Во время еженедельного обзора человек анализирует контексты задач и раскладывает их по соответствующим спискам. Примерами группирования аналогичных задач является составление списка необходимых телефонных звонков или списка поручений, которые нужно выполнить. Правила формирования контекстных списков могут быть определены наличием инструмента или присутствием персоны\группы, с которыми нужно что-то обсудить или ознакомить.

Аллен подчёркивает, что первых двух моделей достаточно для получения контроля и виденья в большинстве задач и проектов. Однако, существуют некоторые случаи, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления. Для этого используется третья главная модель —

Естественный метод планирования. В то время как в управлении рабочим процессом делается «горизонтальная фокусировка» на выполнении индивидуальных задач, в естественном методе планирования делается «вертикальная фокусировка» на планировании проектов и продумывании тем. Модель планирования состоит из 5 стадий:

1 определение цели и принципов;

2 виденье желаемых результатов;

3 мозговой штурм;

4 организация;

5 определение следующего конкретного действия.

GTD облегчает этот процесс, основываясь на хранении, отслеживании и использовании подробной информации, связанной с выполняемой задачей. По предположению Аллена многие из провалов, с которыми мы сталкиваемся, были вызваны недостаточным 'первоначальным' планированием (то есть, когда ещё выяснялось, что необходимо достигнуть и какие конкретные действия для этого необходимы). Важно продумать это заранее, создав такую последовательность действий, которую можно будет выполнить без возвращения к планированию.

Аллен утверждает, что «система напоминания» нашего разума неэффективна и редко напоминает нам о том, что мы должны и можем сделать в данный момент и в данном месте. Следовательно, информация о «следующих конкретных действиях», контекстно связанных с данным моментом и местом, может послужить внешней поддержкой, которая гарантирует, что мы сделаем себе правильные напоминания в нужное время.

Таким образом  GTD основано на ведении дополнительных записей.

Технология Канбан (Kanban) - Японский метод организации работы

Канбан — это интерактивная карта вашей занятости. Один из самых распространённых и доступных её вариантов — доска со стикерами, помогающая выполнять работу точно в срок. Само слово «канбан» переводится с японского как «рекламный щит». Оно пришло к нам с завода Toyota, где так называют систему организации производства.

В зависимости от положения стикера на доске и от цвета стикера дела распределяются на различные категории: приоритные, маловажные, завершенные и пр. А также учит не распыляться на второстепенные, неважные в данный момент занятия и не брать на себя слишком много обязательств.

В системе канбан всего два главных правила:

1 - Нужно визуализировать свой рабочий процесс. Это помогает увидеть вашу реальную загрузку и, если нужно, изменить её.

2 - Необходимо ограничить количество задач, над которыми вы работаете активно. Часто для иллюстрации этого правила приводят в пример жонглёра: чем больше предметов он берёт в руки, тем выше шанс что-то разбить.

Что значит – визуализировать? Можно использовать любой удобный для вас вариант: доску, холодильник с магнитами, блокнот, специальные приложения и так далее. Главное, чтобы вы расчертили минимум три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Их нужно заполнить стикерами или надписями, чтобы в любой момент увидеть, какая у вас в данный момент загруженность.

 

Также можно добавить колонку «Ожидание» для несрочных задач. Либо любые другие колонки, например «Отдых» (с задачами «заказать пиццу», «покататься на лыжах» и так далее).

Работает это просто: вы переносите стикеры (или записи) из одной колонки в другую по мере выполнения задач.

Что это дает? Возможность получить эффективную обратную связь. Когда вы переносите стикер в столбец «Сделано», мозг получает конфетку: задача выполнена, можно отдохнуть или приступать к новой. Со временем у вас выработается привычка приступать к новой задаче только после того, как предыдущая завершена. А значит, в идеале не будет незаконченных дел.

Как определить, сколько задач я могу выполнить? Опытным путём. Начните использовать персональный канбан, и со временем узнаете, какова ваша «пропускная способность». Она может меняться в зависимости от сложности задач, вашего состояния и настроения. Выберите минимум, а затем повышайте планку.

Кстати, это хорошая защита от выгорания на работе. Вы научитесь управлять своей нагрузкой без ущерба карьере.