Этикет составления деловой корреспонденции

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Экономисты досчитали, что на составление служебных документов и работу с ними некоторые категории работников аппарата управления тратят от 30 до 70% рабочего времени. От правильного составленного приказа, корректно написанного письма во многом зависят хорошие отношения в коллективе, с деловыми партнерами и, в конечном счете, успех дела.

Корреспонденция деловой этикет

Большое место среди служебных документов занимают деловые письма, которые составляются по самым различным поводам. Толково, грамотно составленное письмо служит одним из действенных средств достижения делового успеха.

При составлении делового письма важно соблюдать следующие требования:

Первое правило деловой корреспонденции - первое же предложение начните с благодарности

Необходимо помнить о тех, кому вы обращаетесь, учитывать потребности, возможности и желания. Необходимо не только определить, что вы хотите сказать, но и какой ответ намерены получить

Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое он хочет передать, или вопрос, ответ на который он хочет получить, и точно знать, как это выразить в понятной и сжатой форме.

Текст письма должен быть простым, конкретным, логичным, без двусмысленностей, допускающих несколько толкования, чтобы адресат мог понять его содержание.

Письмо составляется только по одному вопросу. Текст письма разбивается на абзацы, в каждом из которых должен затрагиваться лишь один аспект данного вопроса. Письмо должно быть убедительным, с достаточной аргументацией.

Объем делового письма, как правило, не должен превышать двух страниц машинописного текста, однако исполнитель ни в коем случае не должен ради краткости жертвовать вежливостью тона.

Следует учитывать, что восприятие письма во многом зависит не только от содержания, но и от конверта, бланка фирмы. Деловые письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандартам и имеющих установленный набор обязательных элементов.

Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.

В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместным или неоправданным употреблением иностранных слов, ненужными или непонятными адресату сокращения и т.п. Нужно помнить, что существует официально установленные требования к оформлению документов.

Порядок делового письма

Особое внимание надо уделить структуре делового письма. Есть принятые правила деловых писем, нарушать которые нельзя. В каждом деловом письме структура всегда одинакова:

1) наименование организации отправителя;

2) дата написания письма;

3) адрес получателя с указанием конкретного человека, которому письмо предназначено;

4) указание цели или темы письма;

5) основной текст;

6) заключение;

7) подпись отправителя.

Вступительное обращение к корреспонденту

Прежде всего, отправитель письма должен обратить внимание на правильность фамилии адресата и его титулования (по рангу или по должности) фактически это не более чем требования обычной вежливости. Далее необходимо точно придерживаться в тексте письма и в конце его предписанных форм вежливости. Эти формы обеспечивают уважение служебного положения отправителя и адресата, и всякое изменение этих форм может быть понято, как преднамеренное игнорирование этикета или недостаточное проявление уважения.

Письмо всегда начинается со слов, которые зависят от степени близости с адресатом, например, «Уважаемый» или же «Дорогой». Различные обращения, такие как «господин», «госпожа», «заместитель директора» и др. нельзя сокращать. Сокращение может показать, что вы неуважительно относитесь к получателю. Даже если вы в хороших отношениях с получателем письма и в жизни общаетесь на «ты», в деловом письме допускается обращение только на «Вы».

Требования к написанию делового письма

1) В документах, состоящих из двух и более страниц, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, причем на первой странице цифра «1» не ставится. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10-15 мм от верхнего края.

2) Текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкого формата допустимо печатать через один интервал.

3) Реквизиты, составляющие из нескольких строк, печатаются через один интервал.

4) Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности.

5) Дата в служебных документах может оформляться любым из следующих способов: 20.05.95 или 20.05.1995. После цифр, обозначающих год, точка не ставится.

Заключение

Каждое деловое письмо требуется правильно закончить. Поставить одну лишь подпись считается неприемлемо. Перед ней обязательно должна быть фраза «Искренне Ваш» или же «С уважением». Все снова зависит от степени близости с человеком, кому письмо предназначено.

И последнее: деловая переписка по почте предполагает, что не на каждое письмо надо отвечать. Так, если вам пришло письмо-презентация, вы вовсе не обязаны отвечать на него. Ответ будет в случае, если вы заинтересованы в приобретении товара или услуги, указанной в письме. На все остальные деловые письма вы обязаны ответить в течение 10 дней с момента их получения.