Документальное оформление движения материалов
Для учета движения материалов используется типовая документация.
Поступление материалов на склад оформляют следующими документами:
· приходный ордер (ф. М-4);
· акт о приемке материалов (ф. М-7).
При поступлении материалов от поставщиков заведующий складом проверяет соответствие их фактического количества документальным данным поставщика и, если расхождений нет, выписывает приходный ордер на все количество поступившего груза в одном экземпляре в день поступления материалов.
Акт о приемке материалов применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов (неотфактурованные поставки) и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации.
Акт составляется в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета суммы недостачи или излишков; второй — передается в отдел маркетинга для предъявления претензии поставщику.
|
|
Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую выписывает грузоотправитель в 4-х экземплярах:
· первый — служит основанием для списания материалов у грузоотправителя;
· второй — для оприходования материала получателем;
· третий — для расчетов с автотранспортной организацией;
· четвертый — для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу
Поступление на склад отходов производства, а также внутреннее перемещение материалов оформляют требованием-накладной, которую выписывают в двух экземплярах цехи-сдатчики.
Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуют на основании акта об оприходовании материальных ценностей.
Подотчетные лица приобретают материалы в организациях розничной торговли, у других организаций и кооперативов, у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный чек или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования, количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца.
Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица.
Расход материала со склада на производственные и хозяйственные нужды оформляют следующими документами:
|
|
· Лимитно-заборная карта (ф. М-8);
· Требование-накладная на отпуск материалов (ф. М-11);
· Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. М-15).
Лимитно-заборная карта выписывается отделом маркетинга на один или несколько видов материалов, относящихся к определенному производственному заказу в двух экземплярах. Один экземпляр передают на склад, другой в цех — получателю. Кладовщик записывает количество отпущенного материала в обеих картах и сразу определяется остаток лимита. Расчет потребности необходимого вида материалов для выполнения программы осуществляет производственный отдел.
Лимитно-заборные карты используют при постоянном, систематическом отпуске материалов.
Для оформления однократного отпуска материалов на хозяйственные нужды используют требования-накладные на отпуск материалов. Их выписывают в двух экземплярах, один передается получателю, другой — складу.
Отпуск материалов сторонним организациям оформляют накладной на отпуск материалов на сторону. Ее выписывает отдел маркетинга в двух экземплярах на основании договоров. Один экземпляр остается на складе, другой передается получателю. При перевозке материалов автотранспортом выписывается товарная накладная в 4-х экземплярах.
Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» (Закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ) с 1 января 2013 г. организации могут отказаться от большей части унифицированных форм по учету материалов и разработать свои, утвердив их приказом руководителя или в учетной политике.
Разрабатывая свои формы первичных документов, организация вправе сократить их количество, объединив несколько форм в одну, тем самым упростив документооборот по учету материалов.
Учет производственных запасов на складе
Порядок учета материально-производственных запасов на складе и в бухгалтерии зависит от метода их учета.
Существуют следующие методы учета производственных запасов:
· количественно-суммовой;
· с помощью отчетов материально ответственных лиц;
· оперативно-бухгалтерский (сальдовый). Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский. Он предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов и осуществляется в карточках учета материалов (ф. М-17). Карточки открывает бухгалтерия на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом.
По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер и регистрирует его в карточке учета материалов в графе «Приход».
На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований) в карточке регистрируется расход материала.
В карточке после каждой записи выводится остаток.
Кладовщик в установленные графиком сроки сдает в бухгалтерию первичные документы и составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (ф. М-13) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся.
По состоянию на первое число каждого месяца материально ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в ведомость учета остатков материалов (ф. М -14).
Эта ведомость открывается бухгалтерией на год по каждому складу Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца.
Работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на карточках.
Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода учета следующие:
· оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек учета материалов, которые ведутся материально ответственными лицами;
|
|
· систематический контроль работниками бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов данным текущего складского учета;
· осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а при наличии вычислительной установки — также в разрезе номенклатурных номеров;
· систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.