11.1. При приеме архивных документов из источника комплектования не допускается их размещение в архивохранилище без:
предварительной выдержки в карантинном помещении (при наличии);
проверки физико-химического, технического и биологического состояния, а также на наличие скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и других посторонних предметов;
выявления вида основы носителей кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и проверки кинодокументов на нитрооснове на стабильность;
проверки аудиовизуальных и электронных документов на физически обособленных носителях на возможность воспроизведения (считывания) записанной информации, соответствие их характеристик сопроводительной технической документации, отсутствие вредоносного программного обеспечения;
очистки от пыли и перемотки кинодокументов на пленке и фонодокументов на магнитной ленте;
обеспыливания первичных средств хранения и корешков, очистки от загрязнений фотодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях.
|
|
11.2. Архив проводит акклиматизацию поступивших на хранение архивных документов.
11.3. При обнаружении физико-химических и технических дефектов, биологического поражения архивных документов архив и организация - источник комплектования составляют акт произвольной формы, отражающий выявленные недостатки и меры по их устранению.
Архивные документы с выявленными физико-химическими, техническими дефектами возвращаются передающей стороне для устранения таких дефектов и санитарно-гигиенической обработки (дезинфекции, дезинсекции) архивных документов.
11.4. Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится:
в ходе проверки наличия и состояния архивных документов;
в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации;
при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища;
при других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.
11.5. При полистной проверке физического состояния выявляются архивные документы на бумажном носителе с:
повышенной влажностью; биологическими поражениями; дефектами бумаги и текста.
11.6. При проверке физико-химического и технического состояния аудиовизуальных документов определяются:
состояние упаковки;
наличие стандартных ракордов;
техническое состояние поверхности и перфорационных дорожек и склеек;
наличие загрязнений и механических повреждений;
стабильность пленки на нитрооснове;
шаг перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;
|
|
коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя; наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);
электроакустические характеристики;
параметры видеодокументов в видеоканале; качество изображения;
наличие размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков носителя записи;
наличие коррозии на поверхности металлических граморигиналов; наличие уксусного синдрома триацетатной пленки;
воспроизводимость;
наличие внешних повреждений носителей;
потребность в миграции на новые носители.
11.7. При проверке физико-химического и технического состояния электронных документов определяются:
состояние упаковки (только для физически обособленных носителей);
наличие вредоносного программного обеспечения;
воспроизводимость;
наличие внешних повреждений (только для физически обособленных носителей);
потребность в миграции на новые носители (только для физически обособленных носителей);
потребность в конвертации в другие форматы.
11.8. По результатам проверки физико-химического и технического состояния архивных документов составляется акт в произвольной форме, в котором отражается необходимость (отсутствие необходимости) проведения их физико-химической и (или) технической обработки (согласно главе XII Правил) и, в зависимости от состояния документов, указываются рекомендуемые сроки проведения следующей проверки.
11.9. Архив ведет учет физико-химического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.
Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражаются:
1) для документов на бумажном носителе:
в листе-заверителе дела;
в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;
в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;
в карточке учета архивных документов с повреждениями текста;
в картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов;
2) для аудиовизуальных документов - в карточке учета технического состояния кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента, видеодокумента;
3) для электронных документов - в карточке учета технического состояния носителя электронного документа (только для электронных документов на физически обособленных носителях).