XXVIII. Учет особо ценных и уникальных документов

 

28.1. Уникальные документы подлежат учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации, порядок ведения которых определяется соответствующими уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела³⁹.

28.2. Учет особо ценных документов ведется по:

списку фондов, содержащих особо ценные документы;

описям особо ценных дел, документов.

При отнесении архивных документов к особо ценным в описях дел, документов в графе “Примечания” напротив заголовков соответствующих единиц хранения (единиц учета) проставляется отметка “ОЦ”. В других учетных документах отметка “ОЦ” добавляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов. Данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения (единиц учета).

Описи особо ценных дел, документов составляются на особо ценные документы архивного фонда с сохранением за ними прежних учетных номеров.

Архив вправе вместо описи особо ценных дел, документов использовать копию описи дел, документов, в которой особо ценные документы составляют более половины. В конце копии описи дел, документов указывается количество особо ценных единиц хранения (единиц учета).

Описи особо ценных дел, документов и копии описей дел, документов, в которых особо ценные составляют более половины, учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

 

XXIX. Особенности учета аудиовизуальных документов

 

29.1. Номера единиц хранения с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов.

29.2. Количество фотоотпечатков в фотоальбоме и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется:

фотоотпечатков в фотоальбоме - во внутренней описи фотоальбома и в соответствующей графе описи фотоальбома;

единиц хранения других аудиовизуальных документов - в соответствующих графах их описей.

При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов:

единицы хранения кинодокументов и видеодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;

единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов;

единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров.

 

XXX. Особенности учета электронных документов

 

30.1. В описи электронных дел, документов учитываются электронные дела, документы как на физически обособленных носителях, так и включенные в информационную систему архива. При этом основной и рабочий экземпляры учитываются в описи под одним порядковым номером.

К описи электронных дел, документов прилагаются реестры документов электронного дела, в которых указываются файлы, составляющие электронные документы, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов.

30.2. Описи электронных дел, документов учитываются в реестре описей дел, документов согласно пункту 23.2 Правил.

 

XXXI. Учет копий архивных документов на правах подлинников

 

31.1. Копиями архивных документов на правах подлинников являются включенные в соответствии с законодательством Российской Федерации⁴⁰ в состав Архивного фонда Российской Федерации:

микрофильмы (микрофиши) архивных документов, изготовленные и оформленные фондообразователем;

копии архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц;

копии архивных документов, перемещенных в СССР в результате Второй мировой войны и находившихся на территории Российской Федерации, подлинники которых возвращены в страны их происхождения.

31.2. Копии архивных документов на правах подлинников, переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи дел, документов, в которой напротив заголовков единиц хранения (единиц учета) в графе “Количество листов” через дробь указывается также количество кадров, отснятых с единицы хранения.

Копии архивных документов на правах подлинников, изготовленные с подлинных документов, которые утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, а также копии перемещенных документов, подлинники которых возвращены в страны их происхождения, формируются в архивные коллекции, которые учитываются в списке фондов (приложение № 5 к Правилам) в соответствии с пунктами 23.2, 26.2 Правил.

Копии архивных документов на правах подлинников формируются в единицы хранения (единицы учета), которые учитываются в описях дел, документов по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях.

31.3. За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, принимается физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш. Каждая единица хранения учитывается в описи дел, документов под самостоятельным номером. В итоговой записи к описи дел, документов, наряду с количеством единиц хранения микрокопий, указывается суммарное количество составляющих их кадров.