Распечатка текстов, копирование и сохранение в файл

2.7.1. Режим предварительного просмотра

Если Вы хотите распечатать документ или его фрагмент на принтере, Вы можете сначала просмотреть, как текст документа будет выглядеть после распечатки:

Чтобы перейти к следующей или предыдущей странице, воспользуйтесь кнопками След. лист и Пред. лист соответственно.

Можно перейти в режим просмотра сразу двух страниц, нажав кнопку Два листа.

Чтобы вернуться к режиму просмотра одной страницы, нажмите кнопку Один лист.

Вы можете увеличить или уменьшить картинку, воспользовавшись кнопками Увеличить и Уменьшить, либо щелкнув левой кнопкой мыши по изображению страницы.

Чтобы оценить количество листов, необходимых для распечатки документа, используйте клавиши Ctrl-L. Подсчет количества страниц больших документов может занять определенное время.

Чтобы приступить к печати текста документа, нажмите кнопку Печать... Появится диалоговое окно мастера печати.

Чтобы вернуться к работе с системой, нажмите кнопку Закрыть.

 

2.7.2. Распечатка документа или списка

Вы можете распечатать документ или его фрагмент на принтере.

Если Вы хотите сначала просмотреть, как текст документа будет выглядеть после распечатки:

Выберите команду Предварительный просмотр из меню Файл. Появится диалоговое окно с изображением страницы.

Для того чтобы распечатать документ на принтере:

1. Выберите команду Печать в меню Файл. Если Вы хотите распечатать не весь документ, а только его фрагмент, сначала выделите нужную часть.

2. В появившемся диалоговом окне установите параметры печати:

а) при необходимости выберите принтер для печати и задайте его параметры, нажав кнопку Настроить;

б) укажите, печатать весь документ, только выделенный фрагмент либо определенные страницы;

в) задайте число копий;

д) в поле Качество выберите разрешение принтера число точек дюйм (лучшее качество соответствует большим значениям).

3. Нажмите кнопку OK для распечатки документа.

 

2.7.3. Запись в текстовый файл

Для того чтобы записать текущий документ или список в файл:

1. Выберите команду Сохранить в меню Файл. Появится диалоговое окно записи документа в файл.

2. В полях Устройства и Каталоги укажите диск и каталог, в который нужно записать файл, в поле Файл введите имя файла в соответствии с требованиями операционной системы Windows.

3. В поле Тип выберите, в каком формате нужно записать файл:

4. Нажмите на кнопку OK.

 

2.7.4. Копирование в Буфер обмена

Вы можете скопировать текст документа в Буфер обмена, а затем вставить его в другую программу.

Для того чтобы скопировать текст документа в Буфер обмена:

1. Выделите нужную часть документа..

2. Выберите команду Копировать в меню Правка.

Затем выполните команду Вставить (Paste) в той программе, куда Вы хотите перенести текст документа.

Если используемая программа поддерживает формат RTF, сохраните вставленный текст в этом формате. При этом будут сохранены все стили и цветовые выделения, используемые в системе Гарант.

 

2.7.5. Экспорт в Microsoft Word

Для того чтобы сохранить текущий документ или список (или выделенную часть документа/списка) в одном из форматов Microsoft Word:

1. Перейдите к нужному документу или списку и выберите команду Копировать в Microsoft Word в меню Правка.

Если Вы хотите копировать только часть документа/списка, выделите сначала нужный фрагмент (для копирования всего документа достаточно просто его открыть).

2. Запуск Microsoft Word произойдет автоматически. Если Word уже был запущен, то документ будет экспортирован в новое окно.

3. Переключитесь в окно Microsoft Word и сохраните появившийся документ в одном из форматов MS Word.

Замечание. Если Вы хотите сохранить документ или список в формате RTF, Вы можете сделать это быстро, не запуская Word'а. Для этого используйте команду Сохранить... в меню Файл. Заполните поля в появившемся диалоговом окне, и в поле Тип выберите RTF текст.

 

2.7.6. Открытие документа Microsoft Word

В системе Гарант ряд документов, содержащих заполняемые формы или таблицы, сопровождается встроенными шаблонами в формате Microsoft Word. Такие шаблоны являются редактируемыми копиями этих форм и таблиц. В тексте документа шаблоны изображаются как обычные ссылки с соответствующими комментариями. Чтобы открыть шаблон для заполнения, достаточно щелкнуть мышью по ссылке:

1. Щелкните левой кнопкой мыши по ссылке на заполняемый шаблон. Появится диалоговое окно, предлагающее Вам выбрать действие - сохранение документа в файл или открытие его редактором MS-Word. При этом можно выбрать один из двух способов открытия документа. Рекомендуется использовать тот способ, который на Вашем ПК обеспечивает наиболее быстрое открытие документа.

Примечание. Если в настройках системы на закладке MS-Word отмечен пункт «не показывать диалог..», то этот диалог будет пропускаться. Тогда при щелчке по ссылке оболочка сразу выполнит то действие, которое указано Вами в настройках. Кроме того, отказаться от показа диалога можно непосредственно в нем, отметив соответствующую галочку.

2. При выборе «открытия документа..» запуск Microsoft Word произойдет автоматически. Если Word уже был запущен, то документ будет загружен в новое окно редактора.

3. При выборе «сохранения документа..» откроется диалоговое окно записи в файл. Шаблон будет сохранен в формате.RTF.

 

2.7.7. Открытие документа Microsoft Excel

Ряд документов системы Гарант сопровождается встроенными электронными таблицами в формате Microsoft Excel. Чтобы открыть электронную таблицу для сохранения, просмотра или редактирования, достаточно щелкнуть мышью по ссылке на эту таблицу. В зависимости от настроек системы либо запустится MS Excel и таблица будет открыта, либо будет задан вопрос о дальнейших действиях.

1. Щелкните левой кнопкой мыши по ссылке на таблицу. Появится диалоговое окно, предлагающее Вам выбрать действие - сохранение документа в файл или открытие его в редакторе MS Excel. Разумеется, для успешного открытия формы MS Excel этот программный продукт должен быть установлен в вашей операционной системе.

Примечание. Если в настройках системы на закладке Word / Excel (раздел «Таблицы Excel») отмечен пункт «Не показывать диалог выбора..», то этот диалог будет пропущен, а при щелчке по ссылке Гарант сразу выполнит действие, выбранное Вами в настройках. Кроме того, отказаться от показа диалога можно, отметив галочку «Больше не показывать..», расположенную непосредственно на диалоге. По умолчанию в дальнейшем будет выполняться то действие, на котором Вы остановили свой выбор в этом диалоге.

2. При выборе «Открыть..» запуск MS Excel произойдет автоматически. Если Excel уже был запущен, то таблица будет загружена в новое окно редактора.

3. При выборе «Сохранить на диск..» откроется диалоговое окно записи в файл. Вы сможете выбрать каталог и указать имя файла, в который следует сохранить таблицу. Таблица будет сохранена с расширением XLS.

 

2.7.8. Выделение фрагмента текста

Чтобы распечатать или поместить в Буфер обмена фрагмент документа, либо выполнить экспорт фрагмента в Microsoft Word, этот фрагмент сначала нужно выделить. Чтобы выделить нужный фрагмент, «закрасьте» его, удерживая нажатой левую кнопку мыши.

Вы можете продолжить выделение, удерживая нажатой клавишу Shift. Чтобы отметить несколько фрагментов, при выделении держите нажатой клавишу Ctrl.

Вместо левой кнопки мыши можно также использовать стрелки и клавиши PageUp или PageDown. Будет выделяться фрагмент текста, начинающийся от верхней видимой границы окна с документом. Клавиши PageUp или PageDown особенно удобны для выделения больших по объему фрагментов текста.

Чтобы быстро выделить весь документ, выберите команду Выделить Все в меню Правка или нажмите клавишу Gray +.

Чтобы отменить выделение, выберите команду Отменить Выделение в меню Правка или нажмите клавишу Gray -.

Примечание. Клавиши Gray + и Gray - расположены в крайней правой части клавиатуры.