Лекция 3. Системы электронного документооборота

Согласно ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель в случаях, установленных законодательством РФ.

По ГОСТу, документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Делопроизводство – комплекс мероприятий по предоставлению документационного обеспечения управления предприятия или организации, систематизация архивного хранения документов, обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

3 формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

3 основных потока документов:

- входящие документы, поступившие от внешних адресатов и обрабатываемые структурными подразделениями организации;

- исходящие документы – во внешние организации;

- внутренние документы руководителей или структурных подразделений (приказы, инструкции, справки).

2 компонента документа:

- информационный (текст, отражающий основное содержание) руководителям и исполнителям, непосредственно ведущим работу с документом;

- технологический (отметки о прохождении документа) для делопроизводителей и секретарей

Процесс обработки документальной информации содержит ряд этапов (см. рис.4). В случае «рождения» документа в самой организации этап рассмотрения руководителями исходный, т.к. руководитель своим распоряжением инициирует создание документа. Внутренний контур, где циркулируют внутренние документы, порождает версионность документа, когда на различных этапах его движения создаются новые варианты (версии) [3].

Исходящий документ

Входящий документ

Рис. 4 Этапы обработки документа.

Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией [5].

Gartner определяет ECM как категорию, объединяющую такие технологии как:

1) управление образами документов (Imaging), управление документами (Document Management),

2) управление электронными записями (Electronic Records Management),

3) управление веб-контентом (Web Content Management),

4) рабочий процесс (Workflow) и

5) коллективную работу с документами (Document Centric Collaboration).

Но ECM – это не только технологии. Именно поэтому специалисты Международной ассоциации AIIM определяют ECM как совокупность стратегий, методов и инструментов, используемых для ввода, хранения, управления, обеспечения сохранности и передачи информации с целью поддержки наиболее важных бизнес-процессов [4].

Системы электронного документооборота (СЭД) – управление процессом создания, обработки, поиска, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов [2].

Основные возможности СЭД OPTIMA-WorkFlow [2]:

- полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев документооборота;

- контроль соблюдения требований к работе с документами;

- полноценный механизм контроля версий;

- работа в распределенных корпоративных сетях;

- индивидуальная настройка интерфейса рабочего места пользователя.

- //динамичная модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации;

- //создание любых форм отчетности и полное присоединение разработанных макетов отчета к системе;

-

Литература

1. Информационные системы в экономике: Учеб. пособие/ Под ред. проф. А.Н. Романова, проф. Б.Е. Одинцова. – М.: Вузовский учебник, 2009.

2. Исаев Г.Н. Информационные системы в экономике: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Финансы и кредит», «Бухг. учет, анализ и аудит»/ Г.Н.Исаев. – М.: Омега-Л, 2008.

3. Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы / А.М. Карминский, С.А. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В.Черников; под ред. А.М. Карминского. – 2 изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2004.

4. http://www.docflow.ru/toolkits/1/

5. wikipedia.org