Запрос – объект базы данных, предназначенный для обработки данных.
С помощью запросов можно:
· отобрать записи, соответствующие заданным условиям;
· объединить в виде одной таблицы данные из нескольких таблиц;
· выполнить вычисления над значениями полей.
Результат выполнения запроса представляет собой динамический набор данных – временную таблицу. При каждом выполнении запроса этот набор данных формируется заново. В Microsoft Access существует несколько видов запросов. При создании запроса с помощью Конструктора по умолчанию формируется запрос на выборку.
1. На вкладке Создание в группе Другие щелкнуть по кнопке Конструктор запросов.
2. На экране появится окно Конструктора, а также окно Добавление таблицы. Если окно Добавление таблицы не появилось автоматически, надо на вкладке Работа с запросами – Конструктор в группе Настройка запроса щелкнуть по кнопке Отобразить таблицу или в контекстном меню бланка запроса выбрать команду Добавить таблицу.
3. В окне Добавление таблицы выбрать одну или несколько таблиц или запросов, поля которых будут использованы для построения нового запроса. После добавления всех необходимых таблиц закрыть окно.
|
|
4. Верхняя часть окна Конструктора запросов содержит списки полей таблиц, на основе которых создается запрос.
5. Нижняя часть представляет собой бланк запроса. Каждый столбец бланка запроса относится к одному полю.
6. Включить в запрос нужные поля одним из следующих способов: − перетащить мышью нужное поле из списка полей таблицы в верхней части окна Конструктора в строку Поле бланка запроса; − дважды щелкнуть мышью по имени нужного поля в списке полей таблицы; − щелкнуть по кнопке раскрытия списка в строке Поле бланка запроса и выбрать из списка нужное поле.
7. Если нужно использовать все поля какой-либо таблицы или запроса, можно не выбирать каждое поле по отдельности, а использовать подстановочный знак «*» в списке полей этой таблицы или запроса.
В бланк запроса на выборку включаются поля, которые должны быть выведены на экран, а также поля, по которым определяются условия отбора, и задается порядок сортировки.
8. Для полей, которые должны выводиться на экран, установить флажок в строке Вывод на экран.
9. Для полей, по которым надо отсортировать таблицу, щелкнуть мышью по ячейке в строке Сортировка и выбрать из раскрывшегося списка порядок сортировки. Если условия сортировки заданы по нескольким полям, то сортировка будет выполняться в порядке расположения этих полей слева направо.
10. Ввести условия отбора. Для ввода условий отбора используются строки Условие отбора и или. Условия, находящиеся в одной строке, связываются логическим оператором И; условия, находящиеся в разных строках – логическим оператором ИЛИ. Условия отбора состоят из операторов сравнения (<=, >, >=, =, <>, Between, In, Like) и констант (например, >#1/1/90#, «Морозильник»). Имена полей в условиях отсутствуют, так как поле, на которое накладывается условие, определяется столбцом, в который это условие вводится
|
|
11. Сохранить запрос, выбрав команду Сохранить в меню кнопки Office или щелкнув по кнопку Сохранить на панели быстрого доступа. В открывшемся диалоговом окне ввести имя запроса.
Перед выполнением запроса можно проверить правильность выборки. Для этого надо перейти в режим таблицы: на вкладке Работа с запросами – Конструктор в группе Результаты в меню кнопки Вид выбрать команду Режим таблицы или в контекстном меню бланка запроса выбрать команду Режим таблицы. Выполнить запрос можно одним из следующих способов; − В режиме Конструктора на вкладке Работа с запросами – Конструктор в группе Результаты щелкнуть по кнопке Выполнить; − в области переходов дважды щелкнуть по имени запроса; − в области переходов в контекстном меню запроса выбрать команду Открыть.
Параметрические запросы
Если необходимо выполнить несколько запросов с разными условиями на значения одного и того же поля, то целесообразно создать параметрический запрос. При запуске такого запроса на экран выводится диалоговое окно, предлагающее пользователю ввести условие отбора. Для создания параметрического запроса следует в строку Условия отбора в квадратных скобках ввести текст сообщения, который будет выводиться в диалоговом окне (текст должен отличаться от имени поля, но может включать его). Например, для создания параметрического запроса о заказах на заданный товар надо в строку Условие отбора для поля Наименование товара ввести текст:
[Введите название товара]. После запуска запроса на экран будет выведено диалоговое окно, в которое вводится название товара. Таких параметров может быть несколько.