Отчеты в базе данных Microsoft Access. Разделы отчета. Способы создания отчета

Создание отчетов

Автоматическое создание простого отчета

1. В области переходов выделить таблицу или запрос для создания отчета.

2. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Отчет. Будет создан отчет, включающий все поля выбранной таблицы или запроса. Созданный отчет будет отображен в режиме Макета.

Создание отчета с помощью Мастера

Этот способ позволяет использовать поля из нескольких таблиц или запросов без предварительного создания запроса, включающего все нужные поля.

1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Мастер отчетов.

2. В первом окне Мастера в списке поля Таблицы и запросы выбрать таблицу (или запрос), из которой надо взять поля для отчета, затем из списка Доступные поля выбрать нужные поля. Если в отчете MS Access Отчеты 3 необходимо использовать поля из нескольких таблиц или запросов, повторить эти действия для других таблиц (или запросов).

3. Во втором окне Мастера отчетов определяются уровни группировки: чтобы задать группировку по некоторому полю, надо выделить его в списке и щелкнуть по кнопке «стрелочка вправо». Щелчок по кнопке отменяет группировку по выбранному полю. Можно задать несколько уровней группировки. Для изменения порядка уровней группировки предназначены кнопки «стрелочка вверх» и «стрелочка вниз». В этом же окне можно задать интервалы группировки. Для этого надо щелкнуть по кнопке Группировка. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и т. д. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, двум первым буквам и т. д.

4. В следующем окне выбирается порядок сортировки. В том случае, если задана группировка данных, можно задать вычисление итоговых значений. Для этого щелкнуть по кнопке Итоги и в открывшемся окне выбрать нужную статистическую функцию.

5. В следующем окне выбрать вид отчета.

6. Далее выбрать стиль оформления.

7. В последнем окне ввести имя отчета и выбрать дальнейшие действия.

Создание отчета в режиме Макета

На вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Пустой отчет. Откроется пустой отчет в режиме Макета. Добавление в отчет полей и других элементов управления выполняется щелчком по соответствующей кнопке в группе Элементы управления на вкладке Формат.

Для организации группировки данных надо:

1. На вкладке Работа с макетами отчетов – Формат в группе Группировка и итоги щелкнуть по кнопке Группировка. В макете отчета появится область Группировка, сортировка и итоги.

2. Щелкнуть по кнопке Добавить сортировку и задать сортировку данных по тому же полю, по которому их надо сгруппировать.

3. Щелкнуть по кнопке Добавить группировку.

4. В открывшемся списке полей выбрать поле, по которому надо сгруппировать данные.

5. Для добавления других уровней группировки повторить пункты 2-4.

6. Для добавления итоговой функции выделить поле, по которому надо подвести итоги, затем на вкладке Работа с макетами отчетов – Формат в группе Группировка и итоги щелкнуть по кнопке Итоги и выбрать нужную функцию.

7. Для установки дополнительных параметров группировки надо в области Группировка, сортировка и итоги выделить строку группы, щелкнуть по ссылке Больше и установить нужные параметры.

Данные можно сгруппировать по интервалу значений. Для этого в области Группировка, сортировка и итоги щелкнуть по ссылке Больше, раскрыть список по всему значению и выбрать нужный интервал значений.

Для группировки данных по вычисляемому критерию в списке полей для группировки выбрать строку выражение и ввести критерий. В этом случае также надо предварительно задать сортировку по полю, входящему в выражение.

Создание отчета в режиме Конструктора

Для создания отчета в режиме Конструктора надо на вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Конструктор отчетов. Добавление в отчет полей и других элементов управления выполняется теми же способами, что и при создании формы. Группировка данных в этом режиме организуется так же, как и в режиме Макета.

Почтовые наклейки

Почтовые наклейки являются разновидностью отчета.

1. В области переходов выделить таблицу или запрос, данные из которых надо использовать для наклеек.

2. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Наклейки. Откроется окно Мастера наклеек.

3. В открывшемся диалоговом окне выбрать размер наклейки

4. В следующем окне задать параметры шрифта

5. Далее ввести текст наклеек и вставить нужные поля.

6. В следующем окне выбрать поля для сортировки.

7. В последнем окне ввести имя отчета.