2020-06-29
84
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: «Переписка за 2007-2008 год» - 3 дела.
Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом и архивистом.
На каждое дело составляются описи в 4-х экземплярах:
- 2 в архивные органы
- 2 в учреждение в качестве учетного и справочного материала.
На всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии.
Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации.
Заведующий архивом сверяет наличие дела с описью, расписывается в приеме.
Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.
Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин.
|
|
|
| Наименование фирмы АКТ 00.00.0000 № 00 | УТВЕРЖДАЮ Директор ____________И.О. Фамилия 00.00.0000 | |
| О выделении документов к уничтожению |
На основании перечня ____________________________________________
название и выходные данные перечня
___________________________________________________________________
документов с указанием сроков хранения
отобраны к уничтожению, как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:
| № п/п | Заголовок дела | Дата дела | Кол-во дел | Срок хранения | Примечание |
Итого____________________________ дел за _____________ годы.
цифрами и прописью
Описи дел за ______________ годы утверждены руководителем предприятия.
Председатель ЭК подпись И.О. Фамилия
Члены ЭК подписи И.О. Фамилии
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ
Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации.
АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ
Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.
|
|
|
Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет Налоговый кодекс, закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд подзаконных актов.
В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.
Подготовка дел к архивному хранению
Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц. При оформлении одной папки дело необходимо:
1. прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы;
2. пронумеровать страницы в правом верхнем углу;
3. составить внутреннюю опись документов — оглавление;
4. подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя);
