Этапы построения схемы разбиения на рабочие задания

1 2 3 4 5

Модуль 1. Планирование процесса разработки энергетической установки (проекта). Часть 1.

Лекция 3. Задание требований к разработке конструкций энергетических установок.

Оглавление

Модуль 1. Планирование процесса разработки энергетической установки (проекта). Часть 1. 1

Лекция 3. Задание требований к разработке конструкций энергетических установок. 1

§1. Определение заданий по проекту. 2

§2. Схема разбиения на рабочие задания (СРРЗ) 3

§3. Схема разбиения на рабочие задания - иерархическое представление. 7

§4. Оценка времени выполнения и затрат. 9

Вопросы для самопроверки. 14

Список использованных источников. 15

Документ, содержащий обзор проекта, составлен. Он был проанализирован и пересмотрен с участием профессионалов и/или экспертов, а затем подан на рассмотрение высшего руководства организации. Руководитель проекта твердо верит в реализуемость проекта. Какой должен быть следующий шаг?

В настоящей лекции описан простой процесс разбиения проекта на составные части, результатом которого является схема разбиения на рабочие задания (СРРЗ). СРРЗ - это иерархическое представление проекта. С помощью этой схемы руководитель проекта определяет задания, которые требуется выполнить, чтобы начать и закончить проект. На этом этапе у руководителя есть цель и ряд задач, которые необходимо выразить через задания и работы, подлежащие выполнению [1]. Предлагаемый метод построения СРРЗ позволяет свести даже самые сложные проекты к работам и задачам, которые могут быть уверенно запланированы и выполнены. Ниже будет показано, что СРРЗ составляет основу для таких стадий жизненного цикла управления проектом, как детальное определение, планирование, организация и контроль. Это будет документ, которым будут руководствоваться на остальных стадиях реализации проекта.

Определение заданий по проекту

Для эффективного планирования и реализации сложного проекта целесообразно его представить в виде общей цели и нескольких частных целей. Каждая частная цель состоит из ряда отдельных отождествимых заданий. Эти задания определяют работу, которую необходимо выполнить для достижения частных целей. Задания должны быть сформулированы и заданы таким образом, чтобы их можно было легко измерить, а их выполнение - проверить. Задания определяют из рассмотрения каждой частной цели, задавая вопрос: "Какие задания должны быть выполнены, чтобы завершить проект?".

Подобно основным и частным целям, задания также должны определяться с помощью метода

S.M.A.R.T. Рассмотрим, например, следующее задание: "Представление окончательного варианта отчета." Такая формулировка не является корректной, поскольку "представление" - это термин, допускающий широкое толкование. Более точная формулировка задания звучит так: "Утверждение окончательного варианта отчета". Теперь нет сомнений в том, когда будет закончено это задание. Любой сотрудник может по-своему интерпретировать ожидаемый конечный продукт задания "Представление окончательного варианта отчета". Другими словами, вполне могут возникнуть разногласия по поводу того, что можно ожидать от окончательного варианта отчета [3]. В то же время, "Утверждение" - это термин, имеющий однозначное толкование: либо окончательный вариант утвержден, либо нет.

Схема разбиения на рабочие задания (СРРЗ)

Из всех существующих методов определения заданий, составляющих проект, наиболее широко используется метод СРРЗ, который выдержал испытание временем. Метод СРРЗ легок в понимании, и его можно быстро освоить. Он состоит в представлении проекта в виде иерархии целей, задач и пакетов рабочих заданий. Иерархическое разбиение проекта на задания продолжается до тех пор, пока весь проект не будет представлен в виде системы отождествимых и неперекрывающихся заданий. Каждое задание преследует одну цель, имеет четко определенную продолжительность и поддается контролю; время выполнения и затраты на него можно легко оценить, ожидаемые конечные результаты ясны, а ответственного за его выполнение легко назначить [5]. В идеале, задания будут уже известны, поскольку они или выполнялись ранее, или похожи на другие известные задания. Как будет показано ниже, СРРЗ помогает руководителю проекта и рабочей группе планировать проект, составлять смету расходов, составлять график работ и осуществлять его контроль.

Характеристики успешной схемы разбиения на рабочие задания

Первый вопрос, который следует задать, такой: "Как узнать, что все задания, необходимые для успешного достижения целей проекта, определены?" Рассмотрим сначала характеристики заданий, составляющих СРРЗ. Четко определенное задание имеет следующие характеристики:

· Его состояние и срок завершения легко определить

· Оно имеет четко определенное начало и конец

· Оно известно (поскольку возможно выполнялось ранее), а время, требуемое для его выполнения, и связанные с ним затраты легко оценить, используя опыт, приобретенный при реализации похожих заданий в прошлом.

· Оно включает в себя работы, которые поддаются контролю и не зависят от работ, составляющих другие задания

· Оно, как правило, составляет одну непрерывную последовательность работ, от начала до конца.

При принятии решения о включении других возможных заданий в проект, нужно рассмотреть следующее:

· график поставки материалов

· деятельность субподрядчиков, которая оказывает влияние на работы по проекту

· доступность оборудования

· подбор и обучение и персонала

Если эти факторы могут повлиять на задания по проекту и, следовательно, на сроки его завершения, то их нужно включать в СРРЗ.

Этапы построения схемы разбиения на рабочие задания

Не существует конкретных правил для построения СРРЗ. Однако форма, представленная на рис. 1, с успехом использовалась для этой цели. Ниже перечислены этапы построения СРРЗ [2]:

Этап 1: Разбить проект на основные задачи таким образом, чтобы он полностью определялся этими задачами.

Этап 2: Подразделить каждую задачу на задания, которые необходимо выполнить для достижения поставленной в задаче цели.

Этап 3: Разбить каждое задание, которое не удовлетворяет перечисленным выше требованиям (отсутствует одна и более характеристик), на более мелкие задания.

Этап 4: Повторить этап 3 до тех пор, пока все более мелкие задания не будут иметь требуемые характеристики.

Этап 5: Самые мелкие задания в иерархии являются основой для пакетов рабочих заданий, которые должны быть выполнены для завершения проекта.

Рис. 1. Схема разбиения на рабочие задания - "рабочий лист" для определения заданий.

Пример процесса построения СРРЗ, состоящего из пяти этапов, приведен на рис. 2.

Рис. 2. Процедура построения СРРЗ, состоящая из пяти этапов

На рис. 3 показана соответствующая СРРЗ. Нумерация имеет следующий смысл: первая цифра указывает на проект, вторая - на задания, составляющие проект, третья - на более мелкие задания, на которые разбито данное задание и т.д. Такая нумерация позволяет легко ориентироваться в иерархической структуре проекта и облегчает ввод информации в компьютер [4].