Глава 15. Десятиминутная организация времени

Сначала выслушайте, а потом принимайте решение.

Сэр Аллен Шеппард, президент Grand Metropolitan

К тому времени, когда вы приступите к этой последней главе, у вас должно быть заполнено уже пять Карточек учета времени. Эта информация поможет вам определить все переключения внимания; время, затраченное на каждое задание, его приоритет и задержки, вызванные различными отвлечениями.

Теперь, вооружившись этими знаниями, вы сможете составить план по экономии, по меньшей мере, десять часов еженедельно (точное количество времени, которое можно сэкономить, зависит от того, насколько эффективно вы расходуете свое время в данный момент), затрачивая при этом всего лишь десять минут в день.

Составление плана экономии времени

Вот что необходимо сделать. Просмотрите свои Карточки учета времени и оцените себя по десяти следующим вопросам:

1. «Как часто я уделял время выполнению низкоприоритетных задач?»

0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Если ваша оценка — 2 или 3 балла, увеличьте время, затрачиваемое на высокоприоритетные задачи, посредством:

· Более частого и более эффективного делегирования. Наилучшим ли образом вы используете закон сравнительного преимущества, перепоручая задачи, которые могут быть выполнены кем-то, зарабатывающим или стремящимся заработать меньше, чем вы?

Если вы менеджер, не застревайте на несущественных деталях. Доверяйте разрешение подобных вопросов своему персоналу, это не только сэкономит время, но и сделает вас лучшим менеджером.

Сохранение эмоциональной беспристрастности при выполнении повседневных задач даст вам возможность сохранить больше энергии для преодоления настоящего кризиса. А более широкий взгляд на вещи позволит вам руководить с переднего края, вместо того, чтобы присоединяться к драке! Просмотрите свои записи и отметьте галочкой все те задания, где можно было сэкономить время правильно делегируя полномочия.

· Более решительно отказывайтесь выполнять низкоприоритетные задания. Достаточно ли часто вы говорите «нет»? Нельзя позволять другим сваливать на вас работу, если это не способствует достижению ваших целей. Просмотрите свои карточки и отметьте галочкой те задания, где можно было сэкономить время, отказавшись от необоснованных притязаний на ваше время.

· Полностью откажитесь от работы, хотя и привлекающей вас, но не способствующей достижению ваших целей. Анализируйте каждое задание, задавая себе вопрос: «Зачем я это делаю? Как выполнение этого задания поможет достижению моей цели? Достижению какой цели оно будет способствовать?» Просмотрите свои записи и отметьте галочкой все задания, подпадающие под эту категорию.

· Откладывайте хотя и важные, но менее срочные работы, чем та задача, которой вы заняты в данное время. Не выявляют ли ваши Карточки учета времени случаев, когда вы ошибочно оценивали задачу как важную и срочную, тогда как в действительности она была лишь важной? Можно ли было сэкономить время, отложив выполнение этой работы на другое время? Просмотрите свои записи и отметьте все задания, подпадающие под эту категорию.

· Избегайте ошибки браться за выполнение хотя и срочной, но не важной задачи. В таком случае вместо вопроса: «Как я могу выполнить эту работу более эффективно?» — лучше спросите себя: «Зачем мне выполнять это задание вообще?»

Некоторые работы, представляющиеся исключительно срочными и заставляющие людей оставлять высокоприоритетные задачи и немедленно приступать к их выполнению, оказываются довольно несущественными с точки зрения достижения крупных деловых или профессиональных целей. Не позволяйте повышенному уровню адреналина в крови, вызванному чувством нехватки времени, уводить себя в сторону. Подумайте, прежде чем бросить все для того, чтобы заняться предполагаемым «авралом», даже если эта работа действительно важна. Просмотрите свои записи и отметьте галочкой все задания, подпадающие под эту категорию.

· Более внимательно расставляйте приоритеты. Иногда очень важные приоритетные работы не считаются таковыми и отодвигаются в конец вашего перечня необходимых дел, а вместо них выполняются другие, впоследствии оказывающиеся менее приоритетными. Это может произойти, например, когда вы ошибетесь в отношении конечного срока или времени, необходимого для завершения проекта.

Например, не очень срочная задача неожиданно может стать крайне неотложной, если предельный срок ее решения сократится или если вас подведут поставщики. Необходимо предвидеть, что может пойти не так, и предпринять шаги, не допускающие возникновения кризиса (см. ниже).

Определяйте свои приоритеты, используя форму Распределения задач. Просмотрите свои Карточки учета времени и отметьте галочкой работы, при выполнении которых время оказалось потеряно в результате неверно определенных приоритетов. Просмотрите свои записи и отметьте галочкой все задания, подпадающие под эту категорию.

Теперь суммируйте затраченное время на все задачи, отмеченные вами галочкой при ответе на первый вопрос. Ниже запишите результат:

Потенциальная экономия времени_________минут.

2. «Как часто я сам выполняю то, что можно или нужно было бы делегировать?»

0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Оценка в 2 или 3 балла говорит, что вы должны усовершенствовать свое умение перепоручать. Даже если вы работаете один или в очень маленьком офисе, часто можно делегировать рутинные или не слишком важные задачи, наняв для этого исполнителей со стороны.

Подумайте, каким образом ваше время может сэкономить техника. Например, в небольшом офисе современная франкировальная машина с оплатой за почтовые услуги по телефону или с помощью пластиковой кредитной карточки избавляет от затрат времени, проведенного в очереди за почтовыми марками.

Просмотрите свои Карточки учета времени и отметьте галочкой все работы, где можно было сэкономить время перепоручением или использованием техники. Суммируйте затраты времени и запишите ниже:

Потенциальная экономия времени_________минут.

3. «Как часто меня прерывали или отвлекали, когда я работал над задачей с высоким приоритетом?»

0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Если ваша оценка — 2 или 3 балла, ищите пути повышения концентрации внимания. Даже короткий перерыв в задании, требующем сосредоточенности, может стать причиной значительной задержки. Избегайте этой отнимающей время ловушки следующим образом.

· Приходите на работу на час раньше других или оставайтесь поработать, когда остальные уже ушли. При этом уменьшаются затраты времени и на проезд на работу и обратно, позволяя избежать часов пик.

· Хотя бы часть времени работайте дома. Многие руководители высшего звена находят, что это значительно экономит время и позволяет им полностью сосредоточиться на важных проектах. Как и гибкий график работы, это также позволяет избежать задержек в пути в час пик.

· Предложите ввести в вашем отделе период, «свободный от телефонных звонков», продолжительностью в несколько часов ежедневно. В течение этого периода сообщения принимаются, но абонента с нужным ему человеком не соединяют. Бухгалтерские отделы многих крупных компаний уже внедрили такую стратегию и говорят о значительном увеличении производительности и снижении стресса.

· Если свободный от телефонных звонков период невозможен, подумайте о составлении графика, согласно которому каждый человек в течение какого-то времени отвечал бы на все входящие звонки; это позволяет другим заниматься своей работой, не отвлекаясь постоянно на телефонные звонки.

· Используя методы, описанные в главе 6, избавляйтесь от непрошенных посетителей.

· Группируйте задания таким образом, чтобы воспользоваться преимуществами кривой обучения. Как я объяснял в главе 4, дела, требующие однородных навыков, например, диктовку писем или телефонные звонки, лучше выполнять одно за другим.

Просмотрите свои Карточки учета времени и отметьте галочкой все задачи, где можно было сэкономить время, если бы вас не так часто отрывали от работы. Добавьте к затраченному времени пять минут для учета дополнительной задержки, обусловленной повторным сосредоточением на текущей работе. Суммируйте это время и запишите ниже:

Потенциальная экономия времени_________минут.

4. Как часто я меняю приоритеты, перескакивая от одного дела к другому?

0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Если ваша оценка — 2 или 3 балла, подумайте, не являются ли ответственные за смену приоритетов отвлечения наиболее частыми в определенное время дня или определенные дни недели.

В некоторых офисах, например, с девяти часов утра и до полудня непрерывно звонит телефон, а периоды с 12 до 14 часов и ближе к вечеру более спокойные. Если вы обнаружите подобную закономерность, попробуйте реорганизовать график своей работы таким образом, чтобы на это время приходилось выполнение низкоприоритетных задач.

Отметьте галочкой на своих Карточках учета времени те пункты, где такая реорганизация могла бы сэкономить время, подсчитайте общую сумму потерянного времени и запишите ниже:

Потенциальная экономия времени_________минут.

5. Как часто то, что меня отвлекало, было не так важно, как то задание, которым я был занят?

0 = никогда; 1 — редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Если это случается нередко, найдите пути, как не позволить этому ловкому Вору Времени разбить ваш рабочий день. Возьмите на вооружение практические приемы, описанные в этой книге. Суммируйте потерянное в результате отвлечений время и запишите ниже:

Потенциальная экономия времени_________минут.

6. Как часто я откладывал неприятную, но очень важную работу в пользу менее срочных или важных, но более интересных занятий?

0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Если ваша оценка — 2 или 3 балла, подумайте, почему вас прельстило оттягивание.

Не потому ли, что задание вас тревожило или перспектива его выполнения доводила вас до слез? В этом случае вы могли соблазниться какой-нибудь «замещающей» деятельностью, чтобы отсрочить момент, когда необходимо будет браться за неприятную тяжелую задачу.

Замещающие виды деятельности — это приятные, низкоприоритетные дела, используемые, чтобы убедить себя или других в своей занятости и продуктивности. И, принимая во внимание человеческий характер, обычно нам легко удается убедить себя, что подобные дела действительно более важны, чем работа, тревожащая нас.

Не забывайте оценивать каждое задание, прежде чем посвятить ему свое драгоценное время. Спросите себя: «Зачем я это делаю? Какую цель это поможет мне достичь?»

Иногда оттягивание вызывается усталостью. Вам недостает умственной или физической энергии, чтобы сосредоточиться на работе, требующей напряжения, и в результате ваши мысли отвлекаются — не каждый может работать с максимальной эффективностью в традиционное рабочее время между девятью часами утра и пятью часами дня.

Некоторые более производительны, если работают с раннего утра и до середины дня. У других получается лучше, когда они начинают позднее и работают до позднего вечера. Третьи находят, что им нужен перерыв в середине дня, но в другие часы они могут работать одинаково продуктивно.

Научившись сверяться со своими внутренними часами, постарайтесь, насколько возможно, согласовать эти естественные ритмы со своим рабочим окружением. Если вы «жаворонок» и ваша работоспособность максимальна ранним утром, беритесь за самые сложные задачи именно в это время, откладывая менее приоритетные вопросы на более поздние часы.

Если вы «сова» и просыпаетесь к жизни через несколько часов после начала нормального рабочего дня, попытайтесь — там, где возможно, — отвести время для решения своих задач, требующих большего напряжения, во второй половине дня. Если вы точно не знаете, когда у вас наблюдаются такие минимумы и максимумы, заполните форму для определения лучшего времени в Приложении 2.

Несомненно, согласование лучшего личного времени с требованиями работы в значительной мере зависит от вашей степени свободы.

Некоторым людям посчастливилось работать в компаниях, где предоставляется значительная свобода в определении индивидуальных графиков работы. Другие же компании в этом отношении намного более консервативны. Даже в этом случае в реально допустимых пределах полезно согласовать рабочее расписание с биологическими особенностями.

Отметьте галочкой те случаи, когда промедление привело к ненужной отсрочке очень важных задач. Просуммируйте время, которое можно было бы сэкономить, если бы вы были более сосредоточены и самодисциплинированны. Запишите результат внизу:

Потенциальная экономия времени_________минут.

7. Как часто задание оказалось бы закончено раньше, если бы выполнялось иначе?

0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

У многих людей и целых отделов выполнение дел неким конкретным образом входит в привычку. И этот заведенный порядок соблюдается изо дня в день, не подвергаясь сомнениям и возражениям. Хороший пример этого — внутренняя докладная записка, без которой некоторые менеджеры считают свой рабочий день неполноценным. Написание, прочтение и систематизация этих документов — даже с использованием описанной в главе 10 техники скорочтения — требуют значительного времени. Некоторые люди задают себе вопрос: стоит ли тратить на это время. Пол Сакстон, президент и главный управляющий корпорации General Housewares, базирующейся в г. Терре-Хот, штат Индиана, — один из руководителей, сэкономивший время и увеличивший производительность в результате отказа от большинства докладных записок.

Он активно препятствует составлению докладных записок своими служащими, считая, что единственная функция этих записок — оправдание того, что сотрудник только собирается сделать, и объяснение того, что уже произошло. Пол Сакстон предпочитает, чтобы его менеджеры представляли свои идеи, дополненные финансовым обоснованием, на коротких совещаниях, где решение может быть быстро принято.

Если ваши Карточки учета времени показывают, что значительное количество времени ушло на какое-то конкретное рутинное задание, подумайте: нет ли более эффективных путей достижения тех же результатов. Суммируйте затраченное на эти задания время и запишите результат внизу:

Потенциальная экономия времени_________минут.

8. Как часто ваше время было занято общественными, личными или другими не связанными с работой делами?

0 = никогда; I = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Если определенная доля общения необходима для поддержания дружеских отношений с коллегами, клиентами и поставщиками, то излишних трат времени на любые непосредственно не связанные с вашими целями дела следует остерегаться:

· Какую часть ваших деловых телефонных разговоров, например, составляли скорее разговоры ни о чем, а не о делах?

· Сколько времени ушло на пустые разговоры с посетителями?

· Если участие в правлении и членство в торговых ассоциациях могут быть важными для достижения каких-то ваших целей, то работе в комиссиях или личным телефонным звонкам следует отводить время только во второй половине дня. Это позволит вам сохранить сосредоточенность на основной работе и не даст другим вашим обязанностям отвлечь вас.

Просуммируйте затраченное таким образом время и запишите результат внизу.

Потенциальная экономия времени_________минут.

9. Как часто вам пришлось оставлять самые важные задачи для того, чтобы спешным образом браться за дела, пока не входящие в ваши планы?

0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Помните, что на все дела уходит больше времени, чем вы планировали, особенно если работа выполняется впервые.

Чтобы кривая обучения поднялась выше, нужно время, поэтому вы никогда не будете столь же эффективны в решении незнакомых задач, как при выполнении более знакомых работ. То же самое относится и ко всем членам вашей команды.

Один из способов увеличения продуктивности новых видов деятельности заключается в том, чтобы не изобретать колесо заново. По возможности большую часть новой работы закончите, придерживаясь заведенного порядка, оставляя как можно меньше такого, что следует начинать сначала. При составлении писем на компьютере, например, установите стандартный формат и параграфы, которые можно вызывать на экран одним нажатием клавиши, чтобы приходилось вносить лишь минимум нового материала.

При определении сроков всегда оставляйте допуск на ошибку. Закон Мэрфи говорит нам, что если что-то может разладиться, это обязательно случится, и в самый неподходящий момент. А Льюис пришел к заключению, что Мэрфи был просто оптимистом!

Следует ожидать, что что-то пойдет не так, и предпринять шаги, чтобы не допустить этого. Чем раньше вы возьметесь за проблему, тем проще будет ее решить. Как заметил один китайский мудрец: «Даже самые большие проблемы когда-то были очень маленькими».

Используйте ОПМА (см. главу 4) при планировании каждой стадии сложных проектов и удостоверьтесь, что вы полностью осведомлены о сроках и всех возможных причинах задержки.

После кризиса определите, что пошло не так, и предпримите шаги, предотвращающие возникновение аналогичных проблем в будущем.

Просуммируйте время, затраченное на ликвидацию кризисов или авральные работы, которые можно было избежать, и запишите результат внизу:

Потенциальная экономия времени_________минут.

10. Как часто вы попусту тратили «потерянное время» (то есть время в пути, время ожидания и т.п.)?

0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Оценка в 2 или 3 балла показывает, что вы не лучшим образом используете обстоятельства, когда от вас не требуется абсолютного внимания. Однако это, конечно же, не означает, что вы совсем не должны смотреть телевизор, читать бестселлеры или занимать время в полете просмотром демонстрирующегося на борту самолета кинофильма.

Расслабление, передышка, предоставление себе времени для обдумывания — все это важно для достижения успеха. Но сделайте так, чтобы подобное времяпрепровождение не отнимало драгоценные часы, а дополняло их. Будьте целенаправленны во всем, что вы делаете, знайте, зачем вы это делаете и как долго это должно продолжаться.

Подумайте, какое количество «потерянного времени» вы могли бы использовать с большей выгодой и запишите результат внизу:

Потенциальная экономия времени_________минут.

Потенциальная экономия времени за неделю

Теперь суммируйте время, полученное при ответах на десять приведенных выше вопросов. Этот результат представляет немалую часть времени, которое вы можете сэкономить за неделю, которую вы можете получить, воспользовавшись Десятиминутной программой организации времени.

Большинство занятых бизнесом людей и служащих, в зависимости от того, насколько эффективно они распоряжались своим временем ранее, находят, что эта цифра достигает примерно двух часов в день, иногда больше, что дает десять дополнительных часов каждую неделю. Но прежде чем эта программа сможет работать на вас, необходимо выполнить два условия:

1. Вы должны иметь четкие цели, определяющие вашу направленность в жизни. Поэтому определите свою жизненную цель. Чего вы хотите достичь и что делаете для этого? Помните, что в отсутствие целей все происходящее с вами — скорее дело случая, чем обдуманных намерений.

2. Вы должны знать, как расходуется ваше время изо дня в день. Продолжайте вести Карточки учета времени, чтобы выявлять отвлечения и задержки, которые можно взять под контроль.

Подсказки лучших

Розмари Конли

«Вы должны находить промежутки времени, которые можно использовать с полной отдачей. Например, когда мне нужно ехать в Лондон для подготовки телевизионной программы, нередко машина приходит за мной в 6 часов утра. Как только становится достаточно светло, я приступаю к работе и продолжаю работать в автомобиле целых три часа, до тех пор пока меня не подвозят к дверям студии. В течение поездки туда и обратно я могу выполнить объем работ полного рабочего дня, а то и более, потому что, хотя у меня и есть мобильный телефон, обычно он звонит намного реже телефона в офисе.

Такое потенциально "потерянное время" в действительности оказывается весьма полезным. На протяжении такой поездки я могу выполнить диктовку, требующую двух рабочих дней, и когда я знаю, что предстоит подобная поездка, то беру с собой всю входящую корреспонденцию».

Три ежедневных шага

Отныне ежедневно посвящайте всего лишь десять минут следующим трем задачам:

· Учет времени. Он не должен отнимать более пяти минут, разбросанных на протяжении всего рабочего дня. Если учет занимает больше времени, вероятно, вы включаете слишком много деталей. Уменьшите их количество и используйте больше сокращений.

· Анализ затраченного времени. В конце каждого рабочего дня посвятите несколько минут анализу своих Карточек учета времени и определению путей экономии времени, используя отказ от выполнения, отсрочку или делегирование.

· Составляйте список приоритетных действий на следующий день. Вписывайте эти задачи в верхнюю часть карточки учета времени. Этот список поможет вам сосредоточиваться на приоритетных заданиях и избегать неэффективного использования времени.

И это все. Затрачивая на эти задачи десять минут в конце каждого рабочего дня, вы не только подарите себе один дополнительный день в неделю, но и более эффективно и с намного меньшим напряжением будете справляться со своей рабочей нагрузкой.

«Я долго время проводил без пользы, зато и время провело меня», — писал Шекспир в исторических хрониках «Ричард II» (действие V, сцена V). Десятиминутная программа организации времени и нагрузки поможет сделать так, чтобы печальные слова короля Ричарда никогда не стали вашей эпитафией!