Государственная система документационного обеспечения

1 2 3

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНИЯ

ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ

Составил:

Преподаватель первой квалификационной категории

Кудряшов Антон Александрович

1. Автобиография – описание своей жизни, включающее обучение и

трудовую деятельность.

2. Автоматизированная информационная система – информационная

система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и

связи.

3. Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее

документ.

4. Адресат – лицо или организация – получатель документа.

5. Адресант – отправитель корреспонденции.

6. Адресование документа – указание получателя документа путем

проставления реквизита «адресат» в верхнем правом углу.

7. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий

конкретные факты или действия.

8. Анкета - документ, представляющий собой трафаретный текст,

содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы)

на них.

9. Аннотация – краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи,

документа.

10. Архив – 1) организация или ее структурное подразделение,

осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью

использования.

__________________________________2 часть____________________________

1. Аттестат - 1) документ, подтверждающий окончание среднего

общеобразовательного учебного заведения; 2) документ, подтверждающий

получение квалификации специалиста, ученого звания. /6/

2. Аттестация - характеристика квалификации специалиста, его

организаторских способностей, моральных качеств, достоинств, недостатков.

3. Биография - описание жизни и деятельности какого-либо лица.

4. Бланк документа –с тандартный лист бумаги с реквизитами,

идентифицирующими автора официального документа.

5.Бланк письма – бланк документа, используемый для ведения

переписки.

6. Бланк конкретного вида документа – бланк документа,

предназначенный для составления документов определенного вида.

7. Ведомость – перечень (список) каких—либо данных, расположенных в

определенном порядке.

8. Вид документа – принадлежность письменного документа к системе

документации по признакам содержания и целевого назначения.

9. Виза официального документа – реквизит документа, выражающий

согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

10.Внешний документ – документ, отправленный другим организациям

______________________________________3часть__________________

(лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

1.Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за

пределы подготовившей его организации.

2.Внутренняя опись – учетный документ, содержащий перечень

документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов,

названий, дат, номеров листов.

3.Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

4.Выделение документов к уничтожению – выявление в процессе

экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими

сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное

значение, и отбор их к уничтожению.

5.Выписка из документа – заверенная копия части документа

(т.е. должна подтверждаться подписями должностных лиц и печатью).

6.Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство

или подтверждение.

7.Гербовый бланк – бланк документа с воспроизведением

Государственного герба РФ, герба субъекта РФ или муниципального

образования.

8.Государственный стандарт – нормативный документ,

разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг.

Государственная система документационного обеспечения

управления (ГСДОУ) – совокупность правил, устанавливающих единые

требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм.

10.Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального

документа, свидетельствующий об особом характере информации,

ограничивающий круг пользователей документа.

4 часть

1.Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий

согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

2.Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий

нормативный или правовой характер его содержанию.

3.Дата официального документа – реквизит официального документа,

содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

4.Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу

признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

5.Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая

документирование и организацию работы с официальными документами.

Директивный документ – документ, поступающий из вышестоящего

органа и содержащий указания к действию.

6.Диплом - документ, удостоверяющий; 1) окончание высшего или

среднего образовательного учреждения, 2) присвоение ученой степени,

почетного звания или победу на конкурсе и т.д.

7.Договор — документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон

об установлении, изменении или прекращении отношений и условий их

регулирования.

8.Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении

каких-либо отношений и условия их регулирования.

9.Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

10.Докладная записка – документ, адресованный руководителю

предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

1.Документ – 1) это материальный объект с информацией, закрепленной

созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве; 2) это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

2.Документация – оформленная по единым правилам совокупность

документов.

3.Документ временного хранения – документ с установленным сроком

хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

4.Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии

с нормативными документами и иными правовыми актами установлено

бессрочное хранение.

5.Документирование – запись информации на различных носителях по

установленным правилам.

6.Документооборот – движение документов в организации с момента их

создания или получения до завершения исполнения или отправки.

7.Документооборот -движение документов в организации с момента их

создания или получения до завершения исполнения или отправления.

8.Должностная инструкция – нормативный документ, в котором

определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника

предприятия.

9.Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа,

имеющий юридическую силу.

10.Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) –

комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих

организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и

учреждениях.

11.Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной

форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.

1Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле

2Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко

излагающие его содержание.

3Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации,

комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

4Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации,

комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

5Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица

(лиц) учреждению или должностному лицу (например, заявление о приеме на работу, заявление о предоставлении отпуска и т.д.).

6Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое

обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

7Индексация документов – присвоение документам порядковых

номеров и условных обозначений при регистрации.

8Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения

документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

9Инициативный документ – документ, послуживший основанием для

решения какого-либо вопроса и формирования дела.

10Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях,

явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату

сообщаются сведения официального характера.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из

учреждения.

Карта-заместитель – документ, помещаемый на место выданного дела

и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.

Классификация документов – деление документов на классы по

наиболее общим признакам сходства и различия.

Код организации – идентификатор организации, учреждения,

предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.

Код формы документа – идентификатор документа, являющийся

условным цифровым обозначением.

Кодекс - единый законодательный акт, содержащий в систематическом

изложении нормы права, относящиеся к определенной отрасли права (трудовой кодекс и др.).

Коммерческая тайна – производственная, научно-техническая,

управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба), которую предприниматель относит к конфиденциальной.

Контроль исполнения документов – совокупность действий,

обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Конфиденциальная информация – документированная информация,

доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию

подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия (заверенная) – копия документа, на которой в соответствии с

установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Корректура – исправление ошибок.

Корреспондент – учреждение или лицо, с которым ведется переписка.

Листок нетрудоспособности (больничный лист) – документ,

выдаваемый лечебным учреждением лицу на время его нетрудоспособности или на время ухода за больным, являющийся основанием для получения денежного пособия по социальному страхованию.

Личная карточка - документ, составляемый на работника и

содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о

работнике, его образовании, трудовой деятельности, семейном положении.

Личные (персональные) документы - официальные документы,

удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и трудовую

деятельность, содержащие биографические и другие сведения о нем.

Личный листок по учету кадров - документ, содержащий основные

сведения о работнике организации.

Макет – модель документа, отображенная текстом, излагающим

методику оформления и зоны размещения его реквизитов.

Наименование документа – обозначение вида письменного документа.