Требования к составлению и оформлению акта

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

В управленческой практике встречаются факты составления акта одним должностным лицом, однако чаще актом документируют деятельность комиссии.

Акты составляются в следующих случаях:

• обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций
• организации, реорганизации, переименования и ликвидации организаций и их структурных подразделений
• экспертизы
• проверок наличия и состояния дел и документов
• техники безопасности и охраны труда
• нарушения трудовой дисциплины
• и т.д.

Акт оформляется на общем бланке учреждения по ГОСТ Р 6.30-2003.

Формуляр документа включает следующие реквизиты:

• наименование организации - автор документа
• наименование вида документа
• дата
• номер
• место составления
• гриф утверждения
• заголовок к тексту
• текст
• подписи

Логическая структура текста акта включает следующие части: вводную и констатирующую.

Во вводной части обосновывается работа комиссии, дается ссылка на документ, являющийся основанием ее работы. Таким документом может быть приказ вышестоящего учреждения или руководителя учреждения, докладная записка, которые требуют установления каких-либо фактов и назначается состав комиссии.

Во вводной части перечисляются лица, участвующие в установлении фактов и событий в следующем порядке:

Председатель комиссии – должность, инициалы, фамилия

Члены комиссии – должность, инициалы, фамилия.

Если в составлении акта принимали участие не только члены комиссии, но и другие должностные лица, то они должны быть указаны в акте после перечисления членов комиссии:

Присутствовали – должность, инициалы, фамилия.

Констатирующая часть начинается словами:

«В период с…..по…..комиссия провела проверку…..»

Текст констатирующей части должен содержать детальное описание документируемой ситуации (факта, события и др.), изложение характера, методов, сроков работы, а также изложения выводов, предложений, заключения комиссии в связи с проделанной работой.

При составлении текста акта должен соблюдаться тон нейтрального изложения, лишенный эмоциональной окраски. Информация, выявленная комиссией должна быть краткой, точной и объективной.

Текст акта излагается от третьего числа.

Допускается изложение текста с разбивкой на отдельные пункты, каждый из которых нумеруется.

После изложения результатов проверки обязательно указывается количество экземпляров, в которых составлен акт, и место нахождения каждого экземпляра.

Акт подписывают председатель и члены комиссии, а также должностные лица, присутствовавшие при работе комиссии. Наименование должности в подписи не указывается.

Акт утверждает тот руководитель учреждения, который назначил комиссию.

Акт приобретает юридическую силу с момента утверждения (а не составления).

 

 

1. Когда составляют акты на сдачу-приемку служебных документов?

 

Акт по сдаче-приемке выполненных работ составляется после исполнения подрядчиком своих обязательств. Акт не является самостоятельным документов, а служит приложением к работе по договору подряда. Он является частью процедуры приема результатов работы и служит основанием для окончательных расчетов по подрядному договору между заказчиком и исполнителем.

 

 

1. Кто составляет акт?

 

Акт составляется комиссией в составе не менее трех сотрудников предприятия, утверждается руководителем.

 

1. Какие реквизиты входят в состав акта?

 

В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.