Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава, содержания, а также учета дел. Опись отражает систему организации документов архивного фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда.
Опись дел по личному составу в зависимости от количества дел или периода времени, за который составляется опись, может составляться на отдельные виды документов по личному составу или на весь комплекс документов.
Для систематизации дел в описи используется различные схемы.
Наиболее приемлемые схемы: хронологически-номинальная, когда основой расположения дел является год, внутри года по видам документов или номинально - хронологическая, когда сначала располагаются дела по видам документов, внутри по годам.
Номинально - хронологическая схема, как правило, применяется в крупных организациях с большим количеством работников.
При систематизации судебно-следственных дел и историй болезней, возможно, использовать схему, в которой дела располагаются по тематическому или предметно-вопросному признаку, внутри по хронологии или алфавиту.
|
|
Примерная схема расположения документов внутри годового раздела описи может выглядеть таким образом:
– приказы по личному составу или другие распорядительные документы заменяющие их;
– списки, книги, карточки учета личного состава;
– личные дела; – контракты (трудовые договоры), не вошедшие в состав личных дел;
– личные карточки Т-2;
– лицевые счета или расчетно-платежные ведомости;
– протоколы и акты о несчастных случаях;
– списки работающих на производстве с вредными условиями труда;
– табели, наряды работников вредных профессий;
– протоколы аттестационных, квалификационных комиссий и документы к ним;
– домовые книги;
– невостребованные трудовые книжки;
– документы по награждению правительственными и ведомственными наградами и присвоению почетных званий (наградные дела, списки, книги учета выдачи наград).
Личные дела и личные карточки уволенных располагаются в описи по году увольнения работников.
В опись целесообразнее включать документы одного срока хранения, исключение составляют дела представленные фрагментарно. Если в фонде находятся документы других организаций, их включают в отдельную опись.
Документы постоянного срока хранения и долговременного включаются в отдельные описи.