Справочный аппарат к описи дел по личному составу традиционен - титульный лист, список переименований организации, список сокращенных слов, предисловие, оглавление, указатель.
Состав справочного аппарата к описи диктуется его целесообразностью.
Справочный аппарат обязательно составляется:
– к первому годовому разделу описи;
– при включении в опись несколько годовых разделов; при составлении описи дел ликвидированной организации (максимальный состав справочного аппарата).
На титульном листе описи указывается:
– название государственного архива;
– полное и сокращенное название организации с указанием ее подчиненности.
При изменении названия организации в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указываются изменения в названии организации в хронологической последовательности и с указанием крайних дат существования организации под каждым названием.
В случае многократного изменения названия организации (более трех раз), на титульном листе указывается последнее название организации, все изменения указываются на отдельном листе, следующим за титульным.
|
|
Крайними датами каждого названия организации являются даты приказов, распоряжений вышестоящих организаций (если они имеются) или дата регистрации изменений в Уставе организации в связи с ее переименованием.
– гриф утверждения описи руководителем организации;
– название описи, в которое включается: номер описи, крайние даты документов, включенных в опись;
Название описи может быть общим, если в опись включены разные виды документов: «Архивная опись №___ дел по личному составу за ____ годы»; или, если в опись включен один вид документов, указывается конкретный вид документов: «Архивная опись №___ лицевых счетов за ____ годы».
– срок хранения документов на титульном листе может быть указан, если в опись включены документы одного срока хранения.
Титульный лист может не составляться на годовой раздел описи дел по личному составу.
Пример оформления титульного листа описи и форма годового раздела описи приведены в приложениях №№ 3, 4.
Оглавление (содержание) описи отражает ее состав и построение, а также показывает на каких листах начинаются ее составные части.
В оглавлении указываются номер листа, на котором находится предисловие, список сокращенных слов, название разделов (групп дел), включенных в опись,
указатели, переводные таблицы шифров (если имеются). К описям, содержащим небольшой объем дел, оглавление можно не составлять. Оглавление помещается за титульным листом или за списком переименований организации (если имеется).
|
|
Предисловие к описи является важным элементом справочного аппарата. Предисловие включает: историю фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава, содержания документов и особенности формирования дел; состав справочного аппарата к описи.
Обычно в предисловии к описям по личному составу история фондообразователя дается кратко: дата образования, переименования организации, название организации-предшественницы, подведомственная сеть, основные функции.
Основной акцент в предисловии делается на описание состава документов описи и особенности их формирования. Однако, при описании документов ликвидированных организаций в предисловии приводятся наиболее полные сведения по истории фондообразователя, а также истории фонда: при написании предисловия используются законодательные источники, устав, положение организации, официальные издания организации.
В том случае, если сведения по истории фондообразователя были установлены по косвенным источникам (угловые штампы, печати, бланки и т.д.), то это следует оговорить в данном разделе предисловия.
В список сокращенных слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых. Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью, и в круглых скобках дается их сокращенное название.
При повторном внесении названия организации в опись оно приводятся в сокращении.
К описям документов по личному составу могут быть составлены указатели: именные, профессий, учреждений, предприятий, видов документов. Целесообразность составления указателей зависит от объема документов, их разновидностей, от количества описей, составленных на документы фонда и принципа их систематизации.
2.3. Составление сопроводительной документации
Каждая компания, независимо от ее размеров и объемов деятельности, должна соблюдать деловую этику. Это не только говорит о ее юридической грамотности, но и подтверждает статус серьезного контрагента, который соблюдает все правила в бизнес-среде. Неотъемлемой частью взаимоотношений покупателей, продавцов и остальных участников рынка является сопроводительное письмо.
Сущность сопроводительного письма к документам
Отправляя документы по почте, Вы должны обязательно приложить к ним сопроводительное письмо.
Некоторые фирмы, которые не хотят тратить лишнее время, могут возразить и сказать, что такого рода работа бессмысленна. Будут ли они правы? Конечно же, нет.
Роль сопроводительных писем в современной бизнес-культуре велика:
Во-первых, увидев сопроводительное письмо, Ваш контрагент не оставит без должного внимания поступившую к нему корреспонденцию. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.
Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями. Поверьте, Вы не только облегчите свою жизнь (как показывает практика, контрагент всегда забывает о каком-либо экземпляре документа), но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки.
В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа. Указав в сопроводительном письме те приложения (с номером и датой), которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору. Составление сопроводительного письма к документам
|
|
Составление сопроводительного письма не регламентировано нормативно-правовыми документами, поэтому единого образца не существует.
Данное письмо составляется в произвольной форме, однако нужно учесть некоторые моменты:
Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.
В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.
В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.
Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя. Кроме этого упомяните, что в случае несогласия с некоторыми пунктами, покупатель может составить протокол разногласий и отправить его в двух экземплярах.
Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и словосочетания, как «уважаемый», «просим Вас», «с уважением».
Если Вас интересует то, кто должен подписывать сопроводительное письмо, то тут существует несколько вариантов.
Когда письмо отправляет директор вместе с коммерческим предложением о сотрудничестве, то, конечно же, он и должен подписать его. Ведь, по сути, переписка осуществляется между двумя руководителями.
Если же сопроводительное письмо составляет бухгалтер, чтобы отправить контрагентам первичные документы, то подписывать его должен только главбух. При этом в письме нужно указать, что документы предназначены для главного бухгалтера предприятия-контрагента.
В конце сопроводительного письма необходимо предоставить свои контактные данные, чтобы получатель корреспонденции смог связаться с Вами в случае возникновения вопросов по полученным документам.
Заключение
Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой (чаще — совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие.
|
|
Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.
Документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени или пространстве.
Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.
В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино. Для понимания сущности документа в курсовой работе условно разделили информационную и материальную стороны документа и рассмотрели их отдельно.
В курсовой работе рассматривалась была описана подготовка к передаче дел архива организаций в государственный архив, характеристика документа как системного объекта, была описана структура документа, охарактеризована информационная составляющая документа, а также описана классификация документов по информационной составляющей документов.