2020-08-05
318
1. Состав реквизитов документов. Требования к оформлению реквизитов.
2. Требования к бланкам документов и их оформлению.
3. Требования к изготовлению, учету и хранению бланков с воспроизведением государственного герба РФ, гербов субъектов РФ.
1.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа. К числу обязательных для большинства документов реквизитов можно отнести следующие: наименование организации-автора документа, название вида (унифицированной формы) документа, дату изготовления документа, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подписи и печати. В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен, если того требует назначение документа.
1. Государственный герб. В соответствии с Положением о Государственном гербе, Государственный герб изображается на бланках: Президента, палат Федерального Собрания, Правительства, Конституционного, Верховного и Арбитражного Судов, министерств, ведомств, Прокуратуры, Центрального банка, Уполномоченного по правам человека, Счетной палаты, дипломатических представительств, консульских учреждений и иных представительств границей.
|
|
|
2. Герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов Российской Федерации. Как правило, герб субъекта Российской Федерации изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Эмблема предприятия — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия
организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке — не допускается изображать на бланке документа эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания),не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.
|
|
|
4. Код организации
Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа.
5. Код формы документа
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.
6. Наименование организации
Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Этот реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Все наименования даются в именительном падеже. В бланках организаций двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указывается только наименование местного органа власти. Наименование организации, указанное в бланке, должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе или положении об организации). Если организация имеет официально закрепленное сокращенное наименование, оно приводится под полным наименованием в скобках:
7. Справочные данные об организации
Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий.
8. Наименование вида документа
Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом «Наименование организации».
9. Дата документа
Дата — один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2000. Допускается оформление латы словесно-цифровым способом: 15 апреля 2000 г, а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05. Кроме даты документа, датируются также нее служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).
10. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (например, распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке очередности авторов на документе. Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом;
|
|
|
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом: На № 05-13/36 от 04.03.2000. Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и номером документа,
12. Место составления или издания документа
Реквизит используется только на общих бланках, на бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны. Например: с. Ивановка Мытищинского района Московской области. Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации. Сокращение «г» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург»,
13. Гриф ограничения доступа к документу
Реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, — государственную тайну или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «Секретно», «Совершенно секретно*, «Особой важности» (если документ содержит государственную тайну), «ДСП» (для служебного пользования), «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и др. Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра.
14. Адресат
Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Последовательность написания почтового адреса должна соответствовать требованиям Правил оказания услуг почтовой связи:
|
|
|
наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т, п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной масти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам. Адресат проставляется на бланке документа справа.
При направлении документа в организацию или структурное подразделение их наименования указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования организации дополнительным межстрочным интервалом. Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, наименование организации и инициалы и фамилию отправителя. Инициалы проставляются перед фамилией. При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя. На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.
15. Гриф утверждения документа
Утверждение - способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются организационно-правовые документы, плановые и отчетные документы, некоторые финансовые (сметы), некоторые акты.
Документ может утверждаться: должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятие решений по вопросам, изложенным в утверждаемом документе; коллегиальным органом или изданием распорядительного документа.
16. Резолюция
В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюции.
Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции, например:
Васильеву КА
Подготовить проект контракта к 26.05.2007 подпись 22.05.2007
Если исполнителей несколько, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
17. Заголовок к тексту
Реквизит является обязательным дня всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа.. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа. Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева, без кавычек, не подчеркивают. Точка вконце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 20-30 знаков, количество строк не более пяти. Строки заголовка печатают один интервал.
18. Отметка о контроле
Реквизит проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом - «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.
19. Текст документа
Текст - основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
20. Отметка о наличии приложений
Реквизит оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам.
21. Подпись
Подпись - обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделенное соответствующей компетенцией. Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке. В состав подписи входят; наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. На документе может быть более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, при этом не допускается ставить перед наименованием должности предлог «за» или косую черту.
22. Гриф согласования
Согласование - это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования, о чем делается отметка на месте проставления грифа согласования:
23. Визы согласования документа
Внутреннее согласование оформляется визой, которая состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечания, дополнения или не согласно с документом, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу. На внутренних документах виза проставляется на обороте последнего листа подлинника документа, на исходящих - на последнем листе копии, остающейся в деле организации.
24. Печать
Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема, и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати». Печати бывают гербовыми и простыми. К последним относятся печати организации и структурных подразделений. Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.
25. Отметка о заверении копии
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными. Отметка о заверении копии (или выписки из документа) состоит из слова «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью.
26. Отметка об исполнителе
Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа.
27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка проставляется на первой странице документа на нижнем поле и включает и себя слова «В дело», номер дела по номенклатуре дел, подпись исполнителя документа, дату проставления отметки.
28. Отметка о поступлении документа в организацию
Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при его экспедиционной обработке. Как правило, для этого используется специальный штамп с наименованием организации.
29. Идентификатор электронной копии документа
Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, а при необходимости - дату и другие поисковые данные.
2.
Основные требования к оформлению бланков управленческой документации предприятий, учреждений или организаций отражены в ГОСТ Р6.30-2003.
Документооборот современной организации использует бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями вышеозначенного стандарта допускается применение бланков формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм). Выбор формата бланка при подготовке документа определяется в зависимости от объема текста. Помимо размерных требований к бланкам предъявляются и некоторые другие, в частности:
а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы документа);
б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;
в) размещение полей и разметок.
Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м2, а белизна не менее 90%). Подробнее ГОСТ 93-27.60. Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве и смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (то есть отслаиванию отдельных частичек или волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве. Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков – темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.
Документы, оформленные на бланках, в соответствии с требованиями п. 4.1 ГОСТ Р6.30-2003 должны иметь поля - свободное от текста пространство по краям листа размером не менее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм – с правого. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. К примеру, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Бланки организационно-распорядительной документации проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, на основе как углового, так и продольного их размещения. Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается наиболее выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20% процентов площади формата. Угловое расположение наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя и нанесения резолюции. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу. Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем. Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов. Разработка особого бланка писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем.
Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т.п.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при это дополняется реквизитом «Наименование документа» Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Заказ на изготовление бланков производиться через отдел делопроизводства и архива. Допускается изготовление бланков в подразделениях на средствах множительной техники. Бланки организации подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи оперативной полиграфии проставляют порядковые номера, а при необходимости – и серии этих номеров. Учет бланков организации ведется раздельно по видам бланков. Данные учета отражаются в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) с применением следующих реквизитов:
1) при поступлении бланков: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование поставщика бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков;
2) при выдаче бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя бланков; расписка в получении; примечания (отметка об уничтожении и т.д.).
3.
Несмотря на то, что из содержания ГОСТ Р6.30-2003 исключены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению в организации бланков с воспроизведением государственного герба РФ (гербов субъектов РФ), это отнюдь не означает упразднения указанных требований. В соответствии с ГОСТ Р6.30-97 такие бланки являются полиграфической продукцией и подлежат учету. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штепмельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида полиграфической продукции на высоком качественной уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам организаций, которые ведут учет изготовленных бланков – на карточках или в журналах отдельно по каждому виду бланков, количество бланков, количество бланков, выданных сотрудникам для работы, количество испорченных бланков. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет служба делопроизводства организации.
