Лекция № 1. Основные понятия документационного обеспечения

 

1. Понятие документационного обеспечения управления туристским предприятием.

2. Нормативно-методическая база документационного обеспечения.

3. Федеральное законодательство в сфере документационного обеспечения.

 

1.

 

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и говорит о значительном его усовершенствовании благодаря использованию вычислительной техники.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть создании управленческих документов. В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, электронное) и типы создаваемых при этом документов.

Документирование в большинстве организаций осуществляется на русском языке с использованием электронных носителей.

Результатом документирования является документ. Согласно ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995г. №24-ФЗ документ ( документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждого вида документа комплексом реквизитов. Законодательно установлен не только состав реквизитов (всего их 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы документации. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Примеры систем документации – организационно-правовая, распорядительная и др.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).

Документационное обеспечение управления предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами – это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности. Эти понятия будут более подробно рассмотрены в последующих лекциях. 

2.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

- Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

- Указы и распоряжения президента РФ, постановления правительства РФ;

- Нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

- Государственные стандарты на документы;

- Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- Унифицированные системы документации;

- Нормативные правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством учреждений, организаций, предприятий;

- Законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ.

 

3.

 

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995г. №24-ФЗ. Этот закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:

- порядок документирования информации;

- право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;

- категории информации по уровню доступа к ней;

- порядок защиты правовой информации.

ФЗ РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном обмене в рамках единого мирового информационного пространства. Закон призван обеспечить защиту интересов РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, а также защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене. Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения на вывоз документированной информации, определяет порядок защиты конфиденциальной информации и рассматривает другие вопросы международного информационного обмена.

Закон РФ «О языках народов Российской Федерации» от 25 октября 1991 г. № 1807-1 (с изменениями от 24 июля 1998 г.) регулирует вопросы использования государственного языка в документах. В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке РФ – русском, государственных языках республик и иных языках народов РФ, определяемых законодательством республик. Официальная переписка между государственными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов РФ с адресатами в РФ ведется на русском языке.

Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, документы об образовании, военные билеты на территории республик, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке республики.

В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России применяется русский язык. Другие языки могут применяться только при наличии соответствующего международного или межреспубликанского договора. Закон устанавливает также нормы использования языка в судебной, внешнеполитической, внешнеэкономической и других сферах деятельности.

Одним из реквизитов документа является эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Использование товарных знаков, в том числе в официальной документации, определяется законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товара» от 23 сентября 1992 г. № 3520-1.

 Ряд законодательных актов РФ регулирует вопросы использования информации, относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации. В частности, закон РФ «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ. Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей, распоряжения сведениями, составляющими государственную тайну, порядок защиты государственной тайны, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны.

Законодательство РФ регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением, в частности, создание и использование современных автоматизированных и телекоммуникационных систем (закон РФ «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» от 23 сентября 1992 г. № 3523-1) и использование средств связи (ФЗ «О почтовой связи» от 16 февраля 1995 г. № 129-ФЗ) и др. 

Правовые акты, принимаемые Президентом и Правительством РФ, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации. Основными актами этого вида являются:

1. Положение о государственном гербе Российской Федерации, утвержденное указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050 (с изменениями от 17 марта 1997г.) Это положение устанавливает круг учреждений, имеющий право изображать Государственный герб на своих бланках.

2. Постановление правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с изображением государственного герба РФ» от 27 декабря 1995 г. № 1268.

3. Ряд указов президента РФ направлен на обеспечение защиты информации: Указ «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне» от 24 января 1998 № 61. К этой же группе нормативных актов относится и постановление правительства «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» от 4 сентября 1995 г. № 870.

4. Положение об архивном фонде Российской Федерации, утвержденное указом Президента от 17 марта 1994 г. № 552

5. Распоряжение Правительства РФ «Об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу» от 21 марта 1994 г. №358-Р рекомендовало учредителям вновь создаваемых юридических лиц включать в учредительные документы положения об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу и о своевременной передаче их на государственное хранение при ликвидации производства.

В 1991 году Росархивом была разработана и предложена для внедрения Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

ГСДОУ – это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники. Положения ГСДОУ внедряются в практику путем разработки и издания инструкций, правил, рекомендаций по организации делопроизводства.

В государственных стандартах на документы закреплены требования к форме (формуляру-образцу) документа, бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документации, используемая документационном обеспечении терминология, требования к техническим средствам обработки информации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Унифицированные системы документации (УСД) создаются в целях сокращения применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку.

УСД – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Унификация в данном случае – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. В настоящее время действуют 8 УСД (банковской документации, документации по труду и др.)

Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях (Общероссийский классификатор стандартов (ОКС); - Общероссийский классификатор продукции (ОКП); Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)).

2. Классификаторы информации об организационных структурах (Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ); Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)).

3. Классификаторы информации о населении и кадрах(Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов и др.).