Понятие о документах

ГРУППА 19

Дисциплина: МДК 04.01. Выполнение работ продавца продовольственных товаров

Тема 2.4 Отчетность материально - ответственных лиц.

Практическое занятие

Построение товарного отчета.

Контрольные вопросы:

1. Какие реквизиты должны содержать правильно оформленные документы?

2. Как проверяют поступившие в бухгалтерию документы?

3. Как должны храниться первичные документы до сдачи в бухгалтерию?

4. Сколько экземпляров счёт фактуры выписывается на каждый магазин?

5. Как оформляется сдача товарной выручки в кассу?

6. Как оформлять расход денег из выручки?

7. Как производится продажа товаров в кредит?

8. Какие виды товарных потерь вы знаете?

9. Как часто нужно предоставлять товарно-денежные отчёты в бухгалтерию? Сколько экземпляров?

10. Какие реквизиты должен содержать товарно-денежный отчёт?

Понятие о документах.

Основным принципом учёта является документирование. Хозяйственная деятельность торговых предприятий и организаций складывается из большого количества различных по содержанию финансово-хозяйственных операций, которые и отражаются в различных документах.

В торговые предприятия ежедневно поступает масса товаров, тары, огромное количество денежных средств; идёт непрерывный процесс реализации товаров, совершаются уценки, переоценки материальных ценностей и буквально каждый шаг, каждая операция, каждое действие или явление отражается в определённом документе.

Документ от латинского documentum – означает способ доказательства чего-либо.

Документирование осуществляется на основании первичных документов: товарно-транспортных накладных, счетов, счетов-фактур, внутренних накладных и т.д. Именно первичные документы являются основанием для регистрации финансово-хозяйственных операций в учёте, обосновывают его правильность и придают юридическую силу.

Документ – это письменное свидетельство совершения какого-либо действия либо права на его совершение. Документ – это единственное законное основание для записей в учёте, для осуществления бухгалтерского учёта.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и заполнятся в момент совершения операции, а если это невозможно, то по окончании операции.

Существуют особые требования по заполнению документов: они должны быть оформлены надлежащим образом, содержать исчерпывающие сведения о совершении того или иного действия, той или иной операции. Основными требованиями являются:

· Своевременность заполнения;

· Реальность и достоверность записей.

Соответствие этим требованиям позволяет вести полный и качественный учёт на торговом предприятии, контролировать сохранность товарно-материальных ценностей. Своевременность и правильно заполненные документы позволяют проверить:

- правильность совершения операции;

- надлежащее исполнение приказов, постановлений, инструкций, соблюдение действующего законодательства;

- выполнение основных планово-финансовых показателей на предприятии.

Для учёта отличительных особенностей и порядка использования отдельных видов документов их группируют по определённым признакам. Такая группировка называется классификацией:

1. По назначению:

Распорядительные – документы, содержащие распоряжение на выполнение какой-либо хозяйственной операции. К ним относят доверенности, чеки, распоряжения на отпуск товарно-материальных ценностей, приказы, наряды. Они не служат основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте, но имеют большое значение для предварительного контроля за правильностью их выполнения.

Исполнительные – документы, подтверждающие факты совершения хозяйственных операций. Они служат основанием для счётных записей. Это отчёты материально-ответственных лиц с приложенными к ним первичными документами, акты, платёжные ведомости, приходные и расходные накладные, счета и другие документы, удостоверяющие совершение хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления составляют счётные работники. К таким документам относят расчёты амортизации и износа основных средств, расчёты по распределению прибылей, расчёты распределения заработка бригады между её членами и др. Составляются на основе распорядительных и исполнительных документов.

Комбинированные – документы, которые содержат признаки различных по назначению документов. Это приходные и расходные кассовые ордера, лимитные карты на отпуск материалов в производство и др. Использование комбинированных документов в учёте сокращает количество первичных документов и ускоряет учётный процесс.

2. По объёму содержания:

Первичными называют документы, непосредственно регистрирующие хозяйственные операции. Например, приходные и расходные накладные, приходные и расходные ордера, счета-фактуры, акты, препроводительные ведомости и т.п.

Сводными называются документы, группирующие и обобщающие показатели первичных документов. Такими документами могут быть кассовый отчёт, составленный на основании приходных и расходных документов; товарный отчёт, отражающий приходные и расходные товарные и денежные первичные документы. Сводные документы, объединяя несколько первичных документов, уменьшают количество записей в учёте.

3. По месту составления:

Внутренние – документы, составленные на том предприятии, где их используют для учёта хозяйственных операций. К внутренним документам относят, требования на отпуск материалов со склада в производство, приходные и расходные кассовые ордера, платёжные ведомости, платёжные поручения и т.д.

Внешними называют документы, поступившие от других предприятий. Это квитанции банка о приёме денег, почтовые квитанции, счета поставщиков и др.

1. Какие существуют требования по заполнению документов?

2. Что такое классификация документов?

3. Как подразделяются документы по назначению?

Тема: Бухгалтерские документы, их назначение и правила составления

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство факта совершения хозяйственной операции. Документы нужно составлять своевременно, в момент совершения хозяйственных операций. Записи в документах необходимо делать шариковой ручкой или при помощи пишущих машин. Показатели, характеризующие содержание операции, называются реквизитами.

Документы имеют юридическую силу только при наличии обязательных реквизитов.

В каждом правильно оформленном документе должны быть следующие реквизиты:

· наименование документа (формы), код;

· дата составления и номер документа;

· наименование и адрес предприятия;

· краткое содержание хозяйственной операции;

· наименование должностных лиц, ответственных за совершение хоз. операции и правильность её оформления;

· количество, цена, сумма, личные подписи указанных лиц.

В документах не допускаются помарки, подчистки, неоговоренные исправления.

Ошибки исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумма, надписывается исправленный текст или сумма. Пишется надпись: «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, дата исправления.

Документы, составленные с нарушением установленных правил, юридической силы не имеют.

Тема: Проверка, утверждение и хранение документов

Документы, составленные на торговых предприятиях должны сдаваться в бухгалтерию в установленные сроки.

Поступившие в бухгалтерию документы проверяют:

- арифметически – с точки зрения правильности оформления

- по существу – произведенных хозяйственных операций

При проверке по существу устанавливают законность и хозяйственную целесообразность произведенных операций.

Арифметическая проверка заключается в том, чтобы правильно были подсчитаны итоговые данные каждого наименования и в целом по итогу.

В отчетах проверяют правильность перенесения остатков товаров и тары на начало отчетного периода, правильность подсчета итогов по приходу и расходу. Правильность выведения остатков тов-мат. ценностей на конец отчетного периода, количества указанных документов по приходу и расходу. Проверяют наличие и достоверность подписей материально ответственных лиц, соблюдение правил исправлений ошибок.

После проверки документов в бухгалтерии их передают на утверждение руководителю, утвержденные документы возвращаются в бухгалтерию для дальнейшей обработки и хранения. Бухгалтерские документы должны храниться в специальных помещениях или шкафах под ответственностью главного бухгалтера.

Все первичные документы до сдачи их в бухгалтерию должны храниться в магазине, в несгораемом ящике или шкафу под ответственностью зав магазином.

Тема: Документальное оформление поступления товаров и тары на розничные торговые предприятия.

Товары на розничные торговые предприятия поступают от государства, оптовых баз (поставщиков) и сопровождаются документами, предусмотренными договорами поставки и правилами перевозки грузов. Которые удостоверяют качество, количество, цену и сумму товаров и тары. Сопроводительные документы имеют важное значение для обеспечения сохранности товароматериальных ценностей, к сопроводительным документам относятся:

-товарно-транспортная накладная (при доставке автомобилем)(железнодорожная накладная, водным путём – коносамент);

-товарная накладная (форма №ТОРГ-12);

-счёт-фактура (на сумму НДС, относящегося к товарам)

- отвесы; - липные карты; - упаковочные ярлыки и др.

При централизованной доставке существует 2 способа оформления документов, когда выписывается товаротранспортная накладная, счет – фактура и товаротранспортная накладная.

На каждый магазин выписывается счет фактура в 4-х экземплярах и упаковочные ярлыки поставщика. Приемка товаров и тары производиться по количеству и качеству на основании сопроводительных документов. Зав магазином проверяет соответствие товаров и тары счету – фактуре, а затем расписывается в получении их по количеству и качеству, во всех экземплярах документов.

Один экземпляр счет – фактуры оставляет у себя, а два передает лицу осуществляющий централизованную доставку.

Отпуск товаров из одного розничного предприятия в другое производиться по расходным накладным, только по письменному распоряжению руководителя.

Тема: Документальное оформление продажи товаров розничными торговыми предприятиями

Товары из розничных торговых предприятий продают в основном населению за наличный расчет. В небольших магазинах деньги за проданные товары получают продавцы. В более крупных, расчеты с покупателями производят кассиры, а продавцы по чекам отпускают товар. Торговая выручка от продажи товаров должны поступать в отделение госбанка, в кассу правления через отделение связи.