Этикет составления деловой корреспонденции

КОНСПЕКТЫ. ТЕСТ.

по дисциплине « Профессиональная этика в психолого - педагогической деятельности »

 

Выполнил:

студент группы ПФЗ 102-19                                                     Д.С. Гробова

Направление 44.03.02 «Психолого-педагогическое образование»

Направленность «Психология и педагогика дошкольного образования»

 

Проверил:

 

канд. пед. наук, доцент                                                                Е.М. Захарова

 

 

Курган 2020

Организация и проведение деловых переговоров

Деловые переговоры - это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие, либо противоположные интересы.

Переговоры предназначены для того, чтобы с помощью взаимного обмена мнениями получить соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнёры могут договориться между собой без труда или с большим трудом, или вообще не прийти к согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения. Обобщённая схема их проведения имеет следующий вид: подготовка переговоров; проведение переговоров; завершение переговоров.

Деловая беседа может быть в 2 формах:

1) Письменная форма - составление документов;

2) Устная форма - деловая беседа, деловые переговоры и деловой телефонный разговор.

Деловая беседа проводится внутри одной деловой организации – о приеме на работу, при увольнении с работы, а также, дисциплинарные и проблемные беседы.

Дисциплинарные беседы проводятся при нарушении трудовой дисциплины, а также при плохом выполнении работы.

Деловые переговоры проводятся между разными фирмами, организациями. В них участвуют руководители предприятий - их цель наладить сотрудничество, решить спорные вопросы.

Функции деловых переговоров:

Информационная - в процессе общения может происходить только обмен информацией;

Коммуникативная - наладка новых отношений, деловых связей;

Контроль, координирование действий - при налаженных деловых связях партнеры чаще просто уточняют некоторые моменты;

Регулятивная - решение возникающих проблем, для прекращения спорных ситуаций.

В связи с разнообразием переговоров невозможно предложить их точную модель. Обобщенная схема их проведения имеет следующий вид по этапам:

1. Подготовка переговоров

2. Проведение переговоров

3. Решение проблемы (завершение переговоров)

4. Анализ итогов деловых переговоров

Подготовка деловых переговоров

Конструктивная беседа

Стороны обмениваются мнениями. Процесс взаимный. Каждая из сторон принимает на вооружение все высказанные соображения, позиции, факты, независимо от того, кто является их автором.

Инструктивная беседа

Передача информации с одной стороны. Как правило, в форме наставления, инструкции. Цель – заставить другую сторону прийти к желаемому соглашению.

Убеждающая беседа

Склонение собеседника к желаемой цели путем убеждения с использованием логических рассуждений, имеющих вес аргументов, серьезных для решения конкретной проблемы фактов.

Спор

Другими словами такую форму деловых переговоров можно назвать словесным состязанием. Каждая из сторон старается отстоять свое мнение.

Дискуссия

Разновидность спора, но более мягкого, так как при дискуссии отстаивание позиции происходит на основе аргументов, доказательства, проверенных фактов.

Также различаются следующие виды деловых переговоров:

Официальные - по протоколу, согласно строгой процедуре;

Неофициальные - непринужденная беседа, которая не завершается подписанием тех же договоров;

Внешние - с партнерами по бизнесу, клиентами компании;

Внутренние - внутри организации.

 Предпосылки успешности деловых переговоров затрагивают ряд как объективных, так и субъективных факторов и условий. Прежде всего партнеры по переговорам должны выполнить следующие условия: обе стороны должны иметь интерес к предмету переговоров; они должны иметь достаточные полномочия в принятии окончательных решений (соответствующее право на ведение переговоров); партнеры должны иметь достаточную компетентность, необходимые знания в отношении предмета переговоров; уметь максимально полно учитывать субъективные и объективные интересы другой стороны и идти на компромиссы; партнеры по переговорам должны в определенной мере доверять друг другу.

Речевой этикет

Речевой этикет - это словесные формы выражения отношений, тесно связанные с определёнными моментами ситуации и обусловленные культурным уровнем, полом, возрастом, степенью родства, знакомства участников коммуникации.

Этикет понимался как свод формальностей, касающихся внешности и образа действий. В обществе говорили: хороший тон, хорошие манеры. Широкое развитие получила педагогическая теория «быть и казаться».

 Любой процесс общение складывается из определённых этапов:

- начало разговора (приветствие / знакомство);

- основная часть, беседа;

- заключительная часть разговора.

Каждый этап общения сопровождается определёнными штампами, традиционными словами и устойчивыми выражениями – формулами речевого этикета. Данный формулы существуют в языке в готовом виде и предусмотрены на все случаи жизни.

К формулам речевого этикета относятся слова вежливости (извините, спасибо, пожалуйста), приветствия и прощания (здравствуйте, приветствую вас, до свидания), обращения (ты, вы, дамы и господа). С запада пришли к нам приветствия: добрый вечер, добрый день, доброе утро, а из европейских языков - прощания: всего хорошего, всего доброго.

К сфере речевого этикета относятся способы выражения радости, сочувствия, горя, вины, принятые в данной культуре. Так, например, в некоторых странах считается неприличным жаловаться на трудности и проблемы, а в других недопустимо рассказывать о своих достижениях и успехах. Круг тем для бесед различен в разных культурах.

В узком смысле слова речевой этикет можно определить, как систему языковых средств, в которых проявляются этикетные отношения. 

К формулам речевого этикета относятся слова вежливости (извините, спасибо, пожалуйста), приветствия и прощания (здравствуйте, приветствую вас, до свидания), обращения (ты, вы, дамы и господа). С запада пришли к нам приветствия: добрый вечер, добрый день, доброе утро, а из европейских языков - прощания: всего хорошего, всего доброго.

К сфере речевого этикета относятся способы выражения радости, сочувствия, горя, вины, принятые в данной культуре. Так, например, в некоторых странах считается неприличным жаловаться на трудности и проблемы, а в других недопустимо рассказывать о своих достижениях и успехах.

Этикет составления деловой корреспонденции

Большое место среди служебных документов занимают деловые письма, которые составляются по самым различным поводам. Толково, грамотно составленное письмо служит одним из действенных средств достижения делового успеха.

Правила ведения личной переписки:

1. Отвечать на полученные письма как можно быстрее.

2. Личное письмо можно написать от руки

3. Поздравления и благодарности, приглашения и ответы на них пишутся всегда от руки.

4. Не пишите письма карандашом.

5. Бумага для писем должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной.

6. Письма можно закончить словами: «С уважением», «Примите мои наилучшие пожелания» и т.д.

7. Цветные открытки предназначены поздравления с днем рождения или праздником.

8. Не вскрывайте и не читайте чужие письма.

При составлении делового письма важно соблюдать следующие требования:

Первое правило деловой корреспонденции - первое же предложение начните с благодарности

Необходимо помнить о тех, кому вы обращаетесь, учитывать потребности, возможности и желания. Необходимо не только определить, что вы хотите сказать, но и какой ответ намерены получить

Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое он хочет передать, или вопрос, ответ на который он хочет получить, и точно знать, как это выразить в понятной и сжатой форме.

Порядок делового письма

Особое внимание надо уделить структуре делового письма. Есть принятые правила деловых писем, нарушать которые нельзя. В каждом деловом письме структура всегда одинакова:

1) наименование организации отправителя;

2) дата написания письма;

3) адрес получателя с указанием конкретного человека, которому письмо предназначено;

4) указание цели или темы письма;

5) основной текст;

6) заключение;

7) подпись отправителя.

Электронная почта - технология и служба по пересылке и получению электронных сообщений между пользователями компьютерной сети.

Самое первое, на что обращает внимание получатель при обновлении почты - это адрес, с которого было отправлено письмо.

Адрес электронной почты должен отражать официальное имя, а не какое-либо прозвище.