Как пользоваться электронной почтой?

Занятие 1

Тема: Оформление документации персонального и делового характера

План изучения нового материала:

1.Современные тенденции и процессы в оформлении документации персонального и делового характера.

2.Виды деловых писем и сообщений. Анкеты. Резюме. Автобиография.

3.Правила пользования электронной почтой.

4.Деловые бумаги в медицине.

5. Защита документов и персональных данных, в том числе, информации о пациентах.

 

· Документы - это оформленные по установленным правилам и зафиксирован-ные на разных носителях информации тексты, необходимые для реализации управляющих воздействий.

Существуют 5 типов записи для деловых документов:

1)Линейная - запись, обладающая самостоятельностью в оформлении мысли, с полностью оформленными предложениями, которые соответствуют требованиям официально-делового стиля (автобиографии, заявления, объяснительные записки, деловые письма, инструкции).

2)Запись в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной большей стандартностью, совпадением целого ряда языковых и графических компонентов (приказы, решения, постановления).

3) Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией; используются в типичных ситуациях (справки, контракты, договоры).

4) Анкета - перечень заранее подобранных вопросов. Отличается от трафарета тем, что является более дробной, вопросы и ответы могут иметь как одинаковую, так и разную форму, вопросы и ответы располагаются по вертикали (личный листок по учёту кадров).

5) Таблица - совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и занесённых в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей (табели, расчётные ведомости, штатное расписание и др.)

Форма, в соответствии с которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действуюшими правилами оформления документов. В случае отсутствия законодательно закреплённых рекомендаций по составлению документа прибегают к сложившейся практике их оформления.

Составные части документа (его реквизиты) определяются рекомендациями ГОСТ Р 6.30 - 2003. "Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Они влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.

Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации»в состав реквизитов документа входят 30 элементов.

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации; и т.д.              

· Виды документов  различают: 

1 )по тематическому признаку(коммерческие –оферта, письмо- запрос, рекламация (претензия) и некоммерческие (т.е. сами деловые письма: благодарственное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, напоминание, подтверждение, поздравление приглашение, соболезнование и сопроводительное) Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

· оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

· письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

· рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

· благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

· гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

· информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

· письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

· письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

· письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

· письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

· письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

· письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

· сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

2. По функциональному признаку:(письма-ответы на инициативные письма, письма, требующие ответа (письмо –запрос, письмо-предложение, рекламация, просьба, обращение ит.п.), письма не требующие ответа (письмо-напоминание, предупреждение, извещение, сопроводительное письмо, и письмо-подтверждение)  

3.По признаку получателя: циркулярные письма одному или нескольким получателям, обычные письма – адресованные 1 конкретному получателю

4.По композиционному признаку: одноаспектные и многоаспектные

5.По структуре:регламентированные– составляются по установленному образцу и нерегламентированные –содержат авторский текст, не имеют образца.

6. По форме отправления: конвертные – отправленные по почте в конверте, электронные –а эл. Виде на е-mail и факсовые- отправленные по факсу.

Но все многообразие документов разделяется, в первую очередь, на официальные и документы личного характера.

Служебная документация:

· докладная записка

· протокол

· объявление

· справка

· договор (контракт)

Деловая переписка

· извещение

· напоминание

· подтверждение

· предложение

Документы личного характера включают в свой состав:

1)собственно личные - документы, создаваемые человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (самая немногочисленная система документов, включает личную переписку, дневники, мемуары, воспоминания и т.д.);

2) деловые документы личного характера - документы, создаваемые человеком в связи с его профессиональной деятельностью и относящиеся к ее осуществлению (автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация, доверенность личного характера, расписка и др.)

Текст документов личного характера м.б. произвольным и составляется самим автором, но реквизиты: наименование вида документа, дата, подпись должны быть обязательно в любом из этих документов.

Резюме - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве. Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность.

Резюме содержит:

• персональные данные (Ф.И.О., домашний адрес, телефон, дата рождения, семейное положение, гражданство);
• цель трудоустройства (указание должности, на которую претендует кандидат);
• образование (указываются в обратной хронологической последовательности наименования всех учебных заведений, начиная с последнего места учебы);
• опыт работы (список предыдущих мест работы, включая работы временного характера, с указанием занимаемых должностей и дат);
• профессиональные навыки;
• общественная деятельность;
• дополнительная информация (иностранные языки, водительские права, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей, знание ПК, личные качества и т.д.);
• рекомендации (с указанием фамилий и телефонов).

Резюме приобретают все большую популярность в условиях поиска возможностей трудоустройства. Особенностью данного до­кумента является изложение сведений о своем образовании и тру­довой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные све­дения о своих профессиональных навыках. В состав данных обязательно включается информация, которая может повлиять на решение о приеме на данную должность.

Пункты должны формулироваться в нейтральном стиле. В России резюме имеет необязательный информационно - рекламный характер и обычно не является документом, несущим правовую нагрузку.

Автобиография - документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправления и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть отражены: фамилия, имя, отчество, причины изменения фамилии, год и место рождения, социальное положение, образование, какие учебные заведения заканчивали и по какой специальности, трудовая деятельность с указанием в прямой хронологическом порядке времени, должности и места работы, причин перехода на другую работу и перерывов в работе более одного месяца, служба в Российской армии, награды, поощрения, взыскания, судимость, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках и иные сведения.

Используется повествовательная форма изложения от первого лица. Автобиография подписывается и датируется составившим ее лицом.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Как правило, в организации формы заявлений унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление о приеме на работу, об увольнение. Законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданами заявления о приеме на работу. Все необходимые сведения об их предстоящей деятельности и оплате труда включаются в трудовой договор. Однако практика написания заявления о приеме на работу сложилась исторически и имеет достаточно устойчивую форму обращения гражданина.

Для заявления характерны следующие реквизиты:

- адресат;

- заявитель (необходимо полностью прописать имя, отчество, фамилию);

- наименования вида документа (заявление);

- текст;

- подпись и расшифровку подписи;

- дата составления.

Заявление оформляется на листе бумаги формата А4, текст составляется в произвольной форме. В заявлении не принято писать предлог «от» (кого) и употреблять обороты: «весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.

Электронная почта

1. В электронном письме можно отправить не только сообщения в виде текста, но и прикрепить к письму файлы: таблицы, фотографии, рисунки, видео, презентации и так далее. Письма можно удалять, пересылать другим людям, хранить, фильтровать.

2. Электронная почта позволяет доставить корреспонденцию (информацию) мгновенно, экономя массу времени и сил.

3. Не нужно ходить в почтовое отделение, так как пользоваться электронной почтой можно, не выходя из дома, при наличии Интернета и компьютера. –

4. Экономичность - нет необходимости платить за каждое письмо, независимо от объема информации в нем. Достаточно, чтобы услуга предоставления Интернета была своевременно оплачена провайдеру.

 5. Оперативность - проверить почту и ответить на письмо можно даже с мобильного телефона с доступом к Интернету.

Как пользоваться электронной почтой?

 Для начала нужно зайти на сайт определенной поисковой или почтовой системы, например, "Яндекс", "Гугл", "Рамблер", "Мэйл.ру" и проч. Попробуем на примере завести почту на "Гугле". В верхней части сайта следует найти и нажать "Почта", появится новое окно для входа в почту и в свой аккаунт. Поскольку пока у вас почты в "Гугле" нет, нажимаете красную кнопку в правом верхнем углу - "Создать аккаунт". Далее заполните личные данные - имя, фамилия, имя пользователя. Пароль, пол, дата рождения, мобильный телефон, адрес запасной почты. Имя пользователя создаете сами, оно должно быть уникальным (если уже есть пользователь с таким логином, система вас предупредит и попросит ввести другое имя), состоять из латинских букв, длина имени от 6 до 30 знаков. Имейте в виду, что если вы хотите вести деловую переписку через электронную почту, то следует придумывать и выбирать более сдержанные логины.

Далее необходимо ввести пароль для почты. Он должен быть достаточно надежным, желательно, чтобы содержал прописные и строчные буквы, символы и цифры, длина - не менее 8 знаков. Вводим пароль еще раз, чтобы подтвердить его. - 

Дату рождения на данном сайте необходимо указать, чтобы иметь доступ к материалам в соответствии с вашим возрастом. Чтобы зарегистрировать почту, осталось только доказать, что вы реально существующий человек (а не робот), и ввести на клавиатуре указанные латинские буквы. Если знаки сложно читаются, можете нажать на знак "Аудио", система будет вам их диктовать. Если же нет желания этим заниматься, укажите номер мобильного телефона. На ваш телефон в виде СМС придет код подтверждения, его нужно будет ввести в поле "Подтвердите аккаунт". 

Итак, у вас есть свой электронный почтовый ящик, вы можете отправлять и получать письма.

Как писать письмо? Находим кнопку "Написать письмо", в появившемся окне в поле "Кому" пишем адрес получателя. Если хотите, чтобы копию письма получил еще кто-то, в поле "Копия" указываете еще один электронный адрес. Поле "Тема" можно оставить пустым, но если вы укажете предмет и суть письма, получателю будет удобнее. В письме можете писать текст, кнопкой "Прикрепить" или значком "Скрепка" прикрепить файлы, вставлять ссылки, фото, рисунки, сохранить черновик письма. Перед тем как нажать кнопку "отправить", можно проверить орфографию. Если вы хотите точно знать, получил и прочитал ли его адресат, поставьте галочку в пункте "Уведомить о прочтении". Читать полученные письма проще - просто нужно кликнуть на новое письмо (оно обычно выделено жирным шрифтом). Если вы не желаете больше получать письма от какого-либо автора, можете пометить одно из них как спам. Далее все письма с этого адреса будут автоматически направляться в папку "Спам". Итак, теперь вы имеете представление о том, как пользоваться электронной почтой, можете переписываться с деловыми партнерами и друзьями, регистрироваться в социальных сетях, совершать покупки через Интернет и многое-многое другое.

 

4.Документация медицинская- это система документов установленной

формы,предназначенных длярегистрации данных лечебных, диагностических, профилактических, санитарно-гигиенических и других мероприятий,

а также для их обобщения и анализа.

Во всех однотипных медицинских учреждениях ведется унифицированная первичная Д. м., установленнаяперечнем, в котором указаны вид документа (бланк, журнал и т.д.), формат и сроки его хранения. Образцыучетных форм и правила их заполнения содержатся в альбоме, утвержденном Минздравом СССР, Формыотчетности органов и учреждений здравоохранения, инструктивно техники.

Медицинский учет отражает объем и характер работы учреждений здравоохранения и необходим дляпланирования мероприятий по улучшению состояния здоровья и оказания медпомощи населению, оценкикачества и эффективности деятельности медицинских учреждений, обеспечения медико- статистической информацией органов управления

здравоохранением различных уровней.

По своему назначению учетные документы делятся на несколько групп.

Документы первой группыпредназначены для записей результатов наблюдения за состоянием больного в период его лечения илечебно-диагностических назначений ( Медицинская карта стационарного больного(форма № 003/у), а также ее важнейшие модификации:«Медицинская карта прерывания беременности» (форма № 003—1у), «История родов»(форма № 096/у); история развития новорожденного

(форма № 097/ в амбулаторно-поликлинических учреждениях являются

«Медицинская карта амбулаторного больного»(форма № 25/у-87)

и «История развития ребенка»(форма № 112/у): в дошкольных и школьныхучреждениях - «Медицинская карта ребенка»(форма № 026/у);

в женских консультациях «Индивидуальная карта беременной и родильницы» (форма 111/у).

Вторая группа учетных документов предназначена для обеспечения преемственности и взаимосвязи междуотдельными этапами (звеньями) оказания медпомощи.

Эти документы содержат основные сведения озаболевших и служат оперативным сигналом для проведения необходимых санитарно-профилактических и лечебных мероприятий. К ним относятся «Выписка из медицинской карты амбулаторного, стационарногобольного» (форма № 027/у); «Экстренное извещение об инфекционном заболевании, пищевом, остром отравлении, необычной реакции на прививку» (форма № 058/у) и др.

Третья группа документов отражает в основном объем выполняемой медперсоналом работы. К ним, вчастности, относится «Дневник работы врача поликлиники (амбулатории), диспансера, консультации»(форма № 039/у), в котором ежедневно учитываются отработанное время, количество принятых больных илиц, обследованных с профилактической целью;«Тетрадь учета работы на дому участковой (патронажной) медицинской сестры(акушерки)»(форма № 116/у);«Журнал учета процедур» (форма № 029/у) и др.

Существует также документация, используемая на станциях скорой помощи,

в учреждениях судебно-медицинской экспертизы, лабораториях,

в санитарно-профилактических учреждениях.

5. Персональные данные – это любая информация о физическом лице (ФИО, год, месяц, дата рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование, профессия, доходы и др. информация).

В каждой организации должна быть разработана инструкция по защите персональных данных. В ней подробно прописываются правила, которые должны соблюдать сотрудники при работе с такой информацией. Рекомендуется с каждым из служащих, допущенных к личной информации, заключать соглашение о неразглашении персональных данных. Хотя в небольших организациях, не специализирующихся на сборе персональной информации, обычно таких соглашений не заключают.

Для организаций, которые занимаются сбором и обработкой персональной информации клиентов, все гораздо сложнее. Такие организации должны быть зарегистрированы в Роскомнадзоре (уполномоченном органе по защите прав субъектов персональных данных) и быть внесены в реестр операторов персональных данных. Перед началом сбора таких данных эти организации должны направить в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных. В этом уведомлении нужно четко прописать основание для работы с личной информацией и меры по обеспечению безопасности. Только после выполнения всех вышеперечисленных действий, руководитель организации может быть уверен, что он выполнил все требования законодательства.

Защита персональных данных: ФЗ № 152 от 27 июля 2006 г «О персональных данных и ФЗ № 261 от 25 июля 2011 г. «О внесении изменений в ФЗ «О персональных данных» предусматривают ряд мер по защите персональных данных.

Пакет документов включает в себя: