Работа с документами, содержащими коммерческую тайну

1. В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну (КТ) предприятия. В условиях рынка информация является товаром, каждый собственник данного товара имеет право охранять его и использовать в своих интересах для достижения преимуществ над конкурентами и получения максимальной прибыли. Каждому предпринимателю необходимо знать специфику составления, оформления, обработки, хранения и использования документов, содержащих КТ.

Коммерческая тайна — производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль организации.

Сведения, содержащие КТ организации, можно условно разделить на 2 группы:

● научно-техническая информация;

●деловая информация.

Научно-техническая информация включает:

● сведения о конструкции машин и оборудования;

● чертежи;

● схемы;

● используемые материалы;

● рецептуры;

● методы и способы производства;

● новые технологии;

● программное обеспечение ПЭВМ и др.

Деловая информация содержит:

● сведения о финансовой стороне деятельности;

● сведения о размере прибыли;

● планы развития предприятия;

● планы и объемы реализации продукции;

● анализ конкурентоспособности;

● планы рекламной деятельности;

● списки торговых и других клиентов и др.

Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.

Органы государственной власти и местного самоуправления не вправе вмешиваться в определение и охрану КТ предприятия, за исключением случаев, предусмотренных законом.

КТ предприятия не могут составлять:

● учредительные документы и Устав предприятия;

● документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);

● сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему);

● документы о платежеспособности;

● сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

● документы об уплате налогов и обязательных платежах.

2. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов с грифом «КТ», предусматривает выполнение ряда рекомендаций. Для ограничения доступа к информации, содержащей КТ, руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под роспись ознакомиться с приказом и приложениями к нему. Порядок обеспечения сохранности КТ предприятия может быть закреплен в трудовом договоре с работником. Если сведения из «Перечня…» переносятся в документы, то документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами с грифом «КТ» является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия, для которого эти функции будут дополнительными.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например: КТ

Экз. № 1

Такие грифы не являются грифами секретности, а лишь показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если КТ является результатом совместной деятельности с другими предприятиями, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «КТ» указывают количество его экземпляров и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «Подпись», «Фамилия исполнителя»), например:

Составлен в 2 экз.

1 экз. – в адрес

2 экз. – в дело № 10-05

На обороте документа руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

Разрешаю:

1. Петров А. В.

2. Сидоров Ю. П.

Подпись руководителя

Дата

Отработанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим же лицом с подтверждением факта уничтожения с последующей записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно в журнале регистрации документов с грифом «КТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала на листе-заверителе дела указывают количество листов (цифрами и прописью).