Форма журнальной регистрации документов с грифом «КТ»

10 11 12 13 14 15 16

№ документа

Дата регистрации документа

Дата поступления и № (для входящих)

Откуда поступил и куда направлен

Краткое содержание

Количество листов

Количество экземпляров

Исполнитель

Примечание

Все поступающие документы с грифом «КТ» принимает и вскрывает специально назначенное должностное лицо или секретарь. При поступлении проверяется его цельность, количество листов и экземпляров, наличие приложений. В случае отсутствия одного или нескольких документов составляется акт в 2-ух экз., один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируют в отдельное дело. На обложке в правом верхнем углу ставят гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела помещают список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы нумеруются в правом верхнем углу карандашом. В начале дела подшивают внутреннюю опись документов, содержащихся в нем, а в конце дела — лист-заверитель дела. Хранятся такие дела в сейфе.

Движение (выдача и возврат) документов должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ».

Форма журнального учета выдачи документов с грифом «КТ»

Индекс документа

Дата выдачи документа

Краткое содержание (заголовок документа)

Количество экземпляров документа

Количество листов документа

Кому выдан документ (ФИО)

Подпись

Отметка о возврате документа (подпись, дата)

Примечание

Выданный для работы документ с грифом «КТ» подлежит возврату в тот же день. С разрешения руководства отдельные документы могут находиться в течение определенного срока, необходимого для выполнения работы с ним. При возврате документа с грифом «КТ» секретарь сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел другим работникам организации (предприятия), имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение из одного дела в другое документов с грифом «КТ» без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из здания. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и тому подобного с принятием необходимых мер предосторожности.

Все дела и журналы (картотеки) учета документов с грифом «КТ» в обязательном порядке вносят в номенклатуру дел организации.

По окончании календарного года специально созданная комиссия организации выполняет следующие работы:

● проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

● отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

● отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства организации может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставят в известность руководителя организации и принимают все меры к розыску документа. Руководитель назначает экспертную комиссию для расследования факта утраты.

Если розыск утерянных документов не принес положительных результатов, составляют акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «КТ» вносят соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производят проверку числящихся за ним документов и их передачу вновь назначенному лицу. Акт приема (передачи) этих документов утверждается руководителем организации или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений работника с организацией, в которой он имел допуск к документам с грифом «КТ», взятые им обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если трудовым договором не установлен иной срок.

При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляют отдельную опись. Хранят такие документы в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные для уничтожения, составляют акт, утверждаемый руководителем организации. Уничтожают документы в присутствии экспертной комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что такое коммерческая тайна?

2. Что включает научно-техническая информация?

3. Какие сведения содержит деловая информация?

4. Какие сведения не могут составлять коммерческую тайну?

5. Назовите мероприятия, связанные с организацией ведения специального делопроизводства.

6. Назовите отличительные черты документов с грифом «КТ».

7. Какие рубрики входят в журнал регистрации документов с грифом «КТ»?

8. Какие рубрики содержит журнал учета выдачи документов с грифом «КТ»?

Лекция 8

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЭВМ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ

ОБЕСПЕЧЕНИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ