Срок трудового договора

В соответствии с трудовым законодательством (статья 58 ТК РФ) трудовые договоры могут заключаться:

· на неопределенный срок;

· на определенный срок, но не более 5 лет;

· на срок, установленный ТК РФ и иными федеральными законами для некоторых категорий работников (например, для сезонных работников - до 6 месяцев).

Если в трудовом договоре и приказе о приеме на работу не указан срок, на который работник принимается, он считается принятым на неопределенный срок, то есть на постоянную работу. Особенность такого договора в том, что действие его продолжается в течение неограниченного времени, пока работник или работодатель не прекратят его в установленном законодательством порядке.

Договоры, заключенные на определенный срок или на время выполнения определенной работы, называются срочными трудовыми договорами. Их особенность состоит в том, что они могут заключаться на любой, точно определенный и согласованный сторонами срок, но не более чем на 5 лет. Срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия.

Все случаи заключения срочного трудового договора разделены законодателем на две группы: когда заключение срочного трудового договора обязательно (часть 1 статьи 59 ТК РФ) и когда стороны вправе заключить такой договор по соглашению (часть 2 статьи 59 ТК РФ).

Часть 1 статьи 59 ТК РФ содержит перечень оснований, по которым должны заключаться срочные трудовые договоры с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения:

1. «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы;

2. на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;

3. для выполнения сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода (сезона);

4. с лицами, направляемыми на работу за границу;

5. для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;

6. с лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определенный период или для выполнения заведомо определенной работы;

7. с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее завершение не может быть определено конкретной датой;

8. для выполнения работ, непосредственно связанных со стажировкой и с профессиональным обучением работника;

9. в случаях избрания на определенный срок в состав выборного органа или на выборную должность на оплачиваемую работу, а также поступления на работу, связанную с непосредственным обеспечением деятельности членов избираемых органов или должностных лиц в органах государственной власти и органах местного самоуправления, в политических партиях и других общественных объединениях;

10. с лицами, направленными органами службы занятости населения на работы временного характера и общественные работы;

11. с гражданами, направленными для прохождения альтернативной гражданской службы;

12. в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами».

Помимо этого частью 2 статьи 59 ТК РФ предусмотрены случаи, когда срочный трудовой договор может заключаться по соглашению сторон трудового договора (без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения):

1. «с лицами, поступающими на работу к работодателям - субъектам малого предпринимательства (включая индивидуальных предпринимателей), численность работников которых не превышает 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания - 20 человек);

2. с поступающими на работу пенсионерами по возрасту, а также с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, разрешена работа исключительно временного характера;

3. с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;

4. для проведения неотложных работ по предотвращению катастроф, аварий, несчастных случаев, эпидемий, эпизоотий, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств;

5. с лицами, избранными по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;

6. с творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иными лицами, участвующими в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональными спортсменами в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;

7. с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности;

8. с лицами, обучающимися по очной форме обучения;

9. с лицами, поступающими на работу по совместительству;

10. в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами».

 

67. Нормативно- методическое обеспечение организации работы с документами на предприятии

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом - это совокупность документов и нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке, компетентным соответствующим органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Нормативно-методические документы подразделяются на три группы:

• нормативно-справочные документы;
• документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера;
• документы технического, технико-экономического и экономического характера.

Нормативно-справочные документывключают нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления. К их числу следует отнести:

• 1. Первичные операционные нормы времени и расценки; нормы времени на выполнение управленческих процедур (маршрутно-технологическая карта, технологическая карта управленческих процедур).
• 2. Производные нормы и нормативы, полученные на основе первичных (сводные нормы трудовых затрат на изготовление продукции).
• 3. Нормы, установленные вышестоящими организациями или в централизованном порядке (нормы налогообложения фонда оплаты труда; размер подоходного налога с физических лиц).

Документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характерарегламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом. Эти документы включают:

• 1. Законодательные акты по вопросам труда и кадров.
• 2. Указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам труда, охраны труда, занятости.
• 3. Руководящие документы (положения, инструкции, методические указания, правила и другие документы) Минтруда РФ и других государственных органов.
• 4. Приказы, положения, инструкции, методические указания, правила и другие документы министерства, госкомитета, ведомства, если им подчиняется организация.
• 5. Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемые руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты труда и т.д. (Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор, Положение о подразделении, Должностная инст­рукция, Штатное расписание).

Важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые включают следующие разделы:

• 1. Общие положения.
• 2. Порядок приема и увольнения рабочих и служащих.
• 3. Основные обязанности рабочих и служащих.
• 4. Основные обязанности администрации.
• 5. Рабочее время и его использование.
• 6. Поощрения за успехи в работе.
• 7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Коллективный договорявляется важнейшим организационным документом, который разрабатывается при непосредственном участии кадровой службы. Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.

К документам организационно-методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функции по управлению персоналом. Сюда входят: Положение по формиро­ванию кадрового резерва в организации, Положение по организации адаптации работников, Рекомендации по организации отбора персонала, Положение по оплате и стимулированию труда Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

Внутренними организационно-регламентирующими документами являются Положение о подразделении и Должностная инструкция.

Положение о подразделении(отделе, бюро, группе и т.д.) - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения кадровой службы: его задачи, функции, права, ответственность.

Типовая структура положения включает следующие разделы:

• 1. Общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т.д.).
• 2. Задачи подразделения.
• 3. Организационная структура подразделений (схема с указанием линейно-функциональной, методической и иной подчиненности отдельных звеньев и работников подразделения).
• 4. Функции подразделения.
• 5. Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением (от кого и кому, сроки и периодичность).
• 6. Права подразделения (в пределах возложенных на него функций).
• 7. Ответственность подразделений (в рамках приданных ему полномочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).

Типовые положения о подразделениях, в том числе и по кадровой службе, содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждой конкретной организации.

Должностная инструкция- документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Она может быть составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, но с учетом изменяющихся социально-экономических условий.

Чтобы составить качественную должностную инструкцию, необходимо глубоко изучить те процессы, работы, которые должны выполняться в соответствии с данной должностью (или на данном рабочем месте), а затем определить требования к ра­ботнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту, т.е. составить личностную спецификацию

Документы технического, технико-экономического и экономического характерасодержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов. К этой группе документов можно отнести:

• 1. Нормы планировки помещения и рабочих мест.
• 2. Стандарты качества, ТУ на продукцию.
• 3. Нормативы организации труда руководителей инженерных подразделений.
• 4. Бизнес-план.
• 5. Смета затрат на производство.
• 6. Отчет о численности работников организации.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

Понятия делопроизводства                         

Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил

оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно

составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).

Весь объём документов, обращающихся в организации – это своеобразная память

организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела,

разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать

наилучшие решения.

Делопроизводством называется отрасль человеческой деятельности по

разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учёта

                              и хранения.                                  

Документооборот – это движение и учёт документов (получение,

обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).

В советское время был установлен единый порядок документирования, внедрены

стандартные требования к форме, структуре документов и составу их

информационных элементов (реквизитов).

Современное делопроизводство в России развивается с учётом специфики

складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией.

                     Документ и его функции                          

В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное

взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе

управления реализуются посредством информации, которая представляет собой

обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими

структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе

машинным.

Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ»

означает «свидетельство», «способ доказательства»).

Документ – это материальный объект с закреплённой на нём информацией для

передачи её во времени и пространстве.

Документ является информационной функцией, в нём фиксируются факты, события,

явления практической мыслительной деятельности человека. С помощью документа

обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их

деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает внешние связи

предприятия и организаций.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет

совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и

нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы

создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также

регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по

следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации

информации месту составления, степени сложности, степени секретности, срокам

исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам

хранения, степени унификации, характеру содержания.

                  Организация документооборота                       

Документооборот – это движение документа на предприятии, в

учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или

                               отправки.                                   

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

·          Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы

сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные

операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование

и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют

одновременно);

·          Каждое перемещение документа должно быть оправданным,

необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

·          Порядок прохождения процесса обработки основных видов

документов должны быть единообразными.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых

и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно

входящими, исходящими и внутренними документами).

Учёт объёма документооборота осуществляется с целью получения данных для

расчёта штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора

технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных

процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей

работы с документами.

Документопоток входящих документов составляют:

·         Документы вышестоящих организаций, органов власти;

·         Документы подведомственных организаций, присылающих отчётно-

учётную документацию и различного рода запросы;

·         Документы организаций-смежников и прочих организаций,

обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных

действий;

·         Жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

·         Приём входящих документов;

·         Первоначальная (экспедиционная обработка);

·         Предварительное рассмотрение и распределение;

·         Регистрация;

·         Рассмотрение документов руководством;

·          Исполнение резолюций;

·         Отправление.

Регистрация и учёт поступающих в организацию документов    

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и

приняты по телетайпу, факсу, e-mail, доставлены курьером или посетителем.

Делопроизводственные службы обязаны обеспечить учёт и контроль за движением

таких документов. Учёт телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться

в службах связи, а затем передаваться в канцелярию.

Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления

(почта, телеграф, спецсвязь, факс и др.) передаются конкретному должностному

лицу службы делопроизводства.

При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют

правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также

документов и вложений.

Неправильно адресованные и повреждённые документы возвращаются отправителю.

Если в конверте находится служебный документ, то адресат после прочтения

возвращает его в канцелярию для регистрации. Вместе с документами необходимо

сохранять конверты.

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно

рассмотреть. Предварительное рассмотрение документа работником службы

делопроизводства повышает эффективность управленческого процесса в целом.

Главная цель предварительного рассмотрения документа – установить

подразделение или должностное лицо, которому необходимо отправить документ

на рассмотрение. При предварительном рассмотрении документа необходимо

учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов,

авторство, вид документа.

Исходя из оценки документа, и в соответствии с функциями структурных

подразделений производится распределение поступающих документов.

Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты,

заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники

руководителей. Дальше документы направляются на регистрацию.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы

проставляется регистрационный штамп:

    

Наименование организации Вх. №___________________ От______________________

 

Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров,

начиная с календарного года) производится в день поступления документа.

На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или

исполнителю, проставляется условное обозначение «код» структурного

подразделения, в которое направляется документ или фамилия исполнителя.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ,

передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу,

нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с

полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их

получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы,

поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма

других организаций, обращения граждан и др.

Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации

регистрируются централизованно.

В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где

нельзя осуществлять централизованную регистрацию важнейшие документы

необходимо регистрировать в канцелярии, остальные – в структурных

подразделениях.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений

производится, как правило, в день их получения. Срочные документы

рассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителями отправляются в резолюциях. 

С резолюцией документ передаётся ответственным исполнителям. Если указано

несколько исполнителей, документ передаётся каждому из них поочерёдно. Для

одновременной работы над документом с него изготавливаются копии по числу

исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю,

указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных

карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия

исполнения документа на контроль.

Документы регистрируются на карточках (программа в компьютере предусматривает

все данные, имеющиеся на карточке).

Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями

осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной

карточке.

На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или

рукописным способом):

·          Входящий номер и дата регистрации;

·          От кого поступил документ;

·          Количество листов и экземпляров;

·          Дата полученного документа и исходящий номер;

·          Краткое содержание документа.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек:

контрольных, справочных, по вопросам и т.д.

При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации

помещаются временно в справочную картотеку в раздел «Документы на докладе».

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется по единой

форме регистрационной карточки. Бланки карточек желательно изготавливать

типографским способом на плотной бумаге А5 или А6. Допускается цветовое

различие карточек. Количество экземпляров регистрационной карточки на

документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую

картотеку, другой – в информационно-справочную, третий может быть передан

исполнителю вместе с документом.

Применение карточек для регистрации повысило оперативность поиска документа и

одновременно сократило трудоёмкость процесса регистрации по сравнению с

журнальной формой.

Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения.

Доставку документов внутри организации осуществляют курьерская связь и

секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические

средства – пневмопочту и транспортёры.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную

карточную форму регистрации документа на современную автоматизированную. При

этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку,

выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда

дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

·         Внести значительно больше сведений о документах, учитывающих

специфику организации;

·         Организовать децентрализованную (на рабочих местах)

регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с

объединением сведений о документах в единой базе данных организации;

·         Организовать на основе базы данных информационно-справочную

работу;

·         Организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает

сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в

организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения

документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии

движения документов.