Документы планирования и отчетности службы ДОУ

Лекция 2

Организационно-распорядительная документация службы ДОУ

Штатное расписание предприятия

Положение о службе ДОУ

Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

Инструкция по видам деятельности службы ДОУ

Инструкция по организации рабочих мест

Нормы времени на выполнение работ по ДОУ

Документы планирования и отчетности службы ДОУ

Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ

Должностные инструкции персонала службы ДОУ

Штатное расписание предприятия

 

Штатное расписание – это организационный документ устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия в целом и по каждому его структурному подразделению. Штатное расписание службы ДОУ составляется по установленной форме (см. практическое занятие). Данная форма предназначена для документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности и ежегодно утверждается по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия.

Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом предприятия, подписывается разработчиком и утверждается руководителем предприятия. В штатном расписании указываются:

наименование предприятия;

его код по ОКПО;

дата введения в действие штатного расписания;

дата и номер документа;

дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное расписание;

численность штата (в единицах);

размер фонда заработной платы;

наименование структурного подразделения;

наименование профессии работника;

количество штатных единиц.

 

Положение о службе ДОУ

 

Текст положения о службе ДОУ содержит следующие разделы:

1. Общие положения

2. Цели и задачи службы ДОУ

3. Функции службы ДОУ

4. Права и ответственность службы ДОУ

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями

 

(примерное положение о службе документационного обеспечения рассмотрим на практическом занятии).

 

Положение о структурном подразделении предприятия

 

При подготовке текста положения о структурном подразделении в составе службы ДОУ представляется целесообразным использовать следующие разделы:

1. Общие положения

2. Состав документов архива

3. Задачи и функции архива

4. Права архива

5. Ответственность архива

6. Организация работы архива

(примерное положение об архиве рассмотрим на практическом занятии).

 

Инструкция по видам деятельности службы ДОУ

 

Инструкция по видам деятельности – нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий. Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству.

Инструкция подписывается начальником соответствующего подразделения и утверждается руководителем предприятия.

 

Содержание инструкции по виду деятельности следует излагать от 3-го лица единственного числа. Заголовок к тексту документа должен формулироваться в предложном падеже, например: «Инструкция о порядке ведения служебной переписки в … (указать наименование предприятия)».

Основной текст инструкции делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабскими цифрами.

 

Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ

 

Инструкция по организации рабочих мест – нормативный документ, в котором излагается порядок организации рабочих мест персонала структурного подразделения предприятия.

Инструкция подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об его утверждении.

Инструкция должна оформляться на общем бланке предприятия. Содержание инструкции по виду деятельности следует излагать от 3-го лица единственного числа.

Заголовок к тексту документа должен формулироваться в предложном падеже. Основной текст инструкции по виду деятельности делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

 

Нормы времени на выполнение работ по ДОУ

 

Нормирование времени на выполнение работ по ДОУ осуществляется в соответствии нормативов времени и норм времени, разработанных органами по нормированию временных затрат на выполнение тех или иных видов работ. На основе норм времени:

1) Определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ;

2) Устанавливаются должностные обязанности работников;

3) Распределяются работы между работниками (категории «технический исполнитель)

Расчет уточненных норм производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. При этом должны приниматься во внимание затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребности работников.

Значение норм времени устанавливается в часах на единицу измерения каждого конкретного вида работы – например: лист, коробка, папка, дело…

 

Документы планирования и отчетности службы ДОУ

 

Обеспечение планирования и отчетности, своевременная и правильная подготовка соответствующих документов – планов, отчетов – является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия.

План работы – это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий, выполнение которых возлагается на работника, сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени. Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на предстоящий календарный год являются:

1) Показатели финансового и экономического развития предприятия на планируемый период;

 

2) Основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший период;

3) Цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия).

Отчет – это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ за продолжительный период времени. Формы отчетных документов по вопросам деятельности службы ДОУ утверждаются руководителем предприятия на основании соответствующего представления руководителя службы ДОУ.

Рассмотрим пример плана работы службы ДОУ.

 

 

УТВЕРЖДАЮ

                                  Наименование должности руководителя предприятия

                                  Подпись                 И. О. Фамилия

                                        00.00.0000

                                    ПЛАН