2020-09-24
143
В рамках очередной главы рассмотрим комплекс мероприятий, связанных с организацией документооборота предприятия. Напомним, что под документооборотом предприятия понимается упорядоченное перемещение документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение).
Документооборот предприятия образуют входящие, исходящие и внутренние документы*(95). Основными принципами рационального документооборота являются:
а) целесообразность, которая обеспечивается организацией обработки документов, при которой выполнение соответствующих операций (действий) производится с наименьшими временными и материальными затратами и нацелено на надлежащее удовлетворение потребностей подразделений (работников) предприятия в документированной информации;
б) функциональность, которая обеспечивается разграничением доступа структурных подразделений (работников) предприятия к соответствующим видам документированной информации исходя из их деловой компетенции;
в) унификация и стандартизация, которые обеспечиваются обоснованным выбором маршрутов прохождения однотипных документов в сочетании с многократной повторяемостью однотипных операций (действий) по их обработке.
Организация работы с входящими документами
Входящий документ - это документ, поступающий на предприятие из-за его пределов (от других юридических лиц, а также от общественных организаций и физических лиц, не имеющих отношения к предприятию): по каналам почтовой и электрической связи либо с курьерами (экспедиторами) или непосредственно отправителями документов. Организация работы с входящими традиционными документами предполагает:
1. Прием документов.
2. Проверку целостности конвертов (упаковки) и вложений.
3. Проверку правильности адресования.
4. Вскрытие конвертов (упаковок).
5. Систематизацию (сортировку) документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
6. Регистрацию, за исключением документов, не подлежащих регистрации (см. рис. 3.12).
7. Предварительное рассмотрение.
8. Передачу документов на рассмотрение (исполнение).
| Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации: 1. Копии (вторые и последующие экземпляры) документов, поступивших ранее на предприятие и зарегистрированных в установленном порядке. 2. Статистические бюллетени, сборники, обзоры, пресс-дайджесты. 3. Приглашения: билеты, извещения, уведомления. 4. Поздравления: письма, открытки и телеграммы. 5. Книги, брошюры и периодические издания: газеты, журналы, альманахи. 6. Прейскуранты и каталоги. 7. Ведомственные (отраслевые) технические (научно-технические) издания. 8. Рекламные материалы. 9. Программы проведения мероприятий, поступившие вместе с приглашениями (см. п. 3) или в дополнение к ним. 10. Нормативно-технические документы общего назначения: федеральные, региональные, отраслевые и ведомственные стандарты, нормы, нормативы, условия. 11. Документы, адресованные сотрудникам предприятия с пометкой "Лично". 12. Документы без подписи. |
Рис. 3.12.
Уточним, что мероприятия, перечисленные в подп. 1-6, в своей совокупности представляют обработку входящих документов. Началу обработки предшествует их доставка (поступление по каналам электрической связи) предприятию*(96). По рабочим дням доставка входящих традиционных документов из соответствующего почтового отделения производится курьером предприятия (как правило, до обеда). В нерабочее время доставка входящих традиционных документов производится курьерами отправителей либо непосредственно отправителями документов. Эти документы принимает дежурный администратор предприятия (либо лицо, выполняющее его функции). Прием традиционных документов производится:
от курьера (экспедитора) к делопроизводителю - по описи (реестру) под роспись указанных лиц;
от отправителей - под роспись с простановкой оттиска штампа службы ДОУ "Принято 00 месяца 0000 года" на экземпляре документа, остающегося на руках у отправителя*(97).
При приеме документов проверяется целостность упаковки и вложений. Такая проверка позволяет удостовериться в том, что принятая почтовая корреспонденция поступила в неповрежденном виде (что, в свою очередь, гарантирует ее сохранность). На поврежденные документы (документы, поступившие в поврежденном конверте (упаковке)) составляется акт (см. рис. 3.13). Кроме того, в нижнем правом углу лицевой части первого листа поврежденного документа ставится штамп "Документ поступил в поврежденном виде".
При осмотре конверта (иной упаковки) производится проверка правильности адресования - с целью своевременного выявления документов, предназначенных для других адресатов*(98). Вскрытию подлежат конверты (упаковки) правильно адресованной почтовой корреспонденции. Однако конверты с пометкой "Лично" при этом не вскрываются, а передаются непосредственно тому лицу, сведения о котором указаны на конверте.
Утверждаю
Наименование должности
руководителя предприятия
подпись
И.О. Фамилия
00.00.0000
Акт N 0
| 00 месяца 0000 года | (наименование нас. пункта) |
О выявлении повреждений документа
Комиссией в составе:
председатель -___________________________________________________________
члены: __________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
составлен настоящий акт в том, что*(99):
а) при осмотре конверта (упаковки), отправленного _______________________
_________________________________________________________________________
(указать, откуда (кем) именно)
обнаружены следующие повреждения: _______________________________________
_________________________________________________________________________
(указать, какие именно)
б) при вскрытии конверта (упаковки), отправленного ______________________
_________________________________________________________________________
(указать, откуда (кем) именно)
обнаружены следующие повреждения вложенных документов: __________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(указать, какие именно)
В связи с изложенным не представляется возможным использование по
назначению следующих документов: ________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(указать, каких именно)
Настоящий акт составлен в двух одинаковых экземплярах, из которых первый
помещен в дело N 000, а второй - выслан для сведения в адрес отправителя
поврежденных документов (документов, поступивших в поврежденном конверте
(упаковке)) (исх. N 0000)*(100).
Председатель комиссии: подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: подпись И.О. Фамилия
подпись И.О. Фамилия
Рис. 3.13.
Кроме того, не подлежат вскрытию конверты с отметками об ограничении доступа ("Коммерческая тайна" и т.п.) - они передаются в группу обеспечения безопасности информации (либо уполномоченному должностному лицу).
При вскрытии конверта (упаковки) проверяется наличие в нем документов, а также их комплектность, включая приложения. О недостающих вложениях составляется акт (см. рис. 3.14) в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю данного документа, а второй - хранится в службе ДОУ*(101).
Извлеченные из конвертов документы подлежат сортировке на регистрируемые и нерегистрируемые (см. ранее) в соответствии с действующими на предприятии правилами. Кроме того, из числа документов, подлежащих регистрации, выделяются документы с отметками "Важно", "Срочно", "Оперативно" и т.п. - такие документы регистрируются в первую очередь, после чего, как правило, сразу же передаются по назначению.
Остановимся далее на наиболее существенных моментах регистрации входящих документов. Уточним, что регистрация в данном случае - это процедура фиксации факта поступления документа на предприятие путем проставления на нем номера с последующей записью необходимых сведений о документе в Журнале регистрации входящих документов (см. рис. 3.15). Журнал ведется в традиционном и электронном видах. Нумерация входящих документов производится в прямом возрастающем порядке в течение календарного года.
Регистрация входящих документов, поступивших (доставленных) в рабочее время до 14 часов, производится с указанием фактической даты поступления. Регистрация входящих документов, поступивших (доставленных) в рабочее время, но после 14 часов, производится с указанием даты следующего рабочего дня. Наконец, регистрация входящих документов, поступивших (доставленных) в нерабочее время, производится в первый рабочий день с указанием даты этого рабочего дня. Процедура регистрации включает:
1) простановку регистрационного штампа "Вх. N__"*(102);
Утверждаю
Наименование должности
руководителя предприятия
подпись
И.О. Фамилия
00.00.0000
Акт N 0
| 00 месяца 0000 года | (наименование нас. пункта) |
